Tositteet ovat todennus yrityksesi toimintaa koskevista taloudellisista tapahtumista, joita tarvitaan kirjanpidon tekoon, verotukseen, sekä ALV-vähennyksiin. Tositteita ei kuitenkaan voi näiden jälkeen vain heivata menemään, sillä lain mukaan tositteet tulee olla saatavilla myös tämän jälkeen esimerkiksi verotarkastajalle tietyn ajan.
Tässä kirjoituksessa tutustutaan kirjanpidon tositteiden arkistoimiseen – miten, missä muodossa ja kuinka kauan niitä tulee lain mukaan säilyttää.
Tosite on todennus taloudellisesta tapahtumasta
Tosite on todennus yrityksesi toimintaa koskevasta taloudellisesta tapahtumasta. Perinteisimpiä taloudellisia tapahtumia ovat kaikki yrityksen myynti- ja ostotapahtumat. Toisin sanoen, tosite voi olla esimerkiksi ostotapahtumasta saatu käteiskuitti tai ostolasku.
Löydät lisätietoa tositteista blogikirjoituksestamme: Kirjanpitoon tarvittavat tositteet.
Mitä tositteita tulee säilyttää?
Periaatteessa kaikki yrityksen liiketoimintaa koskevat tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineistot tulee arkistoida lain määrittämällä tavalla.
Näihin tositteisiin lukeutuu esimerkiksi:
Pankin tiliotteet ja niihin littyyvät erillisaineistot
- Myyntitositteet eli kuitit, laskut, kauppakirjat, kassaraportit, sekä myyntipäiväkirjat.
- Ostotositteet eli ostolaskut, kauppakirjat, sekä ostopäiväkirjat. Myös ulkomaankaupan rahtikirjat säilytetään myös kirjanpidossa.
- Käteis- ja korttiostojen kuitit
- Luottokortti-, perintä- ja hyvityslaskut
- Palkkalaskelmat, palkkayhdistelmät, lomapalkkavelkalaskelmat, ay-maksuja ja ulosottoa todentavat tositteet
- Kirjanpidon täsmäytysraportit, korjaus- tai oikaisutositteet
- Muut tositteet, kuten esimerkiksi matkalaskut, velkakirjat, vakuutussopimukset ja vuokrasopimukset.
Näiden lisäksi yrityksen tulee säilyttää myös kirjanpitoaineistot:
- Kirjanpidon päivä- ja pääkirjat, myös osakirjanpitojen, kuten osto- ja myyntireskontran päivä- ja pääkirjat
- Palkkakirjanpito ja palkkakortit
- Tilinpäätös, toimintakertomus, liitetiedot, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelot kirjanpidosta ja aineistosta
- Konsernitilinpäätösten yhdistelylaskelmat
Kuinka pitkään tositteita tulee säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan, kirjanpidon tositteita tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Huomioithan kuitenkin, että esimerkiksi tilinpäätöksen ja pääkirjanpidon (eli kirjanpidon päivä- ja pääkirjojen) säilytysaika on vähintään kymmenen vuotta.
Missä muodossa tositteet tulee säilyttää?
Tositteita voidaan säilyttää niin paperisessa kuin sähköisessä muodossa tai näiden yhdistelmänä. Tärkeintä on kuitenkin se, että tositteet ovat arkistoitu sellaiseen muotoon, jossa ne säilyvät ja ovat helposti tarkasteltavissa ilman aiheettomia viiveitä, mikäli esimerkiksi verotarkastaja näitä vaatii.
Sähköinen arkistointi varma ja helppo valinta
Taloushallinnon ja kirjanpidon sähköistyessä helpottuu tietojen arkistointi ja tämän kautta myös vanhemman tiedon etsintä. Kun tositeaineistot säilytetään sähköisessä muodosssa, ei fyysisiä mappeja enää tarvita. Vuoden vanhoja sähköisiä tositteita on myös huomattavasti helpompi etsiä ohjelmistojen hakutoimintojen avulla verraten mappien selaamiseen. Sähköisessä muodossa voit myös olla varma siitä, ettei kuittien musteet ole päässeet haalistumaan.
Evelian sähköinen arkistointi
Eveliasta löytyy sähköinen arkisto, johon tallentuvat automaattisesti kaikki Eveliassa luodut ja sinne tuodut tositteet, asiakirjat, tiedostot jne. Kun hoidat Evelialla yrityksesi myynti- ja ostoreskontran, löytyvät aina tarvittavat tositteet helposti sähköisessä muodossa yhdestä ja samasta paikasta, eikä erillistä manuaalista arkistointia enää tarvita.
Evelia-ohjelmisto + Evelia Tilit = Loistava kombo
Evelia-ohjelmisto ja Evelia Tilit ovat loistava kompo nykyaikaiseen ja sähköiseen taloushallintoon. Evelia-ohjelmistosta on ladattavissa kattavat kirjanpitokelpoiset kuukausiraportit pää- ja päiväkirjoineen, jotka tuovat kirjanpitäjälle helposti kaikki kuukauden tapahtumat täysin sähköisessä muodossa.
Koska Evelia Tileiltä löytyy laaja tuntemus Evelia-ohjelmistosta, on sinulla Evelian ja Evelia Tilien asiakkaana mahdollisuus päästä myös kokonaan eroon kirjanpidon tositteiden kuukausittaisesta lähettelemisestä, kun kirjanpitäjäsi voi hakea nämä itsenäisesti suoraan Evelian sähköisestä arkistosta.
Tutustu Evelia Tilien palveluihin