fbpx

Sähkötuuma Oy

Sähkötuuma Oy on vuodesta 2017 saakka toiminut Hyvinkääläinen kiinteistötekniikan ammattilainen. Vaikka yrityksen asiakaskunta koostuukiin 90 %:sesti yritysasiakkaita, tehdään näiden lisäksi myös perussähkötöitä yksityisasiakkaille. Osaamista yrityksestä löytyy jos minkälaista, jonka vuoksi monipuoliset palvelut ulottuvatkin aina sähköurakoinneista, korjauksiin, huoltoihin sekä kiinteistöautomaatioihin. 

Kasvavaa yritystä työlästä hallita ilman oikeanlaisia työkaluja

‘’Nykyään toimintamme on 95%:sesti sähköistä. Paperilaskuja tulee vielä muutamia sellaisilta, jotka eivät niitä sähköisesti pysty lähettämään, mutta kaikki muu hoidetaan pääasiallisesti sähköisessä muodossa aina töiden jakamisesta, pöytäkirjoihin, tarvikekirjauksiin, laskutukseen ja kirjanpitoon saakka. Kyllähän Evelia on helpottanut tekemistä.’’

Heikki Vesanto
Yrityksen tilanne ei kuitenkaan ollut tällainen vielä ennen vuotta 2019, jolloin Evelia otettiin yrityksen käyttöön. Tänä päivänä Sähkötuuma työllistää täysipäiväisesti neljä sähköalan ammattilaista, joiden lisäksi kiireisempinä aikoina hyödynnetään myös tuttuja alihankkijoita. Yrityksen kasvu on ollut nopeaa alusta alkaen, joka on tuonut mukanaan omat positiiviset ongelmansa. 

Yrityksen perustamisen yhteydessä otettiin laskutuksen hallintaan yleisohjelmisto, jolla pärjättiin alkuun ihan hyvin. Toiminnan kasvaessa konkretisoitui kuitenkin yleisohjelmiston puutteet, jonka vuoksi uutta sähköalalle sopivampaa ratkaisua lähdettiin etsimään.  

‘’Ensimmäiset pari kuukautta aiemmalla laskutusohjelmistolla pärjäsi ihan hyvin, kun töitä oli tekemässä lisäkseni vain yksi asentaja. Kun toinen asentaja hyppäsi kokoaikaisesti mukaan remmiin ja kirjausten määrä kasvoi, alkoi se kuormittamaan työtäni aivan liikaa ja totesin, että ohjelmiston on vaihduttava.’’

Heikki Vesanto

Yrittäjällä oli selkeä näkemys siitä, mitä aiemmasta ohjelmistosta puuttui ja mitä uuteen ohjelmistoon haluttiin.  

‘’ Siinä oli kolme syytä, minkä takia lähdin vaihtamaan laskutusohjelmistoa. Ensiksi se, että saisin pudotettua tukkureiden ostolaskut suoraan riveille ja että niiden katehinnoittelu kävisi helposti, ettei niitä tarvitsisi enää manualisesti laskea.

Toinen syy oli tuntilaput – ne eivät toimineet aiemmassa ohjelmistossa meidän tarpeisiin. Piti saada ohjelmisto, jolla saisi tunnit, kilometrit ja kaikki helposti suoraan laskulle ja palkanlaskentaan. Aiemmin näiden ylläpito oli todella raskasta.

Kolmantena syynä oli tukkureiden hinnastot. Toki me haemme tavarat pääosin tukkurilta ja ne ostolaskut putoavat sinne oikeille töille oikeilla katteilla, johon noita hinnastoja ei edes tarvita. Siinä kohtaa, kun tavaraa, esimerkiksi kaapelia, napataan autosta niin silloin niitä tuotehinnastoja tarvitaan. Näkeehän ne tuotehinnat myös toimittajien sivuilta, mutta onhan tuo paljon helpompi ja nopeampi tapa. Tuotteen hakee vain tuotenumerolla tai -nimellä ja kaikki tarvittavat tiedot tulee sen perusteella laskuriviksi. Kyllä näitäkin melkein joka toiseen laskuun tulee lisättyä. Viimeisenä syynä oli toki myös se, että halusin näiden kaikkien ominaisuuksien löytyvän yhdestä ja samasta ohjelmistosta.’’

