Kun ruutuvihko vaihtuu puhelimeen
Putkiasennus Virpinen, on Pirkanmaalla ja Tampereen seudulla palveleva talotekniikka-alan yritys. Yrityksen palvelut koostuvat perinteisistä putkifirman töistä, kuten LVI-asennuksista, -huolloista sekä -korjauksista. Töitä tehdään aina yksityisasiakkaista yritysasiakkaisiin niin uudis- kuin remonttikohteissa. Tällä hetkellä yritys panostaa yhä enenemissä määrin nimenomaan lämpöremontteihin.
Uuden ohjelmiston kartoittaminen kävi kuin vahingossa
Putkiasennus Virpinen perustajalta, Jesse Virpiseltä, löytyy alan kokemusta jo useammalta vuodelta, vaikka itse yritys onkin vasta nelisen vuotta vanha. Ennen Putkiasennus Virpisen perustamista, työskenteli Jesse isänsä firmassa, jonka jalanjälkiä seuraten, ryhtyi myös hän yrittäjäksi.
Ennen Eveliaan siirtymistä oli Putkiasennus Virpisellä käytössä alakohtainen laskutusohjelmisto, joka oli yrittäjälle tuttu jo isänsä yrityksestä. Uutta yritystä perustaessa oli saman ohjelmiston käyttö selkeä valinta, sillä se palveli alan yrityksiä, eikä uusia toimintoja tarvinnut lähteä sen enempää opettelemaan.
Ohjelmiston vaihtoprosessi sai kuitenkin alkunsa, kun Jesse tutustui Eveliaan ystävänsä kautta, jolla se oli jo käytössä. Yrityksen silloinen ohjelmisto oli ollut helppo valinta, mutta nyt Jesse koki, että olisi aika päivittää uuteen, paremmin yrityksen tarpeita palvelevaan ohjelmistoon.
”Kaverillani oli Evelia käytössä ja hän esitteli sen toimintoja minulle. Evelia vaikutti heti todella fiksulta ja helppokäyttöiseltä vaihtoehdolta, että ohjelmiston vaihtamisen kynnys ei enää tuntunutkaan niin suurelta. Evelia näytti siltä, että minäkin voisin oppia helposti sitä käyttämään, vaikka en todellakaan ole mikään haka näiden teknologiavehkeiden kanssa.”
Helppo vaihtoprosessi
Vaihto Eveliaan tapahtui vuoden 2019 talvena. Evelian käyttöönoton helppous yllätti yrittäjän positiivisesti, kun kaikki hoitui Evelian kautta niin mutkattomasti ja apu oli aina saatavilla.
‘’Aluksi oli kattava käyttöönottokoulutus, jossa ohjelmisto käytiin minulle läpi. Koulutus oli todella konkreettinen ja teimmekin siinä jo muutamat oikeat laskut yhdessä. Koulutus oli myös todella laaja. Kävimme kaikki Evelian toiminnot läpi ja keskityimme toki eniten niihin minulle tärkeimpiin osioihin.’’
Totuttelu uuteen ohjelmistoon kesti pari kuukautta, jonka jälkeen käyttö sujui jo täysin mutkattomasti. Uuden ohjelmiston käyttöä on, yrittäjän mukaan, helpottanut Evelialta saatava tuki.
”Evelian tuki toimii. Aina olen avun saanut, joko puhelimella tai chatin kautta, kun sitä on vaan tarvinnut.” – Jesse Virpinen
”Evelian tuki toimii. Aina olen avun saanut, joko puhelimella tai chatin kautta, kun sitä on vaan tarvinnut. Varsinkin tuo Evelian tukichatti on todella näppärä. Sinne voi pienellä kynnyksellä laittaa viestiä suoraan ohjelmasta. Vastaukset saa aina myös todella nopeasti. Kun minulla on kiire ja laskut pitää saada lähtemään, ei siinä ole aikaa odotella, että joku soittaisi takaisin päivän tai parin päästä.’’
