Laskutusohjelma, Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Välillä sitä vihaa ja välillä taas rakastaa, mutta kun ohjelmiston kanssa kulutettu ylimääräinen aika alkaa nakertaa jo tuottavuutta, eikö olisi aika tutkia muita vaihtoehtoja?
Tässä blogitekstisarjassa avaamme, ohjelmiston vaihtoon liittyviä ajatuksia. Käymme läpi yleisimmät tabut ohjelmistonvaihtoon liittyen, kerromme, miten pääset alkuun vaihtamisprosessissa ja lopuksi kuvaamme vaihtamisprosessin kulun.
Ohjelmisto on yrityksille jokapäiväinen työkalu siinä missä pora asentajalle tai imuri siivoojalle. Kun työkalun kunto alkaa vaikuttaa työtahtiin ja sitä kautta kannattavuuteen, on parempi sijoittaa uuteen työkaluun. Mutta miten pääset alkuun ja millä perusteella teet päätöksen uuden ohjelmiston hankkimisesta? Alla lyhyt viiden kohdan ohjeistus, jonka avulla varmistat mahdollisimman oikean valinnna, eikä sinun tarvitse katua päätöstäsi heti puolen vuoden jälkeen.
1. Tee lista
Tämä on kohta, jonka liian moni ohjelmiston vaihtaja jättää väliin, mutta joka hyvin tehtynä auttaa huomattavasti vaihtopäätöksen muissa vaiheissa. Kun lista on tehty kunnolla, voit palata siihen aina uudestaan hankinnan edetessä. Listalle kirjoitetaan ylös kaikki ominaisuudet, joita tällä hetkellä käytätte tai joita toivoisitte voivanne käyttää sekä asiat, joihin olette tyytyväisiä ja joihin toivoisitte parannusta. Seuraavat kysymykset voivat auttaa sinua listan teossa:
- Lähtökohta on pohtia tukeeko ohjelmisto oikeasti päivittäistä toimintaasi vai rasittaako se sitä. Tekisitkö joitain asioita toisin, mikäli ohjelmistosi antaisi myöden?
- Seuraavaksi erittele, mitä kaikkia toimintoja käytätte ohjelmistossanne tällä hetkellä. Mikä toimii hyvin ja mihin kaipaat parannusta? Kaipaatko jotain lisäominaisuuksia, joita nykyisessä ohjelmistossasi ei ole? Haetko ohjelmistoa, joka on suunnattu juuri sinun alallesi vai yleisesti kaikille? Entä kirjanpito ja palkanlaskenta? Haluatko pitää nykyisen kirjanpitäjäsi vai vaihtaa ohjelmistotalon yhteistyökumppaniin?
- Pohdi käytettävyyttä. Kuinka monta käyttäjää ohjelmistolla on? Tarvitaanko eri käyttäjille eri oikeuksia ohjelmiston eri osiin? Missä ohjelmistoa käytetään? Ovatko käyttäjät fyysisesti eri paikoissa? Asennetaanko ohjelmisto yrityksen koneelle tai palvelimelle vai olisiko kätevämpi ottaa selainpohjainen ohjelmisto, joka toimii internetissä ja minimoi tekniset ongelmat (lue juttumme pilvipohjaisuudesta tästä)?
- Lopuksi kirjaa ylös pääkohdat, miksi mietit ohjelmiston vaihtoa. Mitkä ovat tärkeimmät asiat, joihin toivot parannusta? Onko käytettävyys huono? Kaipaatko parempia tukipalveluita? Maksatko ohjelmistostasi liikaa? Puuttuuko ominaisuuksia?
Tulosta pohja listan tekemiselle: ohjelmistokartoitus
2. Kartoita vaihtoehdot
Kun lista on tehty, sinuilla pitäisi olla mielessäsi aika kattava kuva siitä, minkälaista ohjelmistoa etsit. Kartoita potentiaaliset vaihtoehdot etsimällä ohjelmistot, jotka sisältävät haluamasi ominaisuudet. Kirjaa vaihtoehdot ylös.
3. Pyydä tarjous
Kun olet kartoittanut kaikki vaihtoehdot, pyydä niistä tarjous. Tarjouksen pyynnön voi toki jättää viimeiseksikin, mutta toisaalta hinta on yksi suuri hankintaan vaikuttava tekijä, joten testausvaiheessa olisi ihan hyvä olla perillä, missä hintaluokassa vaihtoehtosi liikkuvat.
Liitä tarjouspyyntöihinn lista ominaisuuksista, jotka haluat ehdottomasti sisällyttää pakettiisi. Lisäksi kerro käyttäjien määrä ja kuvaa suunnilleen, mitä toimintoja kukin käyttäjä tulisi tarvitsemaan (esim 2 pääkäyttäjää ja 5 käyttäjää, jotka tekevät vain sähköisiä kirjauksia töille/kohteille). Muista kysyä myös aloitusmaksuista, käyttöönottoon ja koulutukseen liittyvistä maksuista sekä mahdollisesta irtisanomisajasta.
4. Pyydä esittelyitä ja testaa
Demoesittelyssä ohjelmiston myyjä näyttää etäyhteysohjelman avulla sinulle, miten heidän ohjelmistonsa käytännössä toimii. Moni yritys aloittaa ohjelmiston hankinnan pyytämällä demoesittelyn. Demoesittelystä saa kuitenkin huomattavasti enemmän irti, mikäli olet tehnyt pohjatyön kunnolla ja osaat kertoa, mitä haluat esittelyssä nähdä. Kerro, mitkä toiminnot juuri sinua kiinnostavat ja pyydä myyjää antamaan hiiren hallinta myös sinulle, jotta saat itse tuntuman ohjelmiston käyttöön.
Mikäli ohjelmisto miellyttää sinua esittelyssä, pyydä vielä tarvittaessa ohjelmisto itsellesi testailtavaksi.
5. Tee valinta
Kun olet kartoittanut sinulle parhaiten sopivimman ohjelmiston, palaa lopuksi vielä kerran alkuperäiseen listaasi ja varmista, että uudessa ohjelmistossa todella täyttyvät ne vaatimukset, jotka olet prosessin alussa kirjoittanut itsellesi ylös. Näin vältyt siltä, ettet ole samassa tilanteessa taas puolen vuoden päästä.
Mikäli toimeen ryhtyminen pelottaa, käy lukemassa blogisarjan ensimmäinen artikkeli ohjelmiston vaihtoon liittyvistä tabuista tästä.
Mikäli taas olet tehnyt päätöksen vaihtaa ohjelmistoa, lue blogisarjan viimeinen artikkeli siitä, mitä kaikkia vaiheita ohjelmiston vaihtamisprosessiin kuuluu.