Heikki Vesanto

Uusi ohjelmisto yrityksen käyttöön yhdessä päivässä

Yrittäjä, Heikki Vesanto, päätyi tutkimaan eri alakohtaisten ohjelmistojen joukosta Eveliaa kollegan suosittelemana, josta päädyttiinkin Evelian etäesittelyyn. Kun päätös vaihtaa oli tehty, otettiin ohjelmisto käyttöön yhden päivän aikana, jossa samalla pidettiin myös koulutus ohjelmiston ominaisuuksista. 

‘’Itse käyttöönotto ja koulutus vei sen 1,5h, jossa kävimme läpi kaikki perusjutut ja laitoimme tarvittavat tiedot ohjelmistoon. Aiemmasta ohjelmistosta saatiin vietyä asiakastiedot Eveliaan, jonka ansiosta niitä ei tarvinnut näpytellä käsin. Koulutuksen jälkeen olin varannut itselleni kyseisen päivän vapaaksi, jotta ehdin vielä itsekseni tutkia ohjelmistoa tarkemmin. Seuraavana päivänä oli kaikki kunnossa ja siitä se sitten oikeastaan lähti.’’

Heikki Vesanto

Myös työntekijöiden perehdyttäminen ohjelmiston käyttöön kävi vaivatta. 

‘’Evelia tuli saman tien kaikkien käyttöön. Kävimme yhdessä asentajien kanssa läpi, miten tunnit ja tarvikkeet syötetään Eveliaan. Asentajilla Evelian käyttö on todella yksinkertaista, kun he kirjaavat sinne vain omat asiat. Heidän ei tarvitse opetella koko ohjelmistoa läpi, vaan riittää kun he osaavat käyttää heille olennaisia ominaisuuksia. Yks asentaja oli myös jo ennestään käyttänyt vastaavaa alakohtaista ohjelmistoa, jolle Evelian käytön opettelu oli todella helppoa. Toiselle asentajalle tämä oli ihan uusi juttu, kun aiempaa kokemusta ei löytynyt, mutta sekin meni sutjakkaasti ja ohjelmisto oli hänenkin käytössä jo samana päivänä. ‘’

Heikki Vesanto

‘’Hirveästi ei voi siitä uuden opettelusta asentajatkaan valittaa, kun se on Evelialla tehty niin helpoksi.’’ 

Töiden hallinnan helpottuminen sujuvoittanut koko yrityksen toimintaa

Vaikka puhummekin yrityksestä, joka lukeutuu vielä mikroyrityksiin sen henkilöstömäärän mukaan, on töille tällä alalla ominaista kuitenki se, että töihin liittyy paljon liikkuvia osia. Mikäli sisäiset prosessit eivät ole kunnossa, voi töiden hallinnasta tulla melko nopeasti kuin rikkinäinen puhelin, jossa töitä unohdetaan hoitaa tai ne eivät koskaan päädy laskulle. Ilman oikeanlaisia työkaluja on myös töiden (varsinkin keikkatöiden) hallinta huomattavan raskasta ja aikaa vievää, joka usein johtaakin inhimillisiin virheisiin. 

‘’Ennen Eveliaa hoidettiin töiden hallinta ja resursointi meillä ihan sillä perinteisellä tavalla. Ruutupaperivihossa luki keikat ja niiden tiedot ja työt jaettiin asentajille päivittäin tekstiviesteillä. Onhan se aivan järkyttävää, jos tarvitsee jo yhden tai kahden asentajan kanssa niin paljon puljata, jotta saadaan heidät oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Ei ollut kyllä mitään lempipuuhaa tuo töiden hallinta ennen Eveliaa.’’

Heikki Vesanto

Nykyään kaikki töihin liittyvä kommunikointi tapahtuu suoraan Eveliassa, jonka ansiosta kaikki yrityksen sisällä ovat reaaliaikaisesti perillä töistä ja niiden tilanteista. Tällä ollaan päästy eroon monista turhista tekstareista ja asentajat pystyvät toimimaan paljon aiempaa itsenäisemmin. 

