Ohjelmiston vaihto suuri harppaus nykyaikaan
Riihikosken Sähkö on vuonna 1992 perustettu neljän hengen sähköfirma. Yrityksestä löytyy vuosien tuoma vankka ja laaja kokemus alan töistä, jonka vuoksi palvelut sijoittuvat niin teollisuuden, maatalouden kuin kotitalouksien sähkötöihin. Erikoisosaamista yritykseltä löytyy varsinkin puutarhojen sähköistyksistä, jotka koostavatkin noin 75% kaikista yrityksen töistä. Tämän lisäksi yritykseltä löytyy S1-luvat, joiden valtuuttamina yritys palvelee asiakkaitaan myös käytönjohtajuuspalveluin.
Tavoitteena helpompi laskutus
Yrittäjä, Pekka Koho, on työskennellyt yrityksessä jo parisenkymmentä vuotta ja siirtyi yrityksen vetovastuuseen noin viisi vuotta sitten isänsä jalanjälkiä seuraten. Yrityksessä on alusta alkaen panostettu toimiviin työkaluihin, jonka vuoksi myös laskutuksessa on hyödynnetty alalle suunnattua laskutusohjelmistoa jo yrityksen ensimetreiltä lähtien.
‘’Vanha ohjelmistomme oli käytössämme kauan ja palveli meitä pitkän ajan. Viime aikoina se ei enää kuitenkaan palvellut minua yrittäjänä niin kuin sen olisi pitänyt. Laskutusprosessit alkoivat käydä turhan raskaiksi, jonka vuoksi lähdinkin etsimään tähän helpotusta. Tavoitteena oli löytää uusi ohjelma, jonka avulla laskutus helpottuisi ja nopeutuisi niin, ettei paperitöitä tarvitsisi enää puskea useita tunteja iltaisin normaalin työpäivän jälkeen.’’
Ohjelmiston vaihto suuri harppaus nykyaikaan
Yrittäjän kartoittaessa uusia ohjelmistoja, törmäsi hän Eveliaan netissä. Ohjelmiston nykyaikaisuus herätti yrittäjän kiinnostuksen, joka vahvistui entisestään etätapaamisen jälkeen. Pekka oli myyty nykyaikaisuuden lisäksi myös ohjelmiston nopeasta kehitystahdista. Vuodenvaihteessa 2020 siirtyikin Riihikosken Sähkö Evelian asiakkaaksi, jonka myötä yrityksen toiminnot ovat sähköistyneet kertaheitolla laskutuksesta kirjanpitoon.
Uusi ohjelmisto, Evelia, on antanut Riihikosken Sähkölle paremmat eväät sähköisempään toimintaan, mutta samalla myös motivoinut yritystä uudistamaan omia toimitapojaan. Nykyään toimistotyöt hoituvatkin huomattavasti aiempaa sähköisemmin, joka on helpottanut paperitöiden hallintaa säästäen yrittäjän aikaa ja rahaa.
“Kaikki ylimääräinen paperisota – sen minä halusin pois ja Evelian myötä se on vihdoin onnistunut.” – Pekka Koho
Taloushallinnon sähköistämisestä kokonaisvaltaista helpotusta
Laskutus, ostolaskut ja kirjanpidon rutiinit ovat taloushallinnon pyhä kolminaisuus, joiden jokaisen sujuvuus vaikuttaa toisiinsa. Evelian käyttöönoton myötä Riihikosken Sähkön taloushallinnon rutiinit ovat sähköistyneet huomattavasti laajemmin aiempaan verrattuna.
‘’Aiemmin laskin jokaisen tuoterivin hinnat käsin laskimella. Nyt hyödynnän ostolaskujen edelleenlaskutusta, jolloin laskut kohdistuvat laskuriveinä suoraan oikeille töille. Suurin osa käytetyistä ja laskutettavista tavaroista tulee suoraan ostolaskuilta, jonka ansiosta niitä ei enää tarvitse kirjata käsin.’’
Myös verkkolaskujen hyödyntäminen on lisääntynyt yrityksessä merkittävästi.
“Pääsääntöisesti laskut lähtee nykyään verkkolaskuina. Lähtihän meiltä jonkin verran sähköisiä laskuja jo aiemmallakin ohjelmistolla, mutta nykyään täysin eri mittakaavassa. Evelian myötä olen alkanut ajamaan yritystämme siihen suuntaan, että kaikki menisi sähköisessä muodossa. Onhan se paljon yksinkertaisempi, helpompi ja nopeampi tapa toimia.’’
Nykyään nopeammin hoituvan laskutuksen ansiosta, on aiemmin tukalalta tuntunut laskutus muuttunut mukavaksi puuhaksi.
“Laskutukseen kuluu nykyään selkeästi vähemmän työtunteja. Mikäli jokin asia on liian vaikeaa ja työlästä, tulee siitä helposti vastenmielistä puuhaa. Onneksi tällaista ei enää tarvitse miettiä, kun laskutuksesta on tullut Evelian myötä helpompaa ja jopa ihan mukavaa puuhaa.’’
