Tuoterekistereillä ja helpolla hinnoittelulla näppärämpi laskutus
Vuonna 2018 perustettu LVImatra palvelee asiakkaitaan kolmen miehen voimin Etelä-Karjalan alueella. Yrityksen palvelut koostuvat laajalti erilaisista LVI-töistä aina hanahuolloista urakoihin saakka.
Yrityksen alkutaipaleella laskutusta hoidettiin yleisohjelmistolla, jonka kuitenkin huomattiin olevan epäkäytännöllinen valinta talotekniikka-alan yritykselle. Tästä johtuen LVImatra päätyikin vaihtamaan Eveliaan 2019-2020 vuodenvaihteessa.
Uuden ohjelmiston vaatimuksena tuoterekisterit ja helppo hinnoittelu
LVImatran työllistäessä kolme henkilöä, on myös laskuille kirjattujen tarvikkeiden määrä huomattava. Uutta ohjelmistoa hankittaessa olikin yrittäjällä, Antti Hovilaisella, selvät sävelet sen kanssa, mitä uuteen ohjelmistoon vaadittiin.
‘’Yrityksemme käyttöön otettiin alun perin yleislaskutusohjelmisto, joka tuli tilitoimistomme kautta. Se huomattiin tietysti nopeasti, ettei se sovellu tähän alaan lainkaan. Suurimpana ongelmana siinä oli laskutukseen liittyen se, ettei sieltä löytynyt tuoterekistereitä taikka OVH-hintoja, eikä näin ollen myöskään omia alennustaulukoita voinut sinne viedä. Nämä asiat ovat todella keskeisessä osassa LVI-alan yritysten laskutusta ja ilman niitä laskutus on hyvin työlästä.’’
Uutta laskutusohjelmaa kartoittaessa, tutustui yrittäjä useampaan eri vaihtoehtoon. Näistä vaihtoehdoista voiton vei kuitenkin Evelia, josta Antti kuuli yrittäjäkollegansa kautta.
‘’Yrittäjäkollegani oli ottanut Evelian käyttöönsä, jonka kautta itsekin siihen sitten tutustuin. Siitä löytyi juuri ne perustarpeet, jota uudelta ohjelmistolta kaipasinkin, hinta oli kohtuullinen ja käyttöliittymä vaikutti todella helpolta. Siinäpä sitten totesin, että tämähän on hyvä, tarvitsisi itsellekin saada tämä käyttöön.’’
Itse käyttöönotto ja uuden ohjelmiston opettelu sujui yrittäjän mukaan erittäin helposti.
‘’Käyttöönotto meni todella helposti. Alkuun taisi olla 1-2 tunnin etäkoulutus, jossa kävimme läpi Evelian ominaisuuksia ja käyttöä. Noin kuukauden se vei tottua uuteen ohjelmistoon, jonka jälkeen sen kanssa oltiinkin jo sujut. Kyllähän Evelia on huomattavasti helpompi kuin vanha ohjelmistomme. Evelialla on toki apuna koko ajan myös erittäin toimivat tukipalvelut, joista itse olen ainakin saanut aina nopeasti vastauksen, kun jotain apuja ja neuvoja on kysellyt.’’
Uusien laskutustoimintojen avulla näppärämpi laskutus
Koska aiemmasta ohjelmistosta puuttui täysin laskutukseen tarvittavat tuotetiedot, kului näiden tietojen etsimiseen turhan paljon yrittäjän aikaa.
‘’Aiemmin laskua tehdessä minun piti käydä aina tukkureiden sivustoilla etsimässä jokainen osa, jolle erikseen annettiin OVH-hinnat. Tämän jälkeen tutkittiin, mikä tuotteen ostohinnaksi oli yrityksellemme muodostunut, jonka jälkeen tuotteelle lisättiin vielä alennusprosentit asiakkaalle.’’
Evelian alakohtaisiin ominaisuuksiin kuuluu luonnollisesti tukkureiden ajantasaiset tuoterekisterit, sekä yrityksien omien alennustaulukoiden tuontimahdollisuus, jolla mahdollistetaan OVH-hintojen lisäksi myös ostohintojen näkyvyys suoraan Eveliassa.
‘’Kyllähän nuo hinnastot helpottavat ja nopeuttavat tekemistä paljon. Nyt kaikki hinnat tulevat laskuriveille automaattisesti oikein, kun sinne vain lisää tuotteen. Kun omat ostohinnat ovat samalla näkymällä, helpottaa se myös alennuksien antamista asiakkaille. Näin pystyy myös helposti seuraamaan, että katteet pysyvät aina kohdillaan. Aiemmin laskutukseen meni varmaan tuplaten aikaa, kuin mitä nykyään.’’
‘’Aiemmin laskutukseen meni varmaan tuplaten aikaa, kuin mitä nykyään.’’ – Antti Hovilainen
Bonuksena Evelian mukana tuli myös muita toimintaa helpottavia ominaisuuksia
‘’Uutena meille tuli Evelian myötä kohderekisteri, eli nyt Eveliasta löytyy kaikki kohteet, joissa on käyty tekemässä töitä. Aina työtä luodessa lisätään sille kohde osoitteen mukaan, jolloin työ tallentuu kohteen taakse. Kun tehdään paljon töitä samoissa kohteissa, niin kyllähän se helpottaa, kun Eveliasta näkee nyt helposti koko kohteen työhistorian. Tämän ansiosta on paremmin kartalla, mitä ja milloin kyseisessä kohteessa on aiemmin tehty. Toki myös työselitteiden ansiosta töiden kuvauksetkin ovat töillä paljon paremmin esillä, joka helpottaa myös tässä samassa asiassa.’’
Vaikka yrityksen toiminta olikin jo ennestään hyvin sähköistä, on sähköisyyttä pystytty lisäämään entisestään esimerkiksi Evelian kuittiskannerin avulla.
‘’Myös sähköinen kuittiskanneri tuli uutuutena käyttöömme. Aiemmin kuitit valokuvattiin ja skannattiin, kun taas nyt ne saa puhelimella suoraan Eveliaan. Olihan tämä aiemmin hankalampi homma. Nyt asiat saa hoidettua helpommin sähköisesti.'’
Evelia kannattava työkalu toimistotöiden tueksi
‘’Evelia on helpottanut tekemistä paljon. Nyt kun laskutusohjelmisto on huomattavasti helpompi ja nopeampi käyttää, on se tuonut ihan selkeää helpotusta ja ajallista säästöä toimistotöihin. Evelialla on kunnossa mielestäni myös hinta-laatusuhde, joka on paljon aikaisempaa ohjelmistoa parempi. Se, mitä tällä hinnalla saa, on paljon.’’
Myös Evelian kehitys on tehnyt vaikutuksen yrittäjään.
‘’Eveliassa todella positiivista on myös kehitys ja sen tahti. Koko ajan tulee uutta ja asioita ratkotaan ja pyritään löytämään aina parempia ja uusia ratkaisuja. On se kiva tietää, että käytössäni on ohjelmisto, johon tulee jatkuvasti parannuksia.’’