‘’Nykyään töiden jakaminen sujuu todella helposti. Pääosin luon töitä Eveliaan ja työntekijät saavat itse katsoa työlistasta, mikä työ on matkan varrella ja napata sen itselleen. Välillä taas luon työn ja asetan suoraan jonkun asentajan siihen. Olen myös opettanut työntekijöille, miten uusi työ luodaan Eveliaan, mikäli heiltä töissä ollessa tilataan lisätyö, joka halutaan eri lähetteelle. Näin he voivat itse luoda uuden työn Eveliaan, eikä heidän tarvitse työllistää minua sen suhteen.''

Heikki Vesanto

”Töiden hallinta on suoraviivaistunut ja helpottunut huomattavasti entiseen verrattuna.’’

Enää ei tarvitse uhrata kahta tuntia päivästä laskuttamiseen

Aiemmin laskutus kuormitti yrittäjäarkea huomattavasti nykyistä enemmän. Laskutus ilman alakohtaisia ominaisuuksia oli kankeaa ja aikaa vievää, jonka vuoksi tietokoneen äärellä aherrettiinkin laskuja useita tunteja viikossa. 

‘’Aiemmalla laskutusohjelmalla hyödynsin kyllä ostolaskuja laskutuksessa, sillä lähetteiltä ja ostolaskuilta sai tarkat tiedot kaikista tuotteista ja niiden ostohinnoista. Näihin ei kuitenkaan saatu automaattista katehinnoittelua, jonka vuoksi niitä näpyteltiin käsin rivi kerrallaan. Laskujen luontia hidasti toki myös se, kun ostolaskut eivät tippuneet automaattisesti oikeille töille, jonka vuoksi välillä piti arpoa, mille työlle mitkäkin tuotteet ovat menneet. Kyllähän ne tiedot sieltä aina löytyi, mutta ei se mitenkään nopeaa hommaa ollut. Senpä takia sitä laskutusta tulikin tehtyä ihan joka ikinen päivä parin tunnin verran.’’

Heikki Vesanto

‘’Aiemmin kymmenen laskun tekemisessä meni äärettömän kauan siihen nähden, mitä nyt menee. ‘’ 

Evelialla laskutuksesta on tullut huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, eikä virheitä satu yhtä helpolla.  

’'Nykyään riittää, kun laskuja tekee joka toinen päivä. Se on Evelialla niin paljon helpompaa ja nopeampaa että siihen kuluu enää murto-osa siitä ajasti, mitä aiemmin kului. Kaikki tiedot löytyvät nykyään helposti yhdestä paikasta, ostolaskut ohjautuvat nätisti itsestään oikeille töille ja katehinnoittelukin on automatisoitu. Vaikea on suoraan arvioida, kuinka paljon ajallista säästöä on tullut, kun laskujen määrä on lisääntynyt niin huomattavasti, yritystoiminnan kasvettua. Jos vielä tekisi laskut vanhalla ohjelmistolla, en varmaan kerkeisi tekemään enää muuta kuin istumaan koneen äärellä tarjouksia ja laskuja tehden. Enää ei myöskään jää mitään laskuttamatta, kun kaikki tiedot ovat aina yhdessä paikassa, jolloin ne eivät pääse katoamaan tai unohtumaan.’’

Heikki Vesanto

Toiseen ei ole vaihtamista

Yrityksessä ollaan enemmän kuin tyytyväisiä Evelian tuomaan helpotukseen, eikä vanhaan ole enää palaamista. 

‘’Evelia on vaan kokonaisuudessa hyvä ja pois en vaihda. Itse ohjelmisto toimii, sitä on helppo käyttää ja sen tuomat helpotukset ovat käsittämättömiä. Myös ohjelmiston rakennettavuus on plussaa. Palautetta voidaan antaa ja sitä kuunnellaan. Ohjelmisto kehittyy jatkuvaan tahtiin, jonka ansiosta ohjelmisto paranee koko ajan entisestään. Toki käyttöä helpottaa myös Evelian erittäin hyvä tuki, josta saa aina helposti vastaukset kaikkiin kysymyksiin.’’

Heikki Vesanto

Tutustu yritykseen osoitteessa Sahkotuuma.fi

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

KIINNOSTUITKO?