REFERENSSIT

Jo reilu kolmekymmentä vuotta toiminut LVI-Kallavedenputki Oy koki omistajavaihdoksen vuonna 2020, jolloin uudeksi yrittäjäksi ryhtyi Joni Madetoja. Yrittäjän vaihdos tarjosikin täydellisen hetken yrityksen taloushallinon ja toiminnanohjauksen uudistamiselle ‘’Ensimmäinen ajatus yrittäjäksi ryhdyttyäni tähän firmaan, oli että taloushallinto täytyy saada helpommaksi ja sujuvammaksi hallinnoida. Evelian myötä taloushallintomme uudistuikin kertaheitolla, kun siirryimme täysin sähköisiin myynti- ja ostolaskuihin. Paperia meillä ei juuri lainkaan enää pyöritellä.’’

Yrityksen perustaja, Leino Häkli, aloitti yrittäjäuransa vuoden 2022 tammikuussa. Yksi ensimmäisistä hankinnoista oli taloushallinnon ohjelmisto, joksi valikoitui Evelia. ’’Se, mikä minulla oli tavoitteena yrittäjäksi lähtiessä, oli että ne toimistohommat sujuisivat helposti ja nopeasti, ettei iltaisin ja viikonloppuisin tarvitsisi istua useita tunteja toimiston penkillä.’’ Leinon mukaan, arki on lähtenyt rullaamaan mukavasti Evelian kanssa. Asiat saadaan hoidettua tehokkaasti, eikä hallintopuolen työt syö kaikkea yrittäjän vapaa-aikaa. Toisin sanoen, yrittäjän arki on muodostunut juuri sellaiseksi kuin oli tavoitteenakin.

Kuusamon LVI-Palvelu Oy on syksyllä 2018 perustettu noin kymmenkunta henkilöä työllistävä LVI-alan yritys. Ohjelmistovaihdon yhdeksi tärkeimmistä kriteereiksi muodostui saumaton toimivuus olemassa olevan luottokirjanpitäjän kanssa. Myös laskutuksen ja myyntireskontran sujuvampi hoito oli tärkeyslistan kärjessä. Yhteistyö luottokirjanpitäjän kanssa sujuu yrittäjällä edelleen saumattomasti myös ohjelmiston vaihdon myötä. Tämän lisäksi Evelian integraatiokumppanin Noja Rahoituksen laskurahoituspalvelun ansiosta yrittäjä on saanut aiempaa tasaisemman ja varmemman kassankierron.

Tilamestarit Oy:n liiketoiminta lähti melko hurjaan kasvuun yhtiömuodon muutoksen jälkeen, jolloin liiketoimintasuunnitelmasta tehtiin aiempaa huomattavasti tavoitteellisempi. Vanha laskutusohjelma ei enää vastannut yrityksen muuttuneen ja kasvaneen liiketoiminnan tarpeisiin, jonka johdosta he päätyivät vaihtamaan heidän tarpeita paremmin vastaavaan Eveliaan. Evelian myötä Tilamestareilla on pystytty järkeistämään töiden roolituksia aiempaan verraten, josta on ollut suuri apu hallinnon työtaakkaan.

Kuten moni muu yrittäjä, aloitti Petteri Mäkinen yrittäjäuransa ensin kevyellä yleislaskutusohjelmistolla, joka kuitenkin sai astua sivuun työmäärän kasvaessa. Petten Sähköllä etsittiin ’’sitä oikeaa ohjelmistoa’’ jokunen aika, mutta vihdoin vuonna 2019, löysi Evelia ja yrittäjä toisensa. Eveliasta onkin tullut korvaamaton työkalu, joka on tuonut yritykselle monia uusia mahdollisuuksia, joiden ansiosta laskuttaminen ei enää vie puoliakaan siihen aiemmin käytetystä ajasta. ’’Enää minun ei tarvitse viikonloppuna tehdä viittäkymmentä laskua, kun ne on tehty viikon mittaan jo valmiiksi. Nykyään viikonloput onkin käytettävissä siihen, mihin ne kuuluukin käyttää; vapaa-aikaan.’’

