Ohjelmiston vaihdossa on tärkeää itse hankinnan valmistelu ja suunnittelu. Kun vaihtoon on valmistauduttu hyvin ja hankintaa on mietitty perusteellisesti, vaihdon jälkeen tulee pienemmällä todennäköisyydellä samoja vanhoja ongelmia vastaan. Ohjelmiston vaihto voi parhaimmillaan tehostaa yritystoimintaa ja kitkeä pois vanhan ohjelmiston ongelmia, ja juuri siksi valmisteluun kannattaakin panostaa.
Nappaa tästä itsellesi vinkit ohjelmiston vaihdon vaiheisiin, jotka olisi hyvä ottaa huomioon hankinnan valmistelussa. Jos epäröit ylipäätään ohjelmiston vaihtoa, lue aiempi blogimme Ohjelmiston vaihdon myytit.
Älä unohda näitä vaiheita, kun valmistelet hankintaa
Kun hankinnan valmisteluun on käytetty hieman ajatusta, on myös helpompaa pitää kirkkaana mielessä, miksi alun perin lähdettiin vaihtamaan ohjelmistoa. Siksi valmistelu kannattaakin jakaa seuraaviin vaiheisiin.
1. Tee lista ominaisuuksista, jotka uuteen ohjelmistoon haluat
Tämä on kohta, jonka moni ohjelmiston vaihtaja jättää väliin, mutta joka hyvin tehtynä auttaa vaihtopäätöksen muissa vaiheissa. Kun lista on tehty perusteellisesti, sen äärelle voi palata aina uudestaan hankinnan edetessä.
Listalle kirjoitetaan ylös kaikki ominaisuudet, jotka ovat yrityksen toiminnan kannalta tärkeitä. Lisäksi kannattaa listata asioita, joihin olette tyytyväisiä ja toisaalta mihin toivoisitte parannusta. Seuraavat kysymykset voivat auttaa listan teossa:
- Tukeeko nykyinen ohjelmisto yrityksen päivittäistä toimintaa vai rasittaako se sitä? Tekisitkö joitain asioita toisin, jos ohjelmistosi mahdollistaisi sen?
- Mieti, mitä kaikkia toimintoja käytätte ohjelmistossanne tällä hetkellä. Mikä toimii hyvin, ja toisaalta kaivataanko johonkin parannusta? Haetko ohjelmistoa, joka on suunnattu juuri sinun alallesi vai yleisesti kaikille? Entä kirjanpito ja palkanlaskenta? Haluatko pitää nykyisen kirjanpitäjäsi vai vaihtaa ohjelmistotalon yhteistyökumppaniin? Lue täältä vinkit oikean kirjanpitäjän löytämiseen.
- Pohdi myös, miten ohjelmistoa käytetään yrityksen arjessa. Kuinka monta käyttäjää ohjelmistolla on? Tarvitaanko eri käyttäjille eri oikeuksia ohjelmiston eri osiin? Missä ohjelmistoa käytetään? Ovatko käyttäjät fyysisesti eri paikoissa? Asennetaanko ohjelmisto yrityksen koneelle tai palvelimelle vai olisiko kätevämpi ottaa selainpohjainen ohjelmisto, joka toimii selaimessa ja minimoi tekniset ongelmat?
- Lopuksi kirjaa ylös pääkohdat, miksi mietit ohjelmiston vaihtoa. Mitkä ovat tärkeimmät asiat, joihin toivot parannusta? Onko käytettävyys huono? Kaipaatko parempia tukipalveluita? Maksatko ohjelmistostasi liikaa? Puuttuuko ominaisuuksia? Pääkohdat on hyvä kirjoittaa ylös, jotta potentiaalisten vaihtoehtojen selvittäminen on helpompaa.
2. Selvitä useampi eri vaihtoehto
Kun lista on tehty, sinulla pitäisi olla mielessäsi kattava kuva siitä, minkälaista ohjelmistoa etsit, ja mitkä ongelmakohdat haluat välttää. Etsi listan perusteella ohjelmistoja, jotka vastaavat hakemaasi. Ohjelmistoissa on eroja, joten niihin kannattaa tutustua kunnolla. Kirjaa potentiaaliset vaihtoehdot ylös. Tässä vaiheessa voi olla hyvä myös tutustua potentiaalisten vaihtoehtojen asiakasreferensseihin. Ne kertovat paljon ohjelmistosta, ja niistä voi saada hyvin konkreettisia vinkkejä ohjelmiston hyödyistä.
3. Pyydä tarjous
Kun olet kartoittanut kaikki vaihtoehdot, pyydä niistä tarjous. Tarjouksen pyynnön voi jättää viimeiseksikin, mutta toisaalta hinta voi olla yksi hankintaan vaikuttavista tekijöistä, joten testausvaiheessa olisi hyvä olla perillä, missä hintaluokassa vaihtoehtosi liikkuvat.
Liitä tarjouspyyntöihin lista ominaisuuksista, jotka haluat ehdottomasti sisällyttää pakettiisi. Lisäksi kerro käyttäjien määrä ja kuvaa suunnilleen, mitä toimintoja kukin käyttäjä tulisi tarvitsemaan. Muista kysyä myös aloitusmaksuista, käyttöönottoon ja koulutukseen liittyvistä maksuista sekä mahdollisesta irtisanoutumisajasta.
4. Pyydä esittelyitä ja testaa
Demoesittelyssä ohjelmiston myyjä näyttää etäyhteysohjelman avulla sinulle, miten heidän ohjelmistonsa käytännössä toimii. Moni yritys aloittaakin ohjelmiston hankinnan pyytämällä demoesittelyn. Demoesittelystä saa kuitenkin huomattavasti enemmän irti, jos olet tehnyt pohjatyön kunnolla ja osaat kertoa, mitä haluat esittelyssä nähdä. Kerro myös suoraan, mitkä toiminnot juuri sinua erityisesti kiinnostavat. Näin hyödyt itse enemmän esittelyistä!
Jos ohjelmisto tuntuu oikealta jo esittelyssä, pyydä vielä tarvittaessa ohjelmisto itsellesi testailtavaksi.
5. Tee lopullinen valinta
Kun olet kartoittanut sinulle parhaiten sopivimman ohjelmiston, palaa lopuksi vielä kerran alkuperäiseen listaasi ja varmista, että uudessa ohjelmistossa todella täyttyvät ne vaatimukset, jotka olet prosessin alussa kirjoittanut itsellesi ylös. Näin vältyt siltä, ettet ole samassa tilanteessa taas puolen vuoden päästä.
Kun nämä viisi vaihetta ovat hallussa, myös ohjelmiston vaihtaminen sujuu paremmin. Hyvä pohjatyö ja perehtyminen johtavat siihen, että uusi ohjelmisto tukee yritystä niin kuin sen pitääkin. Jäikö vielä mietityttämään, miten kartoitat nykytilanteesi ja uuden ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet? Lataa opas nykytilanteen ja ohjelmiston kartoittamiseen täältä.
