Ohjelmiston vaihtaminen voi kuulostaa mutkikkaalta ja raskaalta prosessilta, minkä vuoksi moni yrittäjä jättää sen tekemättä. Kynnys ohjelmiston vaihtamiseen voi olla suuri, ja moni käyttäjä mieluummin turtuu jatkuviin virheilmoituksiin, kaatumisiin sekä monimutkaisiin toimintoihin ja kuittaa ne ajattelemalla, että niille ei nyt vaan voi mitään. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla, sillä ohjelmiston vaihtaminen on ohjelmistoalan yrityksille arkipäivää. Näin ollen vaihdot sujuvatkin usein huomattavasti ketterämmin kuin oltiin osattu edes odottaa.
Tässä blogissa käsittelemme ohjelmiston vaihtamiseen liittyviä yleisimpiä uskomuksia, jotka saattavat estää yrittäjää ryhtymästä ohjelmiston vaihtoon. Tämän blogin luettuasi saatat ajatella, ettei vaihto olekaan niin monimutkaista ja aikaa vievää.
”Mikään ohjelmisto ei ole täydellinen – ei se vaihtamalla parane”
Vaihtamalla ohjelmistoa voi jatkossa päästä huomattavasti helpommalla, sillä joskus ruoho voi todella olla vihreämpää aidan toisella puolella. Joskus kannattaa ottaa hetki aikaa ja miettiä, mitkä asiat ohjelmistossa ovat yritykselle kaikkein olennaisimmat ja miten ne toteutuvat nykyisessä tilanteessa. Tärkeimpiä ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi hinta-laatusuhde, toimivuus, hyvät tukipalvelut tai helppo käytettävyys työmaalla. Ohjelmistoissa on eroja, ja vaikka mikään tuskin on täydellinen, kannattaa valita sellainen ohjelmisto, joka täyttää parhaalla mahdollisella tavalla yrityksen tarpeet. Lue toimialakohtaisen ja yleisohjelmiston eroista täältä.
”Ohjelmiston vaihto maksaa paljon rahaa”
Ohjelmiston käyttöönotto on aiemmin maksanut paljon, sillä ohjelmat olivat koneelle asennettavia ja niiden käyttöönotto aiheutti yrityksille suuria lisäkustannuksia. Nykyään monet ohjelmistot ovat kuitenkin pilvipohjaisia, eikä niistä siksi makseta enää erillisiä käyttöönottokustannuksia, vaan käyttöönoton kustannukset ovat pikemminkin ajallisia.
Aina on hyvä myös miettiä sitä, syökö käytössä oleva ohjelmisto tuottavuutta vai parantaako se sitä – kuten sen kuuluisi. Jos yrityksen käytössä on ohjelmisto, joka ei tue sen toimintaa niin kuin pitäisi, sen taloudelliset vaikutukset voivat kääntyä yritystä vastaan. Näin ollen ohjelmiston vaihto voi korjata tilanteen, kun käyttöön saadaan ohjelmisto, joka todella tukee ja helpottaa yritystoimintaa, sekä tätä kautta säästää rahaa.
”Ohjelmiston vaihto kestää kauan ja työt seisovat”
Itse ohjelmiston vaihto ei vie kauan, vaan hyvin valmisteltuna se viedään läpi muutamassa tunnissa. Valmistelut voidaan tehdä jo vaihtoa edeltävinä päivinä. Eniten aikaa vie uuden ohjelmiston opettelu, mutta nykyaikaiset selainpohjaiset ohjelmistot alkavat olla niin helppokäyttöisiä ja selkeitä, että ohjelmiston opetteluun ei kulu merkittävästi aikaa. Pyydä ohjelmistotoimittajalta ohjeita ja videoita käytön tueksi. Mikäli henkilöstöä on paljon, kannattaa satsata yhteen kunnon koulutuspäivään.
”Vaihtoon kuuluu aina pitkä kahden ohjelmiston vaihe”
Vaihto voidaan tehdä niin, että pyöritetään kahta ohjelmaa päällekkäin, mutta tämä ei ole välttämätöntä. Urakoiden tiedot sekä niille kertyneet kulut ja tulot voidaan siirtää uuteen ohjelmistoon koontilaskujen ja raporttien muodossa. Toki yksityiskohtaiset tiedot, kuten yksittäiset ostolaskurivit täytyy jälkeenpäin käydä katsomassa vanhasta ohjelmasta, mutta päivittäin tarvittavat tiedot löytyvät uudesta ohjelmasta urakan alta. Keikkatöissä tilanne on helpompi, eivätkä ne vaadi paljoakaan tietojen siirtämistä.
Kahta ohjelmistoa täytyy käyttää rinnakkain noin kuukauden ajan ainoastaan laskujen osalta, sillä vanhaan järjestelmään jää avoimia myynti- ja ostolaskuja, joiden seuranta (maksut ja suoritukset) kannattaa hoitaa loppuun vanhassa järjestelmässä. Vaihtoehtoisesti tämäkin työ voidaan halutessa ulkoistaa kirjanpitäjälle.
”Ohjelmiston vaihto kannattaa tehdä vuodenvaihteessa”
Vuodenvaihteessa tekemistä riittää yleensä muutenkin, eikä ole mitään painavaa syytä, miksi ohjelmiston vaihto pitäisi tehdä juuri silloin. Ohjelmistoa voi vaihtaa oikeastaan milloin vain. Käytännössä on järkevää ajoittaa vaihto kuukauden tai palkkajakson vaihteeseen, jolloin vältytään kahden listan yhdistämiseltä kuukausikirjanpidossa ja palkanmaksussa. Olennaista lähinnä on se, että vaihto tehdään sellaisena aikana, kun yrityksellä itsellään on siihen aikaa ja resursseja.
Monikaan ohjelmiston vaihtoa koskeva myytti ei siis pidä paikkaansa. Vaihtoprosessi voi olla monimutkaisen ja hitaan prosessin sijasta hyvinkin helppo ja mutkaton. Koska ohjelmiston tarkoitus on helpottaa yritystoimintaa, ei kannata jumittua vanhaan vain siksi, että uuteen vaihtaminen tuntuu ylitsepääsemättömältä.
Lue lisää tehokkaasta ja sujuvasta ohjelmiston vaihdosta täältä.