Vauhtivirralla lähdettiin vaihtamaan ohjelmistoa puhtaasti aiemman ohjelmiston vanhanaikaisuuden vuoksi, joka aiheutti erinäisiä ongelmia, eikä näin ollen tukenut yrityksen toiminnan nykyaikaistamista ja jouhevaa käyttöä. ’’Vaikka aiempi ohjelmisto olikin ominaisuuksiltaan laaja, vesitti sen toimimattomuus monet hyödyt, kun käytöstä tuli raskasta.’’ Evelian myötä yrittäjä on löytänyt mielenrauhan, kun ohjelmiston toimivuuteen voi luottaa. ’’Ohjelmiston vaihtoa ja Eveliaa miettiessä, on ensimmäisenä ajatuksena mielenrauha. Tämä puoli toimii ja siihen voi luottaa. Enää ei tarvitse henkisesti varautua mahdollisiin ihmeellisyyksiin ja ohjelmiston toimimattomuuteen.’’

‘’Toiminnan kasvaessa erinäiset ongelmat nostivat päänsä esiin, kun esimerkiksi töiden määrä alkoi kasvamaan, eikä näiden hallintaan löytynyt meiltä vielä tällöin tarpeeksi hyvää työkalua.’’ Evelian myötä Lämpöjokerilla on saatu sähköistettyä ja keskitettyä kaikki töihin liittyvä tieto, dokumentointi ja kirjaukset yhteen paikkaan, joka on ollut suurena apuna niin laskutuksen kuin myös kokonaisuuden hallinnassa. ‘’Eveliasta löytyy kaikki tarvittava yrityksen pyörittämiseen. Ohjelmiston helppokäyttöisyys ja monipuoliset alakohtaiset ominaisuudet helpottavat tekemistä monessa eri työvaiheessa, jolla on suuri vaikutus kokonaisuuteen. Meillä ei tehdä yhtään työtä Evelian ulkopuolella eli kaikki tieto on nykyään keskitetty yhteen ohjelmistoon.’’

Ohjelmiston vaihtoon ei aina tarvitse olla syynä maailmaa mullistavat ongelmat, vaan välillä vaihtamalla voidaan saavuttaa useita pienempiä parannuksia, joilla loppujen lopuksi saadaan kuitenkin suuri vaikutus liiketoiminnan pyörittämiseen. ‘’Kyllä ne pienemmätkin erot ja muutokset voivat tehdä suurenkin merkityksen kokonaisuuteen. Vaikka aiemmin laskutuksessa hyödynsimmekin jo monia sitä helpottavia tekijöitä, kuten esimerkiksi toimittajien hinnastoja ja ostolaskujen edelleenlaskutusta, on laskutukseen kulunut aika siltikin lyhentynyt Evelian myötä. Kyllä se oli hyvä päätös päivittää ohjelmisto uuteen.’’ – Jani Syväjärvi Lue, minkälaisilla muutoksilla

Yrittäjälle, Simo Willströmille, oli päivänselvä asia, että hän haluaa alusta alkaen kunnolliset työkalut työnhallintaan ja laskutukseen. ’’Olin huomannut joiltakin kollegoiltani ajatustavan, että toiminnan ollessa vielä pienempää, myös laskuttaminen ja työnhallinta hoituu paperi ja kynä – menetelmällä. Itse en halunnut lähteä siihen edes yrittäjyyden alkutaipaleella.” Evelian käyttö on vahvistanut entisestään Willströmin ajatusta siitä, että oli fiksua ottaa kunnon alakohtainen ohjelmisto käyttöön heti yrityksen alusta alkaen. “Nyt kun oman yrityksen toiminta on kasvanut ja vauhti kiihtynyt, uuden ohjelmiston opettelu olisi varmasti haastavampaa.’’

Vaikka Suur-Helsingin Sähköllä oli jo ennen Eveliaa sähköinen ohjelmisto käytössään, Evelian myötä yrityksen toimintatapoja on saatu suoraviivaistettua entisestään. ’’Evelialla laskutus toimii nopeasti, helposti ja selkeästi. Kirjaukset hoidetaan niin sovelluksella kuin selaimessa ja kaikki on koko ajan ajantasalla. Evelian ostolaskujen hallinta ja edelleenlaskutus on myös todella näppärä, mikä helpottaa laskuttamista, kun ostot siirtyy oikeilla hinnoilla automaattisesti oikeiden töiden taakse.’’

