Laskutusohjelma, Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP – rakkaalla lapsella on monta nimeä. Välillä sitä vihaa ja välillä taas rakastaa, mutta kun ohjelmiston kanssa kulutettu ylimääräinen aika alkaa nakertaa jo tuottavuutta, eikö olisi aika tutkia muita vaihtoehtoja?
Tässä blogitekstisarjassa avaamme, ohjelmiston vaihtoon liittyviä ajatuksia. Käymme läpi yleisimmät tabut ohjelmistonvaihtoon liittyen, kerromme, miten pääset alkuun vaihtamisprosessissa ja lopuksi kuvaamme vaihtamisprosessin kulun.
Ohjelmiston vaihtaminen on monelle tabu. Netti on täynnä tarinoita epäonnistuneista ohjelmistonvaihtamisista, joissa tiedot katoavat ja asiakkaat valittavat.
Meille ohjelmistoalan yrityksille vaihdot ovat kuitenkin arkipäivää ja teemme niitä asiakkaidemme kanssa viikoittain. Kynnys ohjelmiston vaihtamiseen tuntuu kuitenkin olevan suuri, ja moni käyttäjä mieluummin turtuu ainaisiin virheilmoituksiin, kaatumisiin sekä monimutkaisiin toimintoihin ja kuittaa ne olankohautuksella sillä ”Niille nyt vaan ei voi mitään. Tällainen meidän ohjelmisto on.”
Alla käsittelemme ohjelmiston vaihtamiseen liittyviä tabuja ja avaamme ajatuksiamme niistä.
Tabu: Mikään ohjelmisto ei ole täydellinen – ei se vaihtamalla parane
Tätä tabua emme täysin voi kumota, mutta kyllä vaihtamalla voi jatkossa päästä huomattavasti helpommalla. Joskus kannattaa ottaa hetki aikaa ja miettiä, mitkä ominaisuudet ovat yrityksellesi ne kaikkein oleellisimmat ja miten ne toteutuvat nykyisessä ohjelmistossasi. Tärkeimpiä ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi hinta, toimivuus, hyvät tukipalvelut tai helppo käytettävyys työmaalla. Ohjelmistoissa on eroja, ja vaikka mikään niistä ei ole täydellinen, kannattaa satsata siihen, mikä täyttää parhaiten teidän yrityksenne tarpeet.
Tabu: Ohjelmiston vaihto maksaa paljon rahaa
Ohjelmiston käyttöönotto on aiemmin maksanut paljon, sillä ohjelmat olivat koneelle asennettavia ja niiden käyttöönotto aiheutti yrityksille lisäkustannuksia. Nykyään monet ohjelmistot ovat kuitenkin pilvipohjaisia, eikä niistä siksi enää makseta erillisiä käyttöönottokustannuksia, vaan käyttöönoton kustannukset ovat pikemminkin ajallisia.
Tabu: Ohjelmiston vaihto kestää kauan ja työt seisovat
Itse ohjelmiston vaihto ei vie kauan, vaan hyvin valmisteltuna se viedään läpi muutamassa tunnissa. Valmistelut voidaan toteuttaa vaihtoa edeltävinä päivinä. Eniten aikaa vie uuden ohjelmiston opettelu, mutta nykyaikaiset selainpohjaiset ohjelmistot alkavat olla sen verran helppokäyttöisiä, että mikäli käyttäjät osaavat surffata netissä tai käyttää verkkopankkia – he osaavat käyttää myös yksinkertaista selainpohjaista ohjelmistoa. Pyydä ohjelmistotoimittajalta ohjeita ja videoita käytön tueksi. Mikäli henkilöstöä on paljon, kannattaa satsata yhteen kunnon koulutuspäivään.
Tabu: Vaihtoon liittyy aina pitkä ”kahden ohjelmiston vaihe”
Vaihto voidaan toteuttaa niin, että pyöritetään kahta ohjelmaa päällekkäin, mutta tämä ei ole välttämättömyys. Urakoiden tiedot sekä niille kertyneet kulut ja tulot voidaan siirtää uuteen ohjelmistoon koontilaskujen ja raporttien muodossa. Toki yksityiskohtaiset tiedot, kuten yksittäiset ostolaskurivit täytyy jälkeenpäin käydä katsomassa vanhasta ohjelmasta, mutta päivittäin tarvittavat tiedot löytyvät uudesta ohjelmasta urakan alta. Keikkatöissä tilanne on helpompi, eivätkä ne vaadi paljonkaan tietojen siirtämistä.
Kahta ohjelmistoa täytyy käyttää rinnakkain noin kuukauden ajan ainoastaan laskujen osalta, sillä vanhaan järjestelmään jää avoimia myynti- ja ostolaskuja, joiden seuranta (maksut ja suoritukset) kannattaa hoitaa loppuun vanhassa järjestelmässä. Vaihtoehtoisesti tämäkin työ voidaan halutessa ulkoistaa kirjanpitäjälle.
Tabu: Ohjelmiston vaihto pitää ajoittaa vuodenvaihteeseen
Vuodenvaihteessa tekemistä riittää yleensä muutenkin, eikä ole mitään järkevää syytä, miksi ohjelmistonvaihto pitäisi tehdä silloin. Ohjelmistoa voi vaihtaa periaatteessa milloin vain. Käytännössä on järkevää ajoittaa vaihto kuukauden tai palkkajakson vaihteeseen, jolloin vältytään kahden listan yhdistämiseltä kuukausikirjanpidossa ja palkanmaksussa.
Mikäli tämän tekstin myötä onnistuimme tavoitteessamme ja saimme edes hiukan madallettua ohjelmiston vaihtamiseen liittyvää kynnystä teidän yrityksenne kohdalla, kannattaa käydä lukemassa myös blogisarjan toinen osa. Toisessa osassa käymme läpi, mistä käytännön toimista kannattaa aloittaa, kun yritys harkitsee ohjelmiston vaihtamista.
Haluatko lisätietoja ohjelmiston vaihtamiseen ja sitä koskeviin käytännön toimiin liittyen? Ota meihin yhteyttä myynti@evelia.fi