Laskutuksesta miellyttävämpää on tehnyt myös Evelian selainpohjaisuus.
‘’Erityisesti minua miellyttää Eveliassa se, kun laskut saa nykyään lähtemään missä vain. Aiemmin piti istua aina tietokoneen äärellä. Nyt kun Evelia toimii selaimessa, voi ‘’paperit’’ naputella kondikseen vaikka kotisohvalla istuskellen. ‘’
Laskutuksen ja ostolaskujen lisäksi myös käteis- ja korttiostojen arkistoinnissa on siirrytty sähköiseen muotoon.
“Kuittiskanneri otettiin myös Eveliasta käyttöön. Kuvat kuiteista lisään Eveliaan ensin puhelimella ja tarkemmat tiedot lisään sitten myöhemmin koneella, ellei niitä siinä oston yhteydessä tule kirjattua. Enää ei tarvitse niitäkään säilytellä ja kärrätä kirjanpitäjälle paperisena. Pysyy myös kuitit helpommin tallessa.’’
Eroon kirjanpidon paperirumbasta
“Siitä huolimatta, että laskut tuli aiemmin koneelle, oli minulla silti fyysiset mapit, joissa säilytin kaikkia osto- ja myyntilaskuja, sekä kuitteja. Kerran kuukaudessa kiikutin mapit sitten kirjanpitäjälle, jonka perusteella kirjanpito tehtiin.’’
Evelian ja toimintojen sähköistymisen ansiosta, on Riihikosken Sähkö päässyt kokonaan eroon kuukausittaisesti kirjanpidon paperirumbasta.
'’Nykyään minun ei tarvitse nähdä kirjanpitäjää lainkaan, ellen siellä erikseen halua käydä. Evelian myötä olen päässyt eroon kaikesta kirjanpitoon liittyvästä työstä, kun asiat hoituu sähköisesti Eveliassa, johon kirjanpitäjälläni on pääsy. Kirjanpitäjän työtä taas Eveliassa helpottaa integraatio hänen käyttämään kirjanpito-ohjelmaan, jonka ansiosta hänkin saa nykyään ajettua kaikki sähköisesti ohjelmasta toiseen.’’
Evelian käyttö on helppoa myös kirjanpitäjille.
“Kirjanpitäjäni otti muutoksen erittäin hyvin. Hän oli mukana vaihdoksessa heti alusta alkaen. Hän osallistui kanssani Evelian pitämään käyttöönottokoulutukseen, jonka ansiosta se ei ole ollut minun kontollani opettaa häntä käyttämään Eveliaa. Mikäli hänellä tulee käytössä joku tänka på, voi hän itse ottaa suoraan yhteyttä Eveliaan ja saa sieltä tarvittavan avun. Nyt ollaan päästy siihen tilanteeseen, mihin pyrittiinkin – minun työmääräni on minimoitu näiden asioiden suhteen ja pystyn keskittymään enemmän siihen olennaiseen.’’
Ei ostettu vain tuotetta vaan myös palvelua
Pekka Koho kokee yhtenä Evelian suurimpana vahvuutena Evelian mentaliteetin, jonka hän samaistaa omaan yritykseensä – Tyytyväinen asiakas on kaiken keskiössä.
‘’Evelia toimii ihan samalla tavalla, kuin me Riihikosken sähköllä – aina asiakas edellä. Suosittelisin Eveliaa kyllä kelle tahansa, erityisesti sen asiakaspalvelun takia. Se, miten Evelia hoitaa ja palvelee asiakkaitaan on harvinaista. Tällaista asiakaspalvelua saa harvasta paikasta ja se tulikin esiin jo heti alkukättelyssä ja olikin yksi niistä syistä, miksi päädyin Eveliaan.’’
‘’Tällaista asiakaspalvelua saa harvasta paikasta.’’ – Pekka Koho
Jatkuva asiakkaita kuunteleva kehitys plussaa
Asiakkaiden kuuntelu ja jatkuva kehitys on ohjelmistotaloille ensiarvoisen tärkeää, jotta asiakkaat saadaan pidettyä tyytyväisinä. Tämä onkin yksi Evelian tärkeimmistä arvoista, joka onneksemme on heijastunut vahvasti myös asiakkaisiimme.
‘’Yksi syy, miksi kiinnostuin Eveliasta oli se, kun ensi kerran tutustuin ohjelmistoon tuli vahvasti esiin se, miten ripeä kehitystahti Evelialla on. Se eroaa niin totaalisesti monien muiden vastaavien yritysten strategioista, joissa tyydytään liian helpolla nykyiseen ‘’hyvään’’ tilanteeseen.’’
‘’Evelialle, kun olen antanut kehitysideoita, on niitä ihan oikeasti myös julkaistu. Uusia ominaisuuksia tulee koko ajan. Onhan se mukava seurata vierestä, miten ohjelmisto kehittyy koko ajan yhä paremmaksi ja paremmaksi.’’