Kohteet paremmin hallintaan Evelian avulla
LVI Elo Oy on vuonna 2013, Aleksi Elon perustama talotekniikka-alan yritys Turussa, joka otti Evelian käyttöönsä vuoden 2019 alkupuolella. Yrityksessä työskentelee tällä hetkellä 12 henkilöä, joilla kaikilla on Evelia apunaan päivittäisessä tekemisessä.
Yrityksen palveluihin kuuluu LVI-puolen korjausrakentaminen hanan vaihdoista teollisuuden prosesseihin.
''Yleisimpiä töitämme ovat lämmityslaitteiden huollot, vaihdot ja uusinnat, perus putkityöt ja viemärien kuvaukset. Toimimme myös hanojen huolloissa valtuutettuna merkkihuoltajana Orakselle.''
LVI Elolla oli myös aiemmin käytössään alakohtainen ohjelmisto. Käytössä olikin siis jo ennestään nykyaikaiset toiminnot, kuten sähköinen myynti- ja ostoreskontra, puhelin app asentajille, sekä muutenkin niin paperiton toiminta, mitä silloisissa puitteissa oli mahdollista toteuttaa. Yrityksen toiminta oli nykyaikaistettu ohjelmiston asettamiin rajoihin saakka. Evelian käyttöönoton myötä on LVI Elo pystynyt kehittämään toimintaansa entistä pidemmälle, ohjelmiston selainpohjaisuuden, kohdelähtöisyyden ja automatisoitujen toimintojen ansiosta.
Tähän asiakaskertomukseen haastattelimme yrityksen perustajaa Aleksi Eloa, joka toimii yrittäjänä ja päätoimisesti työnjohdon tehtävissä, sekä toimistopuolen töistä vastaavaa Jari Eloa, jolta alan kokemusta löytyy jo 80-luvulta saakka.
Siirtyminen selainpohjaiseen ohjelmistoon
LVI Elo siirtyi ohjelmiston vaihdon myötä ensimmäistä kertaa selainpohjaiseen ohjelmistoon, joka on tuonut mukanaan täysin uusia ominaisuuksia. Evelian selainpohjaisuuden ansiosta ei yrityksellä enää tarvitse olla erillistä käyttöliittymää hallinnolle ja asentajille, vaan kaikki saadaan hoidettua yhdellä ja samalla alustalla.
Selainpohjaisuus on tuonut yritykselle uusia mahdollisuuksia esimerkiksi laskuttamisen jo suoraan kentältä, sekä tottakai oikeudet päästä käsiksi täysin samoihin tietoihin, mitä tietokoneella.
‘’Nyt pystyn myös itse hoitamaan laskutuksia kentällä, kun enää ei ole tietojen siirtoa järjestelmien välillä. Myös reklamaatioiden hoito on nopeutunut merkittävästi. Jos minä olen työn tehnyt, soittaa se asiakas suoraan minulle eikä toimistolle. Aiemmin mulla ei ikinä ollut ohjelmisto auki kentällä, mutta nyt kun mulla on kaikki samassa järjestelmässä, on se vaan pari painallusta ja nään laskun, josta asiakas reklamoi. Tällä tavoin pystyn edes keskustelemaan asiasta hänen kanssaan. Aiemmin piti kysellä asiakkaalta, mitä siinä laskussa on tai sitten sanoa hänelle, että soitan perään kun oon saanut kaikki tarvittavat tiedot avattua. Tähän tarvittiin soitto toimistolle tai tietokone, kun aiemman ohjelmiston puhelin appissä ei ollut pääsyä laskuihin, vaan käytössä oli pelkästään lähetteet. Ennen Eveliaa se oli sellaista kahden järjestelmän välillä venkslailua.’’
Selainpohjaisuuden edut tulevat esiin myös toimistopuolen töissä, kun ohjelmistoa ei tarvitse asentaa käytettävälle laitteelle, vaan sinne päästään kirjautumaan suoraan selaimesta. Tämä mahdollistaa ohjelmiston käytön missä tahansa.
‘’Olen ollut tyytyväinen siihen, että lomareissulla ollaan ympäri maailmaa pystytty laskuttamaan ja maksamaan laskuja. Vähän aikaa sitten oltiin Itä-Euroopassa pari viikkoa ajelemassa. Meillä oli aina silloin tällöin toimistopäivä, jolloin hoidettiin laskutusta sieltä käsin läppärillä. Kaikki toimi ilman mitään ongelmia. Selainpohjaisuus on helpottanut myös toimistokäyttöä, sillä Evelia on todella helppo ja nopea käyttää. Ohjelmistoon kirjautuminen on myös nykyään valtavasti nopeampaa kuin aiemmin.’’
Eveliasta löytyy hallinnon toiminnallisuuksien lisäksi myös iso kasa ominaisuuksia asentajien työn tueksi. LVI Elo on ottanut käyttöönsä esimerkiksi sähköiset työmääräimet, lomakkeet sekä työajanseurannan.
‘’Sähköiset lomakkeet on ollut todella suosittuja ihan asentajienkin keskuudessa. Aiemmin meillä oli kaikki lomakkeet paperisena, mutta nyt ollaan melkeinpä täysin paperittomia siinä suhteen. Sähköiseen työaikakirjaukseen olen myös tyytyväinen, sillä työntekijöiden palkat maksetaan niiden perusteella, joten ne merkitään aina heti suoraan Eveliaan. Tämä pakottaa asentajat tekemään paperihommat reippaasti pois alta. Näin ne eivät jää roikkumaan.’’
