Edustus- vai neuvottelukulu? Onko sillä edes väliä? No onhan sillä! Edustus- ja neuvottelukulut on hyvä osata tunnistaa toisistaan, sillä nämä kaksi toisiinsa helposti sekoittuvaa kulua eroavat toisistaan verokäsittelyssä. Tässä kirjoituksessa kerrotaan, mitkä kulut ovat edustus- ja mitkä neuvottelukuluja, sekä miten näiden verokäsittely eroaa toisistaan.
Edustus- vai neuvottelukulu?
Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yleisesti ottaen edustuskulut ovat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin, kuten esimerkiksi yhteistyökumppaneihin, asiakkaisiin tai muihin liiketoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia ”vieraanvaraisuuden” kuluja, kuten esim. ruokatarjoilut, viihdykkeet tai juomat. Kun taas neuvottelukulut ovat pääsääntöisesti yrityksen henkilökunnalle tai sidosryhmälle pidetyistä palavereista aiheutuneita hintatasoltaan alhaisia kuluja.
Esimerkkejä edustuskuluista ja niiden ominaispiirteistä:
- Asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttäminen tai juottaminen
- Edustuskuluja syntyy yleensä tilaisuuksissa, joiden tarkoituksena on luoda uusia uusia tai ylläpitää vanhoja liikesuhteita
Esimerkkejä neuvottelukuluista ja niiden ominaispiirteistä:
- Henkilökunnan palaveri
- Palaverit esim. viranomaisten, tilintarkastajan tai asiakkaan kanssa, joissa tarjoilut ovat niin sanotusti ”tavanomaisia” eli hintatasoltaan alhaisia (esim. lounas tai kahvitarjoilu)
Mikäli et ole varma, ovatko kulut edustus- vai neuvottelukuluja, kannattaa pohtia seuraavia asioita:
- Minkä vuoksi kyseisiä kuluja on syntynyt eli niiden tarkoitus?
- Minkälainen tilaisuuden luonne on ollut?
- Keiden kanssa kulut ovat syntyneet?
Aina on myös hyvä pitää mielessä, että nämä asiat eivät ole täysin yksiselittäisiä, jonka vuoksi aina tulisikin tarkastella kokonaisuutta.
Verotus ja vähennyskelpoisuus
Taito erotella edustus- ja neuvottelukulut toisistaan on tärkeää, sillä niiden verokäsittely eroaa toisistaan seuraavanlaisesti:
- Neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksen että arvonlisäveron osalta
- Edustuskuluilla taas ei ole arvonlisäveron vähennysoikeutta, mutta kuluista voi kuitenkin vähentää 50 % tuloverotuksessa
On myös hyvä pitää mielessä, että jotta neuvottelu- ja edustuskulut voidaan käsitellä verottajan päässä oikein, tulee tositteissa käydä selvästi ilmi tarvittavat tiedot. Esimerkiksi pelkkä ravintolalasku ei ole sellaisenaan riittävä edustuskulutosite, vaan laskun lisäksi tulee tarjota myös tieto edustuksen kohteesta ja tarkoituksesta.
Neuvottelukulujen poikkeukset
Neuvottelukulut ovat pääasiallisesti yrityksen henkilökunnalle ja sidosryhmälle syntyneitä palaverikuluja, mutta joissain tapauksissa neuvottelukulujen alle voidaan kuitenkaan laittaa myös tietynlaisia asiakas/yhteistyötahojen tapaamisia. Tällaisessa tilanteessa keskeistä on, että tarjoilut ovat neuvottelukuluille ominaisia tavanomaisia edullisia kuluja. On myös tärkeää muistaa, että tällaisissa tilanteissa yrityksen tulee pystyä todentamaan kunnollisella dokumentilla, tilaisuuden luonne ja syy, jottei sitä katsota verottajan toimesta edustuskuluksi.
Evelia Tilit apunasi vähennysoikeuksiin ja verotuksiin liittyvissä kysymyksissä
Evelia Tilien asiakkaana apunasi on aina ammattitaitoinen kirjanpitäjä, joka vastaa erinäisiin vähennysoikeuksiin ja verotuksiin liittyviin kysymyksiin. Meillä henkilökohtainen palvelu on aina taattua, kun käytössäsi on nimetty kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksesi tilanteen ja tietää missä mennään.
Tutustu Evelia Tilien palveluihin.