Yrittäjän paras (tai pahin) kaveri yrityksen pyörityksessä on laskutusohjelmisto. Laskutukseen tarkoitettuja ohjelmistoja onkin joka lähtöön, mutta suurimmat erot löytyvät kuitenkin todennäköisesti yleis- ja alakohtaisten ohjelmistojen välillä. Erityisesti talotekniikka- ja rakennusalalla alakohtaisessa laskutusohjelmistossa on huikea määrä hyötyjä, mitä yleisohjelmistoista ei löydy. Yleisohjelmisto on yleensä tarkoitettu puhtaasti laskutusta ja taloushallintoa varten, kun taas alakohtaisten ohjelmistojen ominaisuudet tukevat yrityksen ja yrittäjän toimintaa monin muin tavoin.
Toisinaan alakohtaisten ohjelmiston hyötyjä on vaikea hahmottaa, erityisesti silloin, kun on tottunut laskuttamaan yleisohjelmistolla, eikä ole päässyt käytännössä testaamaan, millaista ajan- ja vaivansäästöä alakohtainen ohjelmisto tuokaan. Siksi halusimmekin tuoda esille muutamia isoimpia asioita, mistä saadaan merkittävää hyötyä talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille, kun laskutuksen lisäksi ohjelmistossa alan tuntemus tuo arkea tukevia toimintoja.
Alakohtaisen ohjelmiston hyödyt:
✔ Tukkureiden hinnastot
Yksi isoimpia hyötyjä alakohtaisessa ohjelmistossa on tukkureiden hinnastojen saatavuus ohjelmiston sisäisesti, omine nettohintoineen ja automatisoituine hinnoitteluineen. Kun joka ikistä riviä ei tarvitse raapustaa alusta loppuun laskuriville, säästetään jo tällä huomattavasti kallisarvoista aikaa. Alakohtainen ohjelmisto osaa poimia automaattisesti oikean myyntihinnan asiakkaalle, ja yrittäjä pääsee tarkastelemaan töiden todenmukaisia katteita ja kuluja helposti yhdellä silmäyksellä.
✔ Sähköinen töidenhallinta
Työmaita on monenlaisia, niin pieniä, muutaman tunnin keikkoja, kuin useita kuukausia tai jopa vuosia kestäviä urakoita. Töiden ja urakoiden hallinta onnistuu koosta riippumatta alakohtaisilla ohjelmistoilla vaivatta. Töiden ja urakoiden resursointi, etenemisen ja katteiden seuranta, työmaiden dokumentointi, laskutus, raportit ja niin edelleen auttavat ja tukevat yrityksen toimintaa. Kun töiden ja urakoiden kannattavuudesta ollaan perillä reaaliajassa, pystytään tilanteisiin myös reagoimaan nopeasti.
✔ Käänteinen ALV
Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille erittäin tärkeä ominaisuus on luoda laskuja käänteisellä ALV:lla. Tämä ominaisuus voi löytyä myös yleisohjelmistoista, mutta alakohtaisissa ohjelmistoissa se on taattu ominaisuus.
✔ Ostolaskujen edelleenlaskutus
Mahdollisesti joissakin yleisohjelmistoissa on mahdollisuus edelleenlaskuttaa suoraan ostolaskun rivejä myyntilaskulle, mutta alakohtaisessa ohjelmistossa tämä on yksi tärkeimmistä kulmakivistä. Useissa alakohtaisissa ohjelmistoissa on mahdollisuus automaattikohdistaa ostolaskun rivit, kun tukkurille annetaan vain oikean työlähetteen tiedot. Näin yrittäjän ei tarvitse tuoda laskurivien tietoja manuaalisesti, vaan tarvikkeiden tiedot siirtyvät automaatiolla oikeilla myyntihinnoilla suoraan myyntilaskuriveiksi.
✔ Työajanseuranta
Alakohtainen ohjelmisto on monesti myös työkalu asentajille, eikä ainoastaan yrittäjälle ja laskutusta hoitavalle henkilölle. Alakohtaisen ohjelmiston suuria hyötyjä on sen kokonaisvaltaisuus; työntekijät pääsevät merkkaamaan itse omat tuntinsa niin asiakkaan laskulle kuin omalle tuntilapullekin sekä tarkistamaan omien kirjaustensa paikkaansapitävyys. Näin ollen tieto saadaan kulkemaan vaivattomasti eteenpäin kirjausten tarkastuksen kautta palkanlaskentaan asti. Tämän ansiosta saadaan kevennettyä myös yrittäjän harteilla olevaa taakkaa, kun vastuuta saadaan jaettua työntekijöille.
✔ Sähköiset lomakkeet
Lämpöpumpun asennuspöytäkirja, Tarkastuspöytäkirja, Työmaapäiväkirja… Kuulostaako tutuilta lomakkeilta? Alakohtaisen ohjelmiston kanssa voi olla mahdollista, että lomakkeiden täyttäminen, allekirjoittaminen sekä jopa niiden toimittaminen asiakkaalle onnistuu suoraan ohjelmiston sisäisesti. Näin turhien papereiden tulostaminen, skannaaminen ja taltiointi voidaan unohtaa, ja sen sijaan hoitaa kädenkäänteessä sähköisesti.
✔ Tarjouslaskenta
Jottei keikkoja tai urakoita tule myytyä summanmutikassa, tarjouslaskentaominaisuus on yrittäjälle elintärkeä työkalu. Vanha kunnon Excel ei välttämättä ole se kaikista nopein ja tarkin tapa laskea tarjouksia, ellei satu olemaan Excel-velho. Alakohtaisissa ohjelmistoissa on usein huomioitu tarkka tarjouslaskentamahdollisuus, jonka avulla saadaan varmistettua töiden ja urakoiden kannattavuus eikä myydä sikaa säkissä.
✔ RTV-Raportointi
Suuremmista urakoista yrittäjä on velvollinen tekemään rakentamisilmoitus sen päätoteuttajalle tai suoraan verottajalle. Alakohtaisen ohjelmiston ominaisuuksista voi löytyä valmis raportointimahdollisuus, jonka ansioista yrittäjän ei tarvitse kaivella urakan tietoja itse, vaan raportista löytyy valmiina kaikki tarvittava data, kun vaan urakkatiedot ollaan tuotu ohjelmistoon oikein.
Evelia on alakohtainen ohjelmisto, joka tukee yrityksen toimintaa
Lopuksi voimmekin summata, että vaikka yleisohjelmistolla onnistuu laskuttaminen, ostolaskujen käsittely ja muut taloushallinnolliset toimet, ei sillä kuitenkaan pystytä hoitamaan asioita välttämättä niin helposti ja automatisoidusti hyödyntämällä alakohtaisia toiminnallisuuksia. Yritystoimintaa tukemaan luodut, alakohtaiset ohjelmistot helpottavat ihan oikeasti yrittäjän arkipäivää sen pienillä ja suurilla ominaisuuksilla.
Evelia on kokonaisvaltainen ohjelmisto, joka maksaa itsensä takaisin, ihan joka ikinen päivä. Kun turhilta ja aikaa vieviltä työvaiheilta vältytään, vapautuu aikaa itse asiaan – laskutettavaan työntekoon. Evelia tukee yrittäjän toimintaa monin tavoin, ja erilaisten toiminnallisuuksien sekä raporttien avulla päästään varmuuteen töiden ja sen myötä itse yritystoiminnan kannattavuudesta. Ja sehän se on tärkein asia, että työn teko on yritykselle ihan oikeasti kannattavaa!