Kohteet paremmin hallintaan Evelian avulla
Vaikka Evelian kohdelähtöisyys on yksi parhaista uusista ominaisuuksista selainpohjaisuuden ja helppokäyttöisyyden ohella, ei yrityksen omistaja, Aleksi Elo, osannut edes kaivata sen tuomia hyötyjä ennen kuin se otettiin yrityksen käyttöön.
‘’Teemme töitä niin erilaisissa kohteissa yksityisestä kuluttajasta teollisuuteen, joten kohteita kertyy paljon. Evelian kohderekisteri on auttanut meitä todella paljon, sillä välillä töiden ketjutukset voi mennä hieman monimutkaisiksi. Voimme mennä samaan kohteeseen useamman kerran eri tilaajien puolesta. Esimerkiksi vahinkosaneerausfirmat tilaavat meidät tekemään vakuutusyhtiön työt kun taas taloyhtiö voi tilata meidät tekemään samaan kohteeseen perus parannuksia. Näiden jälkeen vielä kiinteistön omistaja voi tilata meidät tekemään muutostöitä, jotka tehdään taas hänen laskuun. Näin ollen yhdellä kohteella on kolme eri laskutusasiakasta.
Aiemmin kaikki työt ja tiedot olivat pelkästään asiakkaiden takana, jolloin näiden kolmen työvaiheen kytkentää samaan kohteeseen ei olisi tapahtunut millään tasolla. Nyt pääsemme heti osoitteesta (kohde) kiinni, että hetkinen mehän ollaan tehty kolme kertaa töitä tänne samaan kohteeseen. Aikaisemmin ei tällaisia edes huomattu, mikäli asentaja vaihtui töiden välissä. Kun asiakas on vaihtunut välissä, on samalla katkennut se kokonaisuus.’’
Tehostunut myynti- ja ostoreskontra
Evelia sisältää monia eri ominaisuuksia, kuten esim sisäänrakennetun pankkiohjelman, joita hyödyntämällä LVI Elo on pystynyt keskittämään kaiken maksuliikenteen yhteen ja samaan ohjelmistoon. Tällä tavoin yritys pystyy seuraamaan tilannettaan todenmukaisemmin.
‘’Meillä on kaikki maksuliikenne palkoista lähtien Eveliassa. Grafiikoista näen kivasti kulu- ja tulopuolen. Mikäli tulopuoli on isompi, voi siitä jo päätellä ettei ihan huonosti ole mennyt.’’
”Kyllähän kaikki on nyt pääsääntöisesti nopeutunut ja helpottunut, kun monet asiat hoituu automatisoidusti.”
’'Kyllähän kaikki on nyt pääsääntöisesti nopeutunut ja helpottunut, kun monet asiat hoituu automatisoidusti. Turhat klikkaukset on jäänyt pois, joten ajallista säästöä ja helppoutta on kyllä Evelian myötä tullut. Enää ei ole tarvinnut edes ajatella pankkiyhteyksiä tai muuta vastaavaa, kun esimerkiksi ostolasku on hyväksytty, hoitaa ohjelmisto sen automaattisesti finaaliin. Mitä enempi klikkailuja, sitä isompi virhemahdollisuus myös on. Välilaskutus menee myös nykyään ihan järjettömän helposti. Enää ei tarvitse tehdä uusia lähetteitä välilaskun lähetyksen jälkeen. Sen kun laskutat ja jatkat samalla työllä loppuun saakka.’’
Helpottunut välilaskutus näkyy myös kentällä asentajien työssä.
‘’Nykyisestä välilaskutuksesta ollaan tykätty myös kentällä, kun saman työnumeron on saanut pitää ja kaikki on hoitunut siinä samalla työllä alusta loppuun saakka. Enää ei ole tarvinnut säätää työnumeroiden ja töiden kanssa sen enempää. Helpompaahan se on.’’
Miksi Evelia?
Yritys on saanut monia uusia hyötyjä Evelian käyttöönoton myötä. Monet asiat ovat automatisoituneet, käyttö on helpottunut ja sen kautta nopeentunut. Virheiden määrää on myös saatu vähennettyä, mikä on luonnollisesti tehnyt työstä tarkempaa ja nopeampaa.
‘’Kyllähän kaikki on nyt pääsääntöisesti nopeutunut ja helpottunut, kun monet asiat hoituu automatisoidusti. Turhat klikkaukset on jäänyt pois, joten ajallista säästöä ja helppoutta on Evelian myötä tullut. Myös ohjelmiston käytön oppiminen on ollut erittäin helppoa.’’
Myös Evelian jatkuva kehitys on Aleksin mukaan ollut todella suuri plussa, joka tottakai vaikuttaa ohjelmistossa pysymiseen.
‘’On ollut miellyttävää, kun olemme antaneet palautetta ohjelmistosta ja se on oikeasti otettu kehityksessä huomioon. Eveliaa kehitellään myös sen mukaan, mitä sen käyttäjät toivovat. Meidän antamia vinkkejä ja toiveita on kuunneltu ja toteutettu erittäin hyvin.’’