Kun ruutuvihko vaihtuu puhelimeen
Yrityksen toimitavat työ- ja tarvikekirjauksien suhteen tekivät täyskäännöksen. Aiemmat toimitavat muistuttivat enemmän 90-lukua, kun taas nyt yrityksessä hyödynnetään 2000-luvun teknologiaa. Paperilappuset ovat vaihtuneet puhelimeen, jonka ansiosta kirjaukset ja tiedon siirtyminen on saatu reaaliaikaistettua.
‘’No onhan asiat muuttuneet paljon Evelian käyttöönoton myötä aivan kirjauksista lähtien, jotka nykyään pystyy tekemään puhelimella suoraan työmaalla. Aiemmin kirjattiin tarvikkeet ja tunnit ihan vaan ruutuvihkoon ja eihän niistä oikein aina saanut edes selvää, että mikä oli mikäkin. Kyllähän niitä lappusia aina välillä myös hukkui matkan varrella ja varmasti on asioita jäänyt laskuttamatta.’’
Kirjausten reaaliaikaistumisen myötä, on myös yrityksen laskutusprosessi muuttunut tarkemmaksi, nopeammaksi ja varmemmaksi.
‘’En osaa sanoa, kuinka paljon jäi rahaa aina vuodessa saamatta, varmasti jäi jonkun verran. Välillä unohtui kirjata asiat sinne laskutusohjelmaan, eikä ne sitten tietenkään laskullekaan koskaan päätyneet.
Välillä kiireisinä päivinä tuli tehtyä nopeasti joku keikka, jota ei koskaan kirjattu mihinkään ylös. Noh kyllähän tämä sitten johti siihen, että välillä nämä nopeat keikat unohtuivat kokonaan laskuttaa. Nyt Evelian kanssa tätä ongelmaa ei enää ole, kun työt ovat aina siellä ylhäällä. Vaikka olisi kiire päivä, saa sen uuden työn luotua sinne vaikka liikkeellä ollessa, eikä se tämän jälkeen enää pääse unohtumaan, kun se työ pysyy avoimena niin kauan, kunnes sen sieltä hoitaa laskuksi saakka. Onhan se kirjaaminen nykyään paljon helpompaa ja kyllähän se vuositasolla voi tulla melko kalliiksi yritykselle, jos laskuja jää aina silloin tällöin laskuttamatta.’’
Helpotusta sisäiseen kommunikaatioon
Yritys työllistää tällä hetkellä yrittäjän lisäksi myös yhden vakituisen asentajan. Myös aliurakoitsijoiden hyödyntäminen kuuluu yrityksen arkeen. Töistä viestiminen yrittäjän ja työntekijän välillä on helpottunut, kun kaikki töihin liittyvä viestintä ja informaatio hoituvat suoraan Eveliassa. Yrityksen työntekijäkin on ollut tyytyväinen, kun mobiilikäyttö on helppoa ja kaikki työhön liittyvä informaatio on aina helposti saatavilla.
''Työntekijäni on ollut kyllä myös tyytyväinen Eveliaan ja sen tuomaan mobiilikäyttöön. Kyllähän se häntäkin helpottaa, kun Eveliasta näkee helposti kaikki tulevat keikat, niiden tarkat osoitteet ja tiedot.’’
Uusi ohjelmisto, Evelia, on keskittänyt kaiken yrityksen informaation yhteen paikkaan niin, että se on aina kaikkien saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Informaation keskittämisellä on saatu helpotusta ja joustavuutta koko yrityksen toimintaan, varsinkin niihin tilanteisiin, ku asioista ei päästä keskustelemaan kasvotusten.
”Evelia on helpottanut yrityksen töiden hallinnointia ja niistä kommunikointia huomattavasti. Nykyään näen helposti yhdestä paikasta kaikki tarvittavat asiat ja töiden jakaminen onnistuu helposti myös etänä. Enää ei tarvitse myöskään viestitellä töistä, kun ne saadaan jaettua helposti Evelian kautta. Viesteissä oli se ongelma, että ne tiedot usein hukkuivat sinne ja siinä oli aina vaarana, että työ unohtuu.’’
