fbpx

Helpotusta toimistotöiden kuormitukseen

J. Kallionsivu Oy on vuonna 2011 perustettu talotekniikan ja rakentamisen palveluita tarjoava saarijärveläinen yritys. Neljän hengen yrityksestä löytyy osaamista niin lvi-, rakentamisen-, kuin sähköpuolen töistä. Yrityksen asiakaskunta koostuu pääasiallisesti taloyhtiöistä sekä yksityisasiakkaista, joille pystytään tarjoamaan kokonaisvaltaisia remonttipalveluita pienemmistä asunnoista aina rivi- ja omakotitaloihin saakka. 

‘’Kilpailuetunamme on selkeästi laaja-alainen osaamisemme, jonka ansiosta asiakkaiden ei tarvitse kysellä erikseen esimerkiksi pesuhuoneremontin yhteydessä sähköasentajia, kun kyseistä osaamista löytyy jo yrityksen sisältä. Paljon ollaan saatu kiitosta niin työmaan siisteydestä kuin työnjäljen laadusta, jonka ansiosta asiakkaiden ei ole tarvinnut kylpyhuoneremontin ajaksi muuttaa pois kotoaan tai ruveta siivoamaan työmaan jälkiä oman työpäivänsä jälkeen. Meillä tekemisen mottona onkin se, että työt tehdään tehokkaasti, mutta silti siististi ja kerralla kunnolla.’’

– Jani Kallionsivu

Uudesta ohjelmistosta haettiin joustavuutta ja helppoutta

J.Kalliosivun laskutusta on hallittu alusta alkaen alakohtaisella ohjelmistolla. Liiketoiminnan kasvaessa alettiin yrityksessä kuitenkin kaipaamaan joustavampaa ohjelmistoratkaisua, tavoitteena toimistotöiden kuormituksen helpottaminen.  

“Suurin tekijä uuden ohjelmiston kartoittamiselle oli vanhan ohjelmiston kankeus. Laskutusta tai mitään muutakaan ei pystynyt hoitamaan reissussa tai liikkeellä ollessa, jonka takia hommat usein kasaantuivat. Kyllähän minä koitin siirtää silloisen ohjelmiston kannettavalle, mutta siinä oli taas omat ongelmansa, joiden vuoksi ohjelmisto jumitti ja itse laskujen lähettäminen oli melko tuskaista puuhaa.’’

– Jani Kallionsivu

‘’Uutta ohjelmistoa kartoittaessa, selvää oli että muuhun kuin alakohtaiseen ohjelmistoon emme vaihda. Kyllä ne alakohtaiset ominaisuudet vaan ovat ihan omaa laatuaan, joita ilman olisi todella vaikea tulla toimeen.’’

– Jani Kallionsivu
Vaihtoehtoisia ohjelmistoratkaisuja oli kartoitettu jo jonkin aikaa, joista yritys päätyi loppujen lopuksi nykyaikaisimpaan ja helppokäyttöisimpään vaihtoehtoon, Eveliaan.

’’Evelia otettiin käyttöömme vuoden 2020 tammikuussa. Ohjelmistovalinta kohdistui Eveliaan monestakin eri syystä. Alakohtaisuuden lisäksi Evelia on hyvin helppo käyttää. Ohjelmisto tukee liikkuvaa työtä, jonka vuoksi laskutus tai työkirjaukset eivät ole sidottu toimistoon. Koin myös Evelian hinnoittelun kilpailukykyiseksi, vaikka eihän sitä hintalappua pidäkään tuijottaa. Tärkeintähän on keskittyä siihen kokonaisvaltaiseen ajalliseen säästöön.’’

– Jani Kallionsivu

Ohjelmiston vaihto sujui yrittäjän mukaan helpommin kuin olisi kuvitellut. 

‘’Vaihto Eveliaan sujui oikein hyvin – itse asiassa paljon helpommin kuin olin kuvitellut. Kyllähän sitä on aiemmin kuvitellut ohjelmiston vaihdon olevan paljon vaikeampi ja isompi homma, kuin mitä se sitten loppujen lopuksi oli. Toki Evelia oli hyvin tukena ja apuna koko vaihtoprosessin ajan ja hoiti esimerkiksi asiakasrekisterin tuonnin vanhasta ohjelmistosta kokonaan puolestamme. Vaikka asia oli itselle uusi, teki siitä helppoa Evelian asiantuntijuus ja toimiva tuki, eikä vaihdon kanssa jäänyt yksin.’’

– Jani Kallionsivu

Toimivammat työkalut myös yrityksen työntekijöille

J. Kallionsivun toiminta on kasvanut vuosien varrella, jonka johdosta myös työntekijöiden määrä on lisääntynyt. Tänä päivänä yritys työllistääkin neljä henkilöä, jonka vuoksi myös työ– ja tarvikekirjausten määrät ovat kasvaneet. Kirjauksien hallinta kuormitti yrittäjää hyvin paljon vanhalla ohjelmistolla, kun työntekijöiden käytössä ei ollut tarpeisiin soveltuvaa työkalua.  

‘’Aiemmassa ohjelmistossa kokeilimme mobiilisovellusta, mutta sen käyttö ei oikein lähtenyt rullaamaan. Sovelluksen kautta tehdyt kirjaukset jäivät todella vähäisiksi, kun sen käyttö oli niin raskasta huonojen hakutoimintojen takia. Myöskään tietojen automaattinen siirtyminen sovelluksesta laskutusohjelmistoon ei onnistunut, jonka vuoksi myös sovelluksen kautta tehdyt kirjaukset vaativat aina manuaalista työtä minulta. Kun työkirjauksiin ei ollut sopivaa työkalua, kirjattiin kaikki tunnit ja tarvikkeet paperille, josta minä ne sitten kirjasin toimistolla tietokoneelle. Olihan siinä hommaa.’’

