Ostotilaus – Automaattinen hankintojen hallinta
Tilaus automaattisesti halvimmalle toimittajalle
Ostotilaus-toiminto mahdollistaa valmiin tilauksen luomisen ja lähettämisen tukkurille. Tilaus kuittaantuu toimitetuksi automaattisesti, kun ostolasku saapuu viitteillä. Järjestelmä osaa jakaa tilauksen edullisimmille toimittajille.
Miksi hallita ostotilaukset Eveliassa?
Kustannusohjaus reaaliajassa: Ostot kohdistuvat automaattisesti työlle, projektille tai kohteelle – näet hetkessä, missä eurot liikkuvat.
Vähemmän hukkaa, enemmän katetta: Tuoterivit ja sopimushinnat suoraan järjestelmästä, virheet ja tuplatilaukset pois.
Nopea tilausprosessi: Tallenna suosikkitoimittajat, käytä mallipohjia ja tee tilaus muutamassa klikkauksessa.
Läpinäkyvä toimitusketju: Toimitusten seuranta, osatoimitukset, puuttuvat erät ja hyväksynnät yhdessä näkymässä.
Miten prosessi toimii?
Tarve → Tilaus: Luo ostotilaus käsin tai suoraan työlähetteestä/tarjouksesta.
Kohdistus: Valitse asiakas/projekti/työ – Evelia kohdistaa kulut automaattisesti lähetyksen jälkeen.
Tuoterivit: Lisää rivit Tuotehaulla tai Lisää tuoterivejä -painikkeella. Hae hinnat toimittajan valikoimista ja omista tuoterekistereistä.
Toimitus & vastaanotto: Kuittaa vastaanotot, käsittele osatoimitukset ja merkitse puutteet.
Tosite & lasku: Kohdista toimittajan lasku tilaukseen (3-way match), kirjaa erot ja hyväksy maksuun.
Keskeiset ominaisuudet
Toimittajahallinta: Ylläpidä sopimushintoja, toimitusehtoja ja yhteystietoja.
Hyväksyntäkierto: Roolipohjaiset rajat (esim. työmaapäällikkö, hankinta) ja lokitiedot auditointia varten.
Osatoimitukset & takautuvat tilaukset: Hallitse backorderit ja näe avoimet rivit yhdellä silmäyksellä.
Hintalistat ja sopimukset: Kiinnitä hinnat, vältä yllätykset ja vertaile toimittajia.
Varasto & saldo: Kuittaa tavarat suoraan varastoon tai työmaalle – saldot päivittyvät automaattisesti.
Liitteet ja kuvat: Lisää kuormakirjat, sertifikaatit ja PDF-tarjoukset tilaukselle.
Ilmoitukset: Saat hälytykset myöhässä olevista toimituksista tai ylitetystä budjetista.
Raportointi: Projektikohtaiset ostot, keskeneräiset tilaukset, toimittajavertailu ja katevaikutus.
Hyödyt työmaille ja toimistoon
Työmaalle: Materiaalit ajallaan, vähemmän ylimääräisiä käyntejä tukussa, selkeä kustannusnäkymä.
Toimistolle: Helppo täsmäytys laskulle, vähemmän manuaalia, parempi kassavirtaennuste.
Johdolle: Reaaliaikainen näkymä hankintoihin ja budjettien toteumaan.
Vinkkejä sujuvaan hankintaan
Käytä mallitilauksia toistuville tarvikkeille (esim. huoltoauton viikkotäydennys).
Hyödynnä projektibudjetit ja hälytykset – tiedät ajoissa, kun raja lähestyy.
Varmista, että tuoterekisteri ja sopimushinnastot ovat ajantasalla.
Usein kysyttyä OSTOTILAUKSISTA (FAQ)
Voinko tehdä ostotilauksen mobiilissa?
Ostolaskuja voi käsitellä ja laittaa maksuun Evelia Work
Tukeeko Evelia osatoimituksia?
Kyllä, voit vastaanottaa tilauksen useammassa erässä ja seurata avoimia rivejä.
Miten laskun täsmäytys toimii?
Toimittajan lasku linkittyy tilaukseen; hinnat ja määrät tarkistetaan riveittäin ennen hyväksyntää.
Voinko verrata toimittajien hintoja?
Kyllä, voit hyödyntää sopimushintoja ja hakea vaihtoehtoisia tuotteita Tuotehaulla.