Evelian myötä kulkee toimisto nykyään yrittäjien ja asentajien mukana paikkaan kuin paikkaan, jonka ansiosta yrityksen sisäinen tiedonkulku on reaaliaikaistunut ja nopeutunut. ‘’Kyllähän se helpottaa, kun enää ei ole riippuvainen siitä toimiston tietokoneesta. Asiat saadaan hoidettua saman tien pois alta, olinpa minä tai asentajat missä tahansa. Riittää, kun on puhelin mukana ja hommat hoituu.’’

’’Tiesin tarpeen laajemmalle ohjelmistolle tulevan ennemmin tai myöhemmin, niin koin olevan järkevämpää lähteä heti opettelemaan ja käyttämään laajempaa ohjelmistoa ennakoivasti. Tiedostin, ettei kunnollisen laskutusohjelman käyttöönotto ja opettelu muutu ainakaan helpommaksi siinä vaiheessa, kun aikaa on vähemmän. Kyllä minä kerrankin itseäni nyt taputan selkään, että olen ollut kaukaa viisas ja hankkinut sen kunnollisen laskutusohjelman jo hyvissä ajoin.”

Liiketoiminnan kasvaessa alettiin yrityksessä kaipaamaan joustavampaa ohjelmistoratkaisua, tavoitteena toimistotöiden kuormituksen helpottaminen. ‘’Liiketoimintaa kehitetään koko ajan ja pyritään keskittymään niihin asioihin, joilla tästä toiminnasta saadaan entistä kannattavampaa samoilla työtunneilla. Evelian tuoma muutos työaika- ja tarvikekirjauksiin on tehostanut laskutusprosessia todella paljon.”

Lue asiakastarinasta, minkälainen apu Eveliasta on yrityksen toimintaan saatu.

Vuonna 2008 ei, tällöin uusi yrittäjä, Rami osannut ajatellakaan, minkälaisia työkaluja laskutuksen tueksi voisi saada. Vuosien varrella yrityksessä on kokeiltu, niin ilmaisia yleisohjelmistoja, kuin talotekniikka-alalle suunnatua vaihtoehtoa. Kuitenkin vasta 11 yrittäjävuoden jälkeen löytyi se oikea.

’’Ero on kuin yöllä ja päivällä. Laskutus on nopeutunut ja helpottunut huomattavasti pääosin Evelian helppokäyttöisyyden ja nykyaikaisuuden takia.’’

‘’Nykyään toimintamme on 95%:sesti sähköistä. Paperilaskuja tulee vielä muutamia sellaisilta, jotka eivät niitä sähköisesti pysty lähettämään, mutta kaikki muu hoidetaan pääasiallisesti sähköisessä muodossa aina töiden jakamisesta, pöytäkirjoihin, tarvikekirjauksiin, laskutukseen ja kirjanpitoon saakka. Kyllähän Evelia on helpottanut tekemistä.’’

Yrityksen toimitavat työ- ja tarvikekirjauksien suhteen tekivät täyskäännöksen Eveliaan vaihdon myötä. ‘’No onhan asiat muuttuneet paljon Evelian käyttöönoton myötä aivan kirjauksista lähtien, jotka nykyään pystyy tekemään puhelimella suoraan työmaalla. Aiemmin kirjattiin tarvikkeet ja tunnit ihan vaan ruutuvihkoon ja eihän niistä oikein aina saanut edes selvää, että mikä oli mikäkin. Kyllähän niitä lappusia aina välillä myös hukkui matkan varrella ja varmasti on asioita jäänyt laskuttamatta.’’

Yrityksen laskutusprosessi teki täyskäännöksen ohjelmiston vaihdon myötä, kun tekeminen helpottui ja vaihdon tuoma motivaatio kehittää yrityksen toimintoja iski molempiin yrittäjiin. ‘’Suurin muutos, mikä meillä on tapahtunut nyt Evelian kanssa on se, että laskut lähtee ajallaan ja työt on listattuna ja helposti nähtävissä koko ajan. Se on ihan selkeä taloudellinen etu. Monesti lasku on lähtenyt asiakkaalle jo ennen kuin on itse edes hävinnyt tontilta.’’

