Uudesta ohjelmistosta tukea toiminnan kehittämiseen
Mismo Oy on sähköasennuksiin, teollisuuden kunnossapitoon, turvallisuustekniikkaan, uudisrakentamiseen sekä sisävesikanavien käyttö- että kunnospitotöihin keskittyvä yritys. Yritys palvelee niin yksityis- kuin yritysasiakkaita kahdelta eri toimipisteeltä – Naantalista ja Päijät-Hämeestä. Tämän vuoksi Mismon toimialue kattaakin laajalti koko Uudenmaan, Varsinais-Suomen, Länsirannikon sekä Asikanlahden ympäristöstä aina Joensuuhun saakka.Tähän asiakastarinaan haastattelimme Petri Kieloa, yhtä yrityksen kuudesta omistajasta, joka toimii myös työnjohtajan roolissa, sekä Maarit Silfveriä, Mismo Oy:n toimitusjohtajaa ja talousvastaavaa.
Aiemman ohjelmiston epäluotettavuus ajoi vaihtamaan uuteen
Tyytymättömyys ja luottamuspula aiempaan ohjelmistoon ajoi Mismon etsimään uutta ohjelmistoa.
‘’Aiempi ohjelmisto teki virheitä eikä tähän tarvittava tuotetuki ollut tarpeeksi toimiva. Virheiden vuoksi emme pystyneet luottamaan ohjelmistoon, joka johti siihen, että jokaisen laskutettavan rivin kate tarkistettiin käsin. Pidemmän päälle tämä kävi työlääksi ja laskutus muuttui erittäin aikaa vieväksi. Toki laskuriveille pääsi myös virheitä, jonka vuoksi totesimme, että tähän tarvitaan muutosta ja uutta ohjelmistoa lähdettiin kartoittamaan.’’
Helppo käyttöliittymä teki uuden opettelusta mukavampaa
Ohjelmiston vaihto on aina prosessi, jossa joudutaan opettelemaan uusia asoita ja uusia prosesseja. Vaihdon ei kuitenkaan tarvitse olla vuoden kestävä hermoja raastava prosessi, kunhan vain itse ohjelmisto on looginen ja käyttöönoton tukipalvelut ovat kunnossa. Maaritin mukaan, vaihto Eveliaan sujuu melko kivuttomasti, kun uuden ohjelmiston käyttö oli helppo ja nopea opetella ja tukipalvelut olivat aina saatavilla.
‘’Tuottaahan se ajatus uuden opettelusta aina hieman tuskaa, mutta Evelian opettelu sujui kyllä helposti. Evelian käyttöliittymä on niin yleisluontoinen – se toimii samalla periaatteella kuin, miten nyt yleensä nettikin toimii. Ohjelmisto toimii niin loogisesti ettei se uuden opettelu ollutkaan niin suuri prosessi kuin olisi voinut olla. Monet perusasiat tulivat ihan luonnostaan, kun ne ovat sellaisia, joita ihan normaalista nettiselailustakin on jo aiemmin oppinut. Toki myös Evelian nopeasti toimiva tuki on ollut suuri helpotus – ei ole ikinä tarvinnut kauaa pähkäillä asioita itsekseen.’’
Uudesta ohjelmistosta tukea toiminnan kehittämiseen
Yrityksille on tärkeää aina aika ajoin tarkastella omia toimitapojaan, jotta kehityksestä ei jäädä jälkeen. Mikäli jokin ei toimi, löytyy siihen yleensä aina jokin fiksumpi tapa, mikäli jaksaa sen vain etsiä. Uudet työkalut, kuten esimerkiksi uusi toiminnanohjausohjelmisto, antavat oivan tilaisuuden tarkastella, missä kunnossa yrityksen toimitavat ja prosessit tällä hetkellä ovat ja olisiko niissä kenties jotain parannettavaa. Eveliaan vaihto antoi myös Mismolle oivan mahdollisuuden käydä läpi silloiset toimitapansa ja niiden kannattavuuden.
‘’Meille jatkuva toiminnan kehittäminen on tärkeää ja tämä oli yksi niistä syistä, miksi päädyimme vaihtamaan Eveliaan. Olemme päättäneet yrityksen sisällä, että toimimme nykyisellä tavalla niin kauan, kunnes löydämme toisen paremman tavan toimia. Toki välillä jäädään kiinni rutiineihin, mutta tällaiset muutokset kuten esimerkiksi ohjelmiston vaihto tuo taas mukanaan uutta, mikä auttaa kehittymään.’'
