‘’Nykyään toimintamme on 95%:sesti sähköistä. Paperilaskuja tulee vielä muutamia sellaisilta, jotka eivät niitä sähköisesti pysty lähettämään, mutta kaikki muu hoidetaan pääasiallisesti sähköisessä muodossa aina töiden jakamisesta, pöytäkirjoihin, tarvikekirjauksiin, laskutukseen ja kirjanpitoon saakka. Kyllähän Evelia on helpottanut tekemistä.’’
Yrityksen toimitavat työ- ja tarvikekirjauksien suhteen tekivät täyskäännöksen Eveliaan vaihdon myötä. ‘’No onhan asiat muuttuneet paljon Evelian käyttöönoton myötä aivan kirjauksista lähtien, jotka nykyään pystyy tekemään puhelimella suoraan työmaalla. Aiemmin kirjattiin tarvikkeet ja tunnit ihan vaan ruutuvihkoon ja eihän niistä oikein aina saanut edes selvää, että mikä oli mikäkin. Kyllähän niitä lappusia aina välillä myös hukkui matkan varrella ja varmasti on asioita jäänyt laskuttamatta.’’
Yrityksen laskutusprosessi teki täyskäännöksen ohjelmiston vaihdon myötä, kun tekeminen helpottui ja vaihdon tuoma motivaatio kehittää yrityksen toimintoja iski molempiin yrittäjiin. ‘’Suurin muutos, mikä meillä on tapahtunut nyt Evelian kanssa on se, että laskut lähtee ajallaan ja työt on listattuna ja helposti nähtävissä koko ajan. Se on ihan selkeä taloudellinen etu. Monesti lasku on lähtenyt asiakkaalle jo ennen kuin on itse edes hävinnyt tontilta.’’
VirtaWorks Oy:n toiminta on tehostunut huomattavasti Evelian käyttöönoton myötä. Suurimmat hyödyt näkyvät etenkin laskutuksen ja ostoreskontran hallinnassa, jota toimintojen sähköistäminen ja automatisointi ovat helpottaneet ja vauhdittaneet. ‘’Evelia on helppo tapa saada paperiasiat kerralla kuntoon. Mobiilikirjauksien ansiosta tarvikkeet ja tunnit saadaan nykyään suoraan laskuriveiksi, eikä tuplakirjauksia tarvita.”
‘’Jos sulla on tabletti autossa mukana, voi Evelialla tehdä laskun vaikka heti siinä liikkeellä ollessa. Kyllähän se helpottaa tekemistä, kun on tällainen mahdollisuus. Tämän lisäksi myös Evelian työkirjaukset ovat niin hyvin ja selkeästi siellä ohjelmistossa, että myös meidän asentajat ovat tykästyneet ja kehuneet sen käyttöä. Tämä tottakai alentaa kynnystä käyttää sitä ohjelmistoa ja näin ollen asiat saadaan hoidettua paljon reaaliaikaisemmin ja helpommin.’’
Yrityksille on tärkeää aina aika ajoin tarkastella omia toimitapojaan, jotta kehityksestä ei jäädä jälkeen. Mikäli jokin ei toimi, löytyy siihen yleensä aina jokin fiksumpi tapa, mikäli jaksaa sen vain etsiä. Uudet työkalut, kuten esimerkiksi uusi toiminnanohjausohjelmisto, antavat oivan tilaisuuden tarkastella, missä kunnossa yrityksen toimitavat ja prosessit tällä hetkellä ovat ja olisiko niissä kenties jotain parannettavaa. Eveliaan vaihto antoi myös Mismolle oivan mahdollisuuden käydä läpi silloiset toimitapansa ja niiden kannattavuuden.
Yrittäjät, Lauri Knuutila ja Mikko Nieminen, päättivät hankkia kunnollisen ohjelmiston jo heti alusta alkaen, sillä näin asiat saatiin hoidettua tehokkaasti alusta saakka. ‘’Halusimme jo heti alusta alkaen käyttöömme mahdollisimman kokonaisvaltaisen ohjelman, jotta asiat pystyttäisiin keskittämään yhteen paikkaan. Tämä tekee asioiden hallinnoimisesta helpompaa ja onhan se myös kustannustehokkaampaa käyttää yhtä ohjelmistoa useamman sijasta.”
Jani lähti vaihtamaan ohjelmistoa, sillä aiempi ohjelmisto oli ominaisuuksiin ja sen toiminnallisuuteen verrattuna turhan kallis. Uutta ohjelmistoa etsittäessä mentiin ensin hinta edellä, mutta melko nopeasti tuli mukaan myös muita tärkeämpiä kriteereitä. Lopulta yritys päätyikin vaihtamaan ominaisuuksiltaan laajempaan ja helppokäyttöisempään ohjelmistoon, Eveliaan, jonka myötä laskutukseen on tullut selkeää ajallista helpotusta, ohjelmiston helppokäyttöisyyden, selainpohjaisuuden ja verkkolaskutuksen kautta.
Evelian automatisoidut toiminnot ja helppo käyttöjärjestelmä tukevat yrityksen tehokasta toimintaa. Yrittäjän mukaan, ei hänen enää tarvitse olla yhtä naimisissa toimistotöiden kanssa kuin aiemmin, sillä asiat hoituvat nyt helpommin ja nopeammin. ”Kaikki ylimääräinen edestakas jumppaaminen ohjelmistossa on turhaa ajan haaskaamista, koska aika on rahaa. Välillä tuntuu kuin olisi työn kanssa naimisissa niin kyllä se kaikki ajallinen säätö, jonka voi vaan saada, on enemmän kuin tervetullutta.’’
Harkitsetko uutta ohjelmistoa? Kaipaatko lisätietoa siitä, ratkaiseeko meidän ohjelmamme nykyiset ongelmakohtasi? Demoesittelyssä keskitymme käymään läpi erityisesti ne ohjelmiston ominaisuudet, joita teidän yrityksenne päivittäisessä työssään tarvitsee.