Evelialla reaaliaikaisempi tiedonkulku
Valokaaripalvelu K & H Oy on vuonna 2006 kahden kaveruksen, Santtu Kolarin ja Jori Huovisen, perustama sähköalan yritys. Viisi henkilöä työllistävä vantaalainen yritys tarjoaa palveluita niin yrityksille kuin yksityishenkilöille, aina urakoinnista sähkösuunnitteluun, kuntotutkimuksiin sekä rakennusautomaatioihin.
‘’Yrityksemme on kasvanut vuosien varrella vakaasti tasaiseen tahtiin. Ensimmäiset vuodet toimimme yrityksessä kahdestaan, mutta vuonna 2011 palkkasimme ensimmäiset työntekijät, joita nyt meillä on yhteensä kolme. Toimimme pääasiallisesti Uudenmaan alueella ja prosentuaalisesti työmme jakautuvat 80/20 yritys- ja yksityisasiakkaiden välillä. Teemme kiinteistö- ja yritysasiakaspuolella paljon esimerkiksi sähköautojen latauspisteiden, savunpoistolaitteistojen ja katto- sekä ulkoalueiden sulanapitojärjestelmien asennuksia, sekä yksityisasiakaspuolella esimerkiksi perinteisiä huoneistojen ja omakotitalojen sähköurakoita. Yrityksemme vahvuuksiin kuuluu joustava, ratkaisu- ja asiakaslähtöinen ajattelumalli, josta pyrimme aina pitämään kiinni kaikessa, mitä teemme.’’
Tarve selainpohjaisuudelle sai vaihtamaan ohjelmistoa
Yrityksellä on ollut käytössään alakohtainen laskutusohjelmisto jo vuodesta 2009 saakka. Kyseinen ohjelmisto palveli hyvin yrityksen tarpeita usean vuoden ajan, mutta viime aikoina alkoi vanhan ohjelmiston serveripohjaisuus haitata yrityksen toimintojen nykyaikaistamista, jonka vuoksi uutta ratkaisua lähdettiin hakemaan.
‘’Suurin syy ohjelmiston vaihdolle oli se, että halusimme sellaisen ohjelmiston, joka toimii täysin selaimessa, ettei etäyhteyksiä enää tarvitsisi ja ohjelmistoa voisi käyttää laitteella kuin laitteella.’’
Muutamia ohjelmistoja kartoitettuaan päätyivät yrittäjät Eveliaan, joka otettiin yrityksen käyttöön vuoden 2020 heinäkuussa.
‘’Ennen Eveliaan päätymistä kartoitimme muutamia alalle suunnattuja vaihtoehtoja, joista Evelia vei kuitenkin voiton. Pääsyy siihen, miksi päädyimme Eveliaan, oli se, että se oli selainpohjainen. Toki Eveliassa loksahti paikoilleen myös moni muukin asia, kuten se, että se sisälsi kaikki ne ominaisuudet, joita tarvitsemme, hinta oli kohdillaan, sekä koimme sen käytön soveltuvan reaaliaikaisuuden ja helppokäyttöisyyden takia meille parhaiten.’’
Evelialla käyttöönoton kanssa ei jää yksin
Ohjelmiston vaihtoa vieroksutaan usein sen takia, että sen ajatellaan vievän liian paljon aikaa, mitä useimmissa yrityksissä ei hirveästi ylimääräistä ole. Ohjelmiston vaihto voi oikein hoidettuna kuitenkin olla melko helppo prosessi, varsinkin kun ohjelmiston tarjoajan puolesta yrittäjää ei jätetä asian kanssa yksin. Myöskään Valokaaripalvelu K&H Oy:llä ei koettu jäävän yksin itse vaihtoprosessissa, kun Evelia oli vaihdossa aktiivisesti mukana.
‘’Ohjelmiston vaihto oli loppujen lopuksi melko kivuton homma. Alkuun tutustuin Eveliaan hieman itsekseni, jonka lisäksi kävimme sitten Viljamin, Evelian myyjän kanssa, tuota ohjelmistoa ja sen ominaisuuksia tarkemmin läpi. Myös asentajille pidettiin etäyhteyden välityksellä koulutus, jossa käytiin läpi työ- ja tarvikekirjauksia, sekä palkkoja. Ei siinä missään vaiheessa tarvinnut pelätä, että vaihdon kanssa olisi yksin jäänyt. Apua ja tukea sai aina, kun sitä tarvitsi. Toki myös vaihtoon liittyvät tiedonsiirrot hoidettiin Evelian puolelta, jonka johdosta itselle se suurin työosuus oli se uuden opettelu.’’
Reaaliaikaisempi tiedonkulku
Valokaaripalvelu K & H Oy:ssä on tiedostettu jo vuosia sähköisyyden merkitys toiminnan tehokkuuteen. Tämän vuoksi yrityksessä on pyritty sähköistämään kaikki mahdollinen jo useamman vuoden ajan. Evelian käyttöönoton myötä olikin selvää, että ohjelmisto otettaisiin koko yrityksen käyttöön saman tien, jotta selainpohjaisuudesta ja mobiilikäyttöisyydestä saataisiin kaikki heti irti.