Yrityksille on tärkeää aina aika ajoin tarkastella omia toimitapojaan, jotta kehityksestä ei jäädä jälkeen. Mikäli jokin ei toimi, löytyy siihen yleensä aina jokin fiksumpi tapa, mikäli jaksaa sen vain etsiä. Uudet työkalut, kuten esimerkiksi uusi toiminnanohjausohjelmisto, antavat oivan tilaisuuden tarkastella, missä kunnossa yrityksen toimitavat ja prosessit tällä hetkellä ovat ja olisiko niissä kenties jotain parannettavaa. Eveliaan vaihto antoi myös Mismolle oivan mahdollisuuden käydä läpi silloiset toimitapansa ja niiden kannattavuuden.

Jani lähti vaihtamaan ohjelmistoa, sillä aiempi ohjelmisto oli ominaisuuksiin ja sen toiminnallisuuteen verrattuna turhan kallis. Uutta ohjelmistoa etsittäessä mentiin ensin hinta edellä, mutta melko nopeasti tuli mukaan myös muita tärkeämpiä kriteereitä. Lopulta yritys päätyikin vaihtamaan ominaisuuksiltaan laajempaan ja helppokäyttöisempään ohjelmistoon, Eveliaan, jonka myötä laskutukseen on tullut selkeää ajallista helpotusta, ohjelmiston helppokäyttöisyyden, selainpohjaisuuden ja verkkolaskutuksen kautta.

Yrityksen aiempi ohjelmisto ei mahdollistanut tarkkaa työ– tai urakkakohtaista seurantaa, vaan seuranta tehtiin enemmänkin kokonaisuutta arvioiden kirjanpitoraportteja hyödyntäen. Tähän pääsyynä oli aiemman ohjelmiston yleisluontoisuus, jonka takia se ei ymmärtänyt alan keikka- tai urakkaluontoisuutta. Kaikki nähtiin enemmänkin suurena kokonaisuutena. Evelian myötä on yrityksen seuranta muuttunut huomattavasti, kun käyttöön on tullut täysin uudenlaisia työkaluja, joiden avulla yritys on pystynyt keskittymään kannattavampiin töihin ja viivan alle on jäänyt enemmän.

Petrillä ei ollut ennen Eveliaa aiempaa kokemusta alakohtaisesta ohjelmistosta, sillä yrityksen käytössä oli ollut vain yleisohjelmistoja. Viimeisimmän ohjelmiston kohdalla Petri totesi, ettei kyseisen ohjelmiston ominaisuudet palvelleet yrityksen tarpeita tavalla, jota olisi kaivattu, josta vaihtoprosessi alkoikin. ’’Eihän siinä ole mitään järkeä, että tehdään yksi pieni asennushomma, josta seuraa hirveä duuni kirjata kaikki tapahtumat, kun se ohjelmisto ei tue sitä tarvitulla tavalla. Evelian alakohtaiset ominaisuudet ovat ihan mielettömän hyviä.’’

Evelian tuomat uudet ominaisuudet ovat helpottaneet ja tehostaneet yrityksen arkea – niin työmaalla kuin toimistolla. ’’Evelian vahvuuksia on sen käyttöönoton ja toimintojen kuten esimerkiksi laskutuksen helppous ja nopeus, tuen hyvä ja toimiva saatavuus, sekä selainpohjaisuus, joka mahdollistaa Evelian käytön kaikilla eri laitteilla. Kun kaikki tarvittava, esimerkiksi sähköiset pöytäkirjat löytyy ohjelmistosta ja mikä tärkeintä, ne ovat helpot käyttää, niin kyllähän se myös motivoi ja auttaa niiden käyttöönotossa ja käytössä.’’

‘’Toimistolla istuminen on vähentynyt Evelian käyttöönoton myötä, kun pystyy tekemään enemmän jo siellä kentällä. Aikaisempaan verrattuna aikaa säästyy, kun ne muutaman tunnin toimistohommat eivät jää roikkumaan sinne loppuviikolle, kun niitä saa hoidettua saman tien pitkin päivää. Evelian kanssa se lasku lähtee helpommin tänään eikä silloin perjantaina työviikon jälkeen.’’

Evelian nykyaikaisuus lisännyt toiminnan tehokkuutta Pro Kelpo Oy on vuoden 2019 helmikuussa toimintansa aloittanut talotekniikka- ja rakennusalan yritys, jonka toiminta sijoittuu PK-seudulle sekä Jyväskylän alueelle. Yrityksen takana ovat Joni Varonen,