Selainpohjaisuus mahdollistaa vastuun jakamisen myös asentajille
Mismo Oy:n toiminta on kasvanut tasaiseen tahtiin ja tänä päivänä yritys työllistääkin kesäisin n. 20 henkeä ja talvisin n. 11 henkeä. Uuden ohjelmiston selainpohjaisuuden ansiosta työ- ja tarvikekirjaukset eivät kuulu enää pelkästään työnjohdolle, kun myös asentajille on voitu jakaa aiempaa enemmän vastuuta. Näin ollen laskutukseen liittyvää työtaakkaa on saatu jaettua tasaisemmin työntekijöiden välillä ja turhista työvaiheista on päästy eroon.
‘’Aiempaa ohjelmistoa ei otettu ihan tarkoituksella käyttöön asentajille, sillä se ei toiminut meillä laisinkaan. Toki sitä testattiin kyllä tovin, mutta todettiin ettei se soveltunut meille. Aiemmassa ohjelmistossa meillä oli vain viisi käyttäjää, jonka takia työnjohtajat joutuivat tekemään käytännössä kaiken. Nyt, kun Evelia on käytössä myös asentajilla, on esimerkiksi työtuntien ja tavaroiden kirjaaminen saatu siirrettyä heidän tehtäväksi. Onhan tämä iso työtaakka pois meiltä työnjohtajilta.’’
Ketteryyttä ostolaskujen hallintaan
Mismon ostolaskujen hallinta ja myyntilaskutus kävelevät käsi kädessä, sillä yrityksen periaatteena on, että kaikki ostot kohdistetaan työlle ennen kuin niitä laitetaan maksatukseen. Ostolaskujen hyväksyntä ja kohdistaminen työlle on itse ostajien vastuulla. Evelian selainpohjaisuus mahdollistaa tällaisten asioiden hoitamisen helposti liikkeellä ollessa, jonka johdosta asiat tulee hoidettua nopeammin eivätkä ne kasaannu esimerkiksi loppuviikolle. Tällä on ollut olennainen vaikutus myös Mismon kassankierron ketteryyteen.
‘’Meille tulee useita ostolaskuja päivässä. Ellei ostolaskuja käsitellä nopeasti, hidastaa se heti kassankiertoa. Eveliaa kun käyttää puhelimella, on se aina mukana ja ostolaskuja on käsittelemässä useampi henkilö. Näin ostolaskut saadaan käsiteltyä aina päivän mittaan, eikä käsittelemättömien ostolaskujen lista kasva ikinä liian suureksi, vaan on hyvin hallittavissa.’’
Nykyaikaisuudesta hyötyä myös toimistolla
Puhelinkäyttöisyyden ansiosta asiat eivät jää roikkumaan, vaan ne tehdään ja kirjataan paikasta ja ajasta riippumatta. Vaikka selainpohjaisuus tuokin suurimman edun siinä, että se tekee Eveliasta paikka- ja laiteriippumattoman, hyödyttää se myös monin tavoin toimistohenkilöiden työtä.
‘’Evelia on nykypäivää. Se sisältää paljon nykyaikaisia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat asioita, joita aiemmin ei pystytty yhtä fiksusti toteuttamaan. Eveliaa voi sen selainpohjaisuuden ansiosta käyttää millä tahansa koneella eikä useamman välilehden ja asian samanaikaikainen avaaminen ole mikään ongelma. Eveliassa on monia pieniä asioita, jotka tekevät siitä sujuvan ja kevyemmän käyttää, mikä taas suuremmassa mittakaavassa säästä merkittävästi meidän toimistohenkilöiden työaikaa.''
Mismolla ollaan tyytyväisiä ohjelmiston vaihdosta
Mismolla ollaan tyytyväisiä päätökseen lähteä vaihtamaan Eveliaan, niin hallinto- kuin asentajapuolella. Pääsyynä tyytyväisyyteen ovat toimivat tukipalvelut, ohjelmiston nykyaikaisuus, helppokäyttöisyys ja luotettavuus.
‘’Evelia vaan on niin paljon helpompi ja luotettavampi. Enää ei tarvitse jokaisen laskurivin katetta käydä aina käsin tarkistamassa, kun kaikki toimii. Luotto ohjelmistoon helpottaa huomattavasti tekemistä.’’
‘’Näin taloushallinnon ammattilaisen näkökulmasta on Eveliassa paljon hyvää ihan sen helppokäyttöisyydestä ja nykyaikaisuudesta johtuen. Sähköiset rajapinnat toimivat ongelmitta ja selainpohjaisuus tuo helppoutta ihan siihen ohjelmiston päivittäiseen käyttöön. Suurena plussana myös toki se, että omia kehitysideoita voi tuoda esiin, joita myös Evelian puolesta on toteutettu.’’