‘’Siirryimme kokonaan paperittomaan laskutukseen, ostojen hallintaan ja työkirjauksiin vuonna 2014. Käytössämme oli siis jo aiemmassa ohjelmistossa mobiilisovellus, jonka vuoksi Eveliaa otettaessa käyttöön oli selvää, että ohjelmiston käyttöönottoa ei tehtäisi vaiheittain, vaan se otettaisiin saman tien kaikkien käyttöön.’’
Vaikka Evelia toimiikin selaimessa, eli sitä voidaan käyttää myös tabletilla ja puhelimella, helpottaa kentällä tehtäviä työkirjauksia Evelia Work –sovellus. Vaikka aiemmin työkirjaukset tehtiinkin mobiilissa, ei tiedot siirtyneet reaaliajassa sovelluksesta itse laskutusohjelmistoon, jonka vuoksi kirjaukset eivät myöskään näkyneet muille käyttäjille samanaikaisesti. Evelian myötä sisäisen tiedon liikkuminen on reaaliaikaistunut entisestään, josta on konkreettista hyötyä esimerkiksi uusien töiden jakamisessa kuin myös siinä, ettei tietojen siirtoon sovelluksesta ohjelmistoon kulu enää yrittäjien aikaa, kun kaikki hoituu automatisoidusti. Näiden asioiden lisäksi mahdollisuus käyttää ohjelmistoa yhtäaikaisesti useammalla laitteella on helpottanut sekä yrittäjän että työntekijöiden arkea.
‘’Evelia Work –sovelluksen julkaisemisen jälkeen, on mobiilikäyttö helpottunut entisestään. Nykyään, kun asentaja tekee uuden työkirjauksen, dokumentoinnin tai lisää kuitin, näkyy se saman tien kaikille käyttäjille. Reaaliaikaisuudesta ja selainpohjaisuudesta on ollut suuri hyöty myös uusien töiden hallintaan. Nykyään uusien töiden luonti ohjelmistoon ei enää ole vain minun vastuulla, vaan asentajat voivat myös itse luoda uusia töitä, asiakkaita ja kohteita liikkeellä ollessakin. Kyllähän se helpottaa, kun enää ei ole riippuvainen siitä toimiston tietokoneesta. Nykyään asiat saadaan hoidettua saman tien pois alta, olinpa minä tai asentajat missä tahansa. Riittää, kun on puhelin mukana ja hommat hoituu.’’
’’Nykyään asiat saadaan hoidettua saman tien pois alta, olinpa minä tai asentajat missä tahansa. Riittää, kun on puhelin mukana ja hommat hoituu.’’ – Santtu Kolari
Nopeiden toimistotöiden hoitaminen ei enää vaadi tietokonetta
Aiemman ohjelmiston serveripohjaisuus näkyi vahvasti myös toimistotöiden hitaudessa. Nykyään selainpohjaisella Evelialla pienet hommat saadaan hoidettua nopeasti pois alta, vaikkapa puhelimella, jonka johdosta aikaa ei enää tarvitse käyttää tietokoneen käynnistämiseen tai toimistossa istumiseen vain muutaman myynti- tai ostolaskun takia.
‘’Enää minun ei tarvitse avata tietokonetta jokaisen pienen homman takia. Yrittäjällä kun on muutenkin vähän vapaa-aikaa, niin kyllähän se on sen kaiken väärti, jos niistä toimistohommista saadaan vähänkin pois. Nykyään kun ostolasku saapuu Eveliaan, saa sen hyväksyttyä ja maksettua helposti muutamassa minuutissa puhelimella, vaikka kotipihalla autossa istuen. Aiemmin piti ensin avata tietokone, odottaa että se käynnistyy ja sitten vielä piti odotella, että itse laskutusohjelma latasi itsensä auki. Kyllähän nämä perus laskujen hallinnat hoituvat nykyään huomattavasti helpommin ja nopeammin.’’
’’Nykyään kun ostolasku saapuu Eveliaan, saa sen hyväksyttyä ja maksettua helposti muutamassa minuutissa puhelimella, vaikka kotipihalla autossa istuen.’’ – Santtu Kolari
Evelia nykyaikainen ja kokonaisvaltainen ratkaisu
Yrittäjän mukaan Evelia on nykyaikainen ja kokonaisvaltainen ratkaisu, jolla on saatu merkittäviä hyötyjä yrityksen toiminnan helpottamiseen ja tehostamiseen.
‘’Evelian ansiosta toimisto kulkee koko ajan mukana. Nykyään asiat saadaan hoidettua reaaliaikaisesti ja aiempaa huomattavasti nopeammin. Ohjelmistosta löytyy laajasti kaikki tämän alan yrityksille tarpeelliset toiminnot, jonka ansiosta meilläkin kaikki on nykyään keskitetty tähän yhteen ohjelmistoon. Se helpottaa asioiden hallitsemista, säästää aikaa ja onhan se myös edullisempaa, kun käytössä ei tarvitse enää olla esimerkiksi erillistä ohjelmaa kuittiskannerille tai tarjouslaskennalle, kun kaikki nämä löytyvät yhdestä ja samasta paikasta. Minä en puhu enää ohjelmasta vaan palvelusta, joka meillä on käytössä.’’