Vaikka yrittäjä olisi itse toimistolla tai lomalla, näkee hän silti reaaliajassa, mitä työmailla tapahtuu. Tämän ansiosta saadaan myös laskut lähetettyä asiakkaille heti, eikä laskuttaminen unohdu tai viivästy.
‘’Kaikesta on nykyään paremmin ajan tasalla – olin minä sitten lomalla pohjoisessa tai toimistolla.’’ – Jesse Virpinen
Automatisaatiolla reaaliaikaisempaa ja tarkempaa seurantaa
Eveliassa parasta on, yrittäjän mukaan, erityisesti myyntireskontran toimivuus, jonka ansiosta yrittäjä pysyy nykyään paremmin kartalla yrityksen todellisesta tilanteesta. Laskutuksen sähköistymisen myötä, on laskujen perille saapumiseen saatu myös aiempaa enemmän varmuutta. Sähköiset laskut saapuvat loppuasiakkaalle myös paljon aiempaa nopeammin, millä on selkeä positiivinen vaikutus kassan kiertoon. Laskutuksen sujuvuus näkyy myös ajallisena säästönä.
”Meille se suurin ja tärkein juttu Eveliassa on ollut toimiva myyntireskontra. Se, että näkee helposti, mitkä maksut ovat ajan tasalla, mitkä myöhässä ja yhdellä napin painalluksella saa muistutuksen lähetettyä.
Aiempaan ohjelmistoon ei tullut myyntilaskujen suorituksia näkyviin, jonka takia jouduin tulostamaan pääkirjan ja otin verkkopankin auki ja aloin seuraamaan läpi maksusuorituksia. Siinä oli aina ihan järjetön talkoo, kun sitä alkoi tekemään. Eveliassa näkee helposti, paljonko rahaa on tulossa, eikä tarvitse enää itse laskeskella mitään. Seurannasta on tullut paljon tarkempaa ja reaaliaikaisempaa. Tämä mahdollistaa toki myös sen, että asioihin pystytään nykyään reagoimaan paljon aiempaa nopeammin.’’
Laskutusohjelman ohella vaihtui myös kirjanpitotoimisto
Putkiasennus Virpisen kirjanpito siirtyi Evelian käyttöönoton myötä Evelia Tileille. Nykyaikainen tilitoimisto on tuonut yritykselle kustannussäästöjä eikä kirjanpito enää työllistä yrittäjää samalla tavalla kuin aiemmin.
”Aiemmin kaikki asiakirjat piti itse viedä fyysisessä muodossa tilitoimistoon, johon toki kului aina oma aikansa. Enää minun ei tarvitse tehdä oikeastaan mitään kirjanpidon eteen. Uusi kirjanpitäjämme hakee kaikki tarvittavat tiedot suoraan Eveliasta. Se hoituu nykyään ihan itsestään, eikä minun tarvitse enää hukata omaa aikaani siihen.”
Nykyaikaistamalla kirjanpidollisia rutiineja, on myös kirjanpitokustannukset saatu ajettua paljon aiempaa alemmas.
‘’Kirjanpitokustannukset ovat nykyisin paljon aiempaa alhaisemmat. Onhan se hienoa, kun omat työt ovat tämän suhteen vähentyneet ja rahaakin säästyy.’’
Eveliassa kaikki tarpeellinen ja enemmän
Yrittäjän mukaan Eveliassa on parasta nimenomaan sen helppokäyttöisyys ja selkeys. Ohjelmistossa on kaikki, mitä yritys tarvitsee. Eveliaa kehitetään jatkuvasti asiakkaiden tarpeiden suhteen, jonka vuoksi yrittäjä uskoo sen palvelevan yrityksensä tarpeita myös tulevaisuudessa.
”Eveliassa ei ole mitään, mikä puuttuisi tai olisi vialla. Kaikki toiminnot ovat riittäneet enemmän kuin hyvin. Onhan siellä myös sellaisia toimintoja, joita en vielä ole edes ottanut käyttöönkään. Kyllä tätä voi suositella ihan kenelle tahansa tämän alan yritykselle – niin pienelle kuin suurelle.’’