– Jani Kallionsivu
Eveliaan siirryttyä otettiin ohjelmisto saman tien käyttöön myös asentajille, jonka ansiosta niin lomakkeet työaika- kuin tarvikekirjauksetkin ovat sähköistyneet. 

‘’Työntekijät kirjaavat itse nykyään kaikki omat tuntinsa ja tarvikkeensa suoraan Eveliaan. Tärkein tämän toimivuuden kannalta on varmasti Evelian toimivat hakutoiminnot, joiden ansiosta ne tuotteet löytyvät helposti, vaikkei muistaisikaan koko tuotenumeroa tai -nimeä. Kyllähän se helpottaa paljon myös minua, ettei kirjauksia tarvitse tehdä enää kahteen kertaan, kun niitä kirjauksia kertyy melko paljon jo tämänkin kokoisessa yrityksessä. Toki plussana on myös Evelian sähköiset lomakkeet, jotka saadaan hoidettua myös heti työmaalla, eikä niitä tarvitse enää skannailla. Näihin on tullut kyllä suuri muutos entiseen verrattuna.’’

– Jani Kallionsivu

Enemmän aikaa tuottavalle työlle

Yritys pyrkii jatkuvasti kehittämään toimintaansa entistä kannattavampaan suuntaan. Yhtenä suurena tekijä on oikeisiin töihin keskittyminen, mutta tämän lisäksi myös taloushallinnon toimintojen parannuksilla saadaan aikaan suurta ajallista säästöä, jonka ansiosta tuottavia työtunteja on yrityksen käytössä entistä enemmän. 

‘’Liiketoimintaa kehitetään koko ajan ja pyritään keskittymään niihin asioihin, joilla tästä toiminnasta saadaan entistä kannattavampaa samoilla työtunneilla. Evelian tuoma muutos työaika- ja tarvikekirjauksiin on tehostanut laskutusprosessia todella paljon. Enää ei tarvitse hukata työaikaa tuplakirjauksiin. Laskut lähtevät paljon nopeammin, kun työntekijältä tulee vain ilmoitus, milloin kirjaukset ovat valmiit. Tämän jälkeen minun ei tarvitse enää muuta kuin lähettää lasku asiakkaalle, joka sekin onnistuu vain parilla klikkauksella.’’

– Jani Kallionsivu

Enää laskutus ei jää roikkumaan

Kun Evelia kulkee aina niin työntekijöiden kuin yrittäjänkin mukana, ei asioiden hoitaminen jää enää roikkumaan samalla tavalla kuin aiemmin. Näin ollen myöskään laskutuksen kynnys ei pääse enää kasvamaan liian suureksi, jolla silläkin on oma positiivinen vaikutuksensa kassan kiertoon. 

‘’Kynnys laskun tekoon oli aiemmin paljon suurempi. Olihan ne paperilapuille tehdyt kirjaukset ihan suhteellisen selkeitä suurimmaksi osin, mutta onhan se vaan niin paljon helpompaa nykyään, kun tästä ollaan päästy kokonaan eroon. Kun tietää jo etukäteen, miten helposti se valmiin laskun lähettäminen onnistuu Eveliassa, ei sitä enää siirrä eteenpäin samalla tavalla kuin aiemmin.’’

– Jani Kallionsivu

Evelian myötä on päästy eroon myös laskuttamattomista töistä. 

‘’Yleensä se ajatus työtä kohtaan pääsee loppumaan siinä kohtaa, kun työ on saatu onnistuneesti hoidettua ja asiakas on tyytyväinen, vaikkei se näin pitäisi mennä. Monesti on käyty hoitamassa jotain lyhyitä 15 tai 30 minuutin keikkahommia, jotka on sitten loppujen lopuksi vain jääneet kokonaan laskuttamatta, kun niitä ei ole tullut kirjattua mihinkään ylös. Nykyään onneksi Evelialla pystyy helposti kirjaamaan nämä keikkatyöt suoraan ohjelmistoon ja lähettämään laskun asiakkaalle jo paikan päällä. Näin ne hommat saa hoidettua loppuun saakka saman tien, eivätkä ne jää roikkumaan tai pääse unohtumaan kokonaan.’’

– Jani Kallionsivu

Kokonaisvaltaisesti toimiva kokonaisuus

J. Kallionsivussa ollaan tyytyväisiä Eveliaan kokonaisvaltaisesti aina ohjelmiston käyttöönotosta monipuolisiin ja nykyaikaisiin ominaisuuksiin, ohjelmistokehitykseen sekä toimivaan asiakastukeen.

‘’Evelia on lyhyesti ja ytimekkäästi sanottuna toimiva kokonaisuus ihan käyttöönoton helppoudesta lähtien. Suuri etu on ohjelmiston liikkuvuus ja käytettävyys, jonka ansiosta ei olla enää sidottuja yhteen paikkaan, vaan ohjelmisto toimii ihan oikeasti hyvin myös muillakin laitteilla. Tällä on ollut suuri vaikutus moneen eri osa-alueeseen, jonka ansiosta Evelialla säästää aikaa ja hermoja. Käyttöä ja itse ohjelmiston vaihtoa helpotti toki myös paljolti ohjelmiston helppokäyttöisyys ja toimivat tukipalvelut. Plussana tälle toimivalle ohjelmistolle on vielä se, että se kehittyy koko ajan parempaan suuntaan.’’

– Jani Kallionsivu

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

KIINNOSTUITKO?