Eveliassa pystyy kohdistamaan hyvityslaskuja saapuneisiin ostolaskuihin. Varmista, että saajan tiedoissa ’Laskutuksen sähköposti’ – kentässä on sähköpostiosoite, jotta hyvityslaskun käytöstä lähtee tieto saajalle.

• Avaa hyvityslaskun tiedot ja hyväksy se maksuluvan kanssa. Tämän jälkeen se tulee käytettäväksi ostolaskun maksun yhteydessä.
• Hyvitystä käytettäessä sinulla on mahdollisuus lähettää tieto hyvityksen käytöstä sähköpostitse saajalle (Lähetä saajalle sähköpostia hyvityslaskun käytöstä). Tätä kannattaa hyödyntää aina kun mahdollista.
• Osoitteen voit täyttää valmiiksi saajan tietoihin kenttään “Laskutuksen sähköposti”.
• Ohjeet hyvityslaskun käyttöön

• Jos ostolaskun rivejä ei ole vielä tiputettu työlle, uudelleenkohdistaminen onnistuu kyseisen ostolaskun Rivit-välilehdeltä.
• Ruksaa vasemmalta kaikki kohdistettavat rivit (otsikkorivin laatikko valitsee kaikki) ja paina “Kohdista valitut rivit … työlle”-nappia.
• Jos rivit on jo tiputettu työlle, ne pitää poistaa sieltä ensin.
• Mene työlle ja ala poistamaan rivejä. Lisäkentät/Sisäinen kommentti kertoo miltä ostolaskulta mikäkin rivi on peräisin.
• Poistaessa ei ole väliä, poistetaanko kohdistus siinä samalla. Tärkeintä on se, että ne ovat pois työn riveiltä.
• Kohdista tämän jälkeen yllä olevien ohjeiden mukaisesti.
• Ohjeet kohdistamiseen 

• Antamalla saajalle/toimittajalle työnumeron tai projektinumeron oston yhteydessä, ostolaskun saapuessa rivit kohdistuvat automaattisesti.
• Automaattikohdistus työlle
• Automaattikohdistus projektille

• Avaa Ostot-osion Maksettu-välilehti ja sieltä Suodattimet. Aseta päälle “Näytä myös arkistoidut” ja päivitä.
• Jos ostolaskun saaja/toimittaja on tiedossa, voit käydä tarkastelemassa niitä suoraan saajan takaa Saajat-osiosta.

• Jos ostolaskulla ei ole saatavilla “Hyväksy”- tai “Hylkää”-nappeja, siitä puuttuu todennäköisesti saaja.
• Täytä saajan nimi vasemmalla olevaan kenttään. Jos saaja on jo Evelian rekisterissä, alle pitäisi ilmaantua se vaihtoehto. Uuden saajan kohdalla valitse alta “Lisää: saajan nimi”.
• Jos saaja on jo rekisterissä, mutta se ei automaattisesti täyty ostolaskun tietoihin, on todennäköistä että saajarekisterissä on tuplia, jotka vaikuttavat siihen.
• Ohje tuplien poistamiseen

Eveliassa oleva ominaisuus mahdollistaa ostolaskujen automaattihyväksynnän. Ominaisuus on valittavissa uuden saajan luonnin yhteydessä sekä erikseen päälle laitettavissa jälkeenpäin kun avaat Saaja-osiosta kyseisen saajan tiedot.

• Toistuva maksu luodaan uudesta maksusta. Luo se “Uusi maksu”-napista Ostot-osiossa.
• Maksun yläpalkista löydät sinisen “Muunna toistuvaksi”-napin.
• Ponnahdusikkunassa anna toistuvuussääntö (milloin toistetaan, mihin asti).
• Toistuvuussääntö luo järjestelmään uuden maksun 2 viikkoa siitä kun maksun on määrä tapahtua.
• Jos haluat että maksut tapahtuvat automaattisesti ilman sinun hyväksyntää tai maksulupaa, avaa maksun saajan perustiedot ja ruksaa kohdat “Automaattihyväksyntä” ja “Automaattimaksatus”.
• Automaatteihin voidaan myös asettaa raja jonka yli meneviä summia ei kyseiseltä saajalta automaattisesti päästetä läpi.

• Suoraan tilille maksettu hyvityslasku pitää ensin hyväksyä maksuluvan kanssa, jotta päästään sen Maksut-välilehdelle.
• Maksut-välilehdellä tee käsin uusi kirjaus. Päiväksi tulee se päivä, jolloin raha on tullut tilillesi, tiliksi se pankkitili johon rahat on tulleet ja summaksi laskun summa. Tämän tallentamisen jälkeen hyvityslaskun pitäisi suoriutua loppuun.
• Ohjeet hyvityslaskun käyttöön

• Ostolaskua voi muokata ennen kuin se on lähtenyt maksuun.
• Ostolaskun muokkaamista varten tulee ensin poistaa kaikki Maksut-välilehdellä olevat rivit, jonka jälkeen poista kaikki rivit Hyväksyntä-välilehdellä.
• Lopuksi ostolaskun pitäisi olla “Käsittelemätön”-tilassa ja sen muokkaus on mahdollista Perustietojen “Muokkaa ostolaskua”-napista.

• On mahdollista, että hyväksyntään on lisätty toinen henkilö ja hänelle on asetettu jokin pakollisuus päälle (vihreä Check-merkki suluissa).
• Poista ylimääräiset hyväksynnät listasta, jonka jälkeen ostolaskun pitäisi mennä maksuun.
• Lisätietoja ostolaskuhyväksynnöistä löytyy tästä webinaarista.

• Epäonnistumisen virheviesti löytyy ostolaskun Muistiot-välilehdeltä.
• Jos olet epävarma virheestä, otathan yhteyttä tukeen!

• Evelia tekee Hyväksyntä-välilehdelle maksuvarauksen poistamisen jälkeen automaattisesti maksatuksen estorivin, joka tulee poistaa ennen kuin ostolasku laitetaan uudelleen maksuun.
• Yksinkertaisinta on poistaa kaikki Hyväksyntä-välilehden rivit sen jälkeen kun Maksut-välilehden maksuvaraus on poistettu.