Mitä Evelialla voi tehdä?
Evelia kattaa kaikki olennaiset toiminnot yhdessä järjestelmässä
Evelialla hallitset niin pikkukeikat kuin isommatkin projektit helposti suoraan yhdestä järjestelmästä.
Eveliassa me huolehdimme, että käytössänne on aina ajantasaiset hinnastot sekä tuotetiedot.
Eveliasta löytyy suoraan mm. Rexelin, Ahlsellin, Soneparin, Dahlin, Onnisen, Hiltin, Meltexin, LVI-Gaten, LVI-WaBeKin, Pistesarjan, Etmanin ja El-Partsin tuoteluettelot ja hinnastot.
Lisäksi pystyt lataamaan lisää yrityskohtaisia hinnastoja. Ohjelmisto osaa käsitellä myös yrityskohtaisia alennus- ja nettohinnastoja.
Eveliassa luot helposti myyntilaskut, jotka voit lähettää suoraan ohjelmistosta vaikka verkkolaskuna. Evelia kuittaa myös tulevat suoritukset automaattisesti oman pankkiohjelmansa avulla.
Evelialla ostoreskontrasi sähköistyy silmänräpäyksessä. Ohjelman avulla hoidat ostolaskujen hyväksynnän, tarvikkeiden edelleenlaskutuksen ja laskujen maksatuksen nappia painamalla.
Eveliasta löytyy toimialasi sähköiset lomakkeet ja pöytäkirjat. Sähköinen allekirjoitus on luonnollisesti vakiovarusteena.
Evelia antaa reaaliaikaisen kuvan projektiesi kustannuksista, työtunneista ja laskutuksesta. Myös maksuerien hallinta on ketterää ja pystyt tarkistamaan projektin tuloslaskelman päivän luvut missä ja milloin tahansa.
Evelia tuottaa yhdeksään yleisimpään kirjanpito-ohjelmistoon aineistot ja tuntikirjaustiedot ovat siirrettävissä mm. Procountoriin, Personeciin, Palkka.fi:hin ja muita ohjelmia varten on saatavissa Excel-aineistot.
Kuittiskannerin avulla nappaat kuvat kuiteista helposti talteen Evelian arkistoon kirjanpitäjälle ja voit hyvästellä ainaisen kuittisirkuksen.
Eveliaan sisältyy tarviketarjousosio, jolla teet ketterästi tarjoukset ja siirrät ne työtilauksiksi.
Evelia.work on työmaakäyttöön tehty mobiilisovellus, jolla saat entistä helpommin kirjattua niin tunnit kuin tarvikkeet suoraan Eveliaan. Evelia.work on ladattavissa Google Playsta ja App Storesta.
Kenelle Evelia on suunniteltu?
Toiminnanohjaus järjestelmä rakennus- ja talotekniikka-alan yrityksille
Evelia – asiakaskokemuksia
”Evelia tuo selkeyttä – nyt kaikki löytyy yhdestä paikasta”
Kun Vantaan LVI-Asennus Oy vaihtoi hajanaisista järjestelmistä Eveliaan, muuttui arki kertaheitolla. Työmääräykset, laskutus ja dokumentointi kulkevat nyt yhdellä työkalulla – ja asentajilla on tarvittavat tiedot aina mukana mobiilissa. Hallinta parani, ja työpäivät kevenivät koko tiimiltä.
Hallitse arkea yhdellä työkalulla – ilman turhaa säätöä
Evelia yhdistää työtilaukset, projektit ja laskutuksen selkeäksi kokonaisuudeksi. Näe käytännössä, miten arki helpottuu ja rahankierto nopeutuu.
Ota yhteyttä myyntiimme!
Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos, niin millainen kokonaisuus teille sopii.
Evelia referenssit
Evelia sähköinen taloushallinnon ohjelmisto on tehnyt useiden yritysten liiketoiminnasta helpompaa ja tehokkaampaa – suorastaan vaivatonta. Yrityksien arki on muuttunut konkreettisesti Evelian avulla, ja yritykset ovat voineet rauhassa keskittyä työntekoon sekä oman liiketoimintansa kehittämiseen.
Tutustu asiakastarinoihimme – ja liity sinäkin sähköisen taloushallintojärjestelmän edelläkävijäksi!