Kirjanpitäjää valittaessa kiinnitetään usein ensimmäisenä huomiota kirjanpidon hintaan ja palvelun laatuun. Nämä ovat totta kai tärkeitä tekijöitä, mutta mikäli yrityksen taloushallinto halutaan pitää sujuvana, tulisi huomiota kiinnittää myös kirjanpitäjän käyttämään ohjelmistoon.
Tässä blogissa käydään läpi, miksi kirjanpitäjän käyttämällä kirjanpito-ohjelmalla on merkitystä ja mihin asioihin tulisi kiinnittää erityisesti huomiota.
Älä vesitä nykyaikaisen taloushallinnon ohjelman hyötyjä kirjanpito-ohjelmalla
Vaikka yrittäjällä olisi käytössään markkinoiden nykyaikaisin laskutusohjelmisto, jolla asiat sujuvat automatisoidusti ja sähköisesti, ei niistä saada kaikkia etuja irti, mikäli kirjanpitoa ei hoideta yhtä fiksusti. Tämän vuoksi onkin tärkeä pitää huolta siitä, että kirjanpito-ohjelmisto ja kirjanpitäjän toimintatavat ovat linjassa yrityksesi kanssa. Listasimme kaksi tärkeää kysymystä, jotka kannattaa esittää kirjanpitäjälle:
1. Onko kirjanpito-ohjelma nykyaikainen?
Tänä päivänä jokaisen yrityksen taloushallinnon lähtökohtana tulisi olla, että omalla taloushallinnon ohjelmalla tuotetut materiaalit, kuten laskut ja kirjanpitoraportit ovat sähköisessä muodossa, eikä niitä tarvitse missään vaiheessa tulostella paperille – edes kirjanpitoon vietäessä.
Mikäli yrityksesi taloushallinto hoidetaan sähköisesti, on ainoa järkevä tapa hoitaa kirjanpito myös sähköisesti. Tositteiden sähköisyys helpottaa toki yrittäjää niiden hallinnoimisessa, mutta ellei kirjanpito ole samalla aaltopituudella yrityksen muun taloushallinnon kanssa, voidaan näin vesittää suuri osa sähköisyyden tuomista hyödyistä.
Sähköisesti hoidettu kirjanpito vapauttaa yrittäjän kokonaan tositteiden ja raporttien manuaalisesti ja paperisesta toimittamisesta, sekä säästää todennäköisesti myös kirjanpidon kustannuksissa.
2. Onnistuuko tiedonsiirto järkevästi?
Vaikka kirjanpitäjä olisi kuinka taitava tahansa, ei yhteistyö välttämättä suju toivotulla tavalla, mikäli yrityksesi ja kirjanpitäjäsi käyttämät ohjelmistot eivät ole yhteensopivat. Ohjelmistojen yhteensopivuuden yksi tärkeimmistä mittareista on se, miten tiedot saadaan siirtymään yrittäjän käyttämästä taloushallunnon ohjelmasta kirjanpito-ohjelmaan. Mikäli tiedonsiirto ei onnistu fiksusti, vaan vaatii paljon manuaalista työtä, tulisi hälytyskellojen soida.
Helppoon tiedonsiirtoon ei aina vaadita suoraa integraatiota
Helppoon tiedonsiirtoon ei aina tarvita suoraa integraatiota, vaan myös yhteensopivat kirjanpitoraportit voivat ajaa saman asian. Suoralla integraatiolla tarkoitetaan kahden eri ohjelmiston mahdollisuutta ”keskustella” keskenään. Tämän lisäksi kirjanpito-ohjelmaan voidaan saada vietyä tiedot helposti, mikäli ne ovat kirjanpito-ohjelmaan yhteensopivassa muodossa. Tärkeimpänä on selvittää, että tietojen vienti ohjelmasta toiseen ei vaadi jokaisen tositteen manuaalista näpyttelyä.
Ohjelmistojen yhteensopivuus ei ole pelkästään yrittäjän etu
Ohjelmistojen yhteensopivuus nopeuttaa kirjanpitäjän työtä, kun turhasta tositteiden manuaalisesti näpyttelystä ohjelmistosta toiseen päästään eroon. Kun kirjanpitäjällä kuluu työhönsä vähemmän aikaa, näkyy se todennäköisesti positiivisesti myös kirjanpitokustannuksissa.
Rahallisen säästön lisäksi sähköisesti toimitetut kirjanpitomateriaalit säästävät yrittäjän tositteiden tulostelulta ja postituskustannuksilta.
Ohjelmiston vaihtuessa, voi olla aika vaihtaa kirjanpitäjää
Kirjanpito-ohjelmiston soveltuvuus yrityksen tarpeisiin ei myöskään aina ole ikuinen. Mikäli yrityksesi päättää päivittää ohjelmistonsa uuteen, tulee samat yllä mainitut asiat tarkistaa. Harmittavan usein törmätään myös tilanteisiin, joissa yrittäjä ei lähde vaihtamaan oman toimintansa kannalta fiksumpaan ohjelmistoon, kirjanpito-ohjelman vuoksi. Kun molemmat osapuolet pystyvät hoitaman työnsä siihen parhaiten soveltuvilla työkaluilla, on lopputuloksena helpompi arki – niin yrittäjällä kuin kirjanpitäjällä.
Evelia Tileillä toimitaan nykyaikaisesti
Evelia Tilien käytössä on aina uusinta teknologiaa, jonka avulla kirjanpito pystytään halutessa hoitamaan nykyaikaisesti ja täysin sähköisessä muodossa. Yksi Evelia Tilien tärkeimmistä lähtökohdista onkin tarjota räätälöityä palvelua, jossa otetaan huomioon asiakkaan tarpeet. Näin pystytään mahdollistamaan sujuva yhteistyö ilman turhia kompromisseja.
Tutustu Evelia Tilien palveluihin.