Verkkolaskutus on yleistynyt paljon varsinkin yritysten keskuudessa viime vuosien aikana. Yksinkertaisuudessaan verkkolaskutuksen avulla päästään eroon paperisten laskujen lähettämisestä, mikä säästää laskuttajan ja laskun vastaanottajan aikaa, sekä rahaa. Tässä blogisarjassa käydään läpi verkkolaskutukseen liittyvää yleistä termistöä ja mitä verkkolaskutuksella ihan oikeasti tarkoitetaan, miten verkkolaskutus toimii ja miten siihen siirrytään sekä, miksi verkkolaskutus kannattaa oli sitten kyseessä pienempi tai vähän isompi yritys. Blogisarjan ensimmäisessä osassa keskitymme tarkemmin siihen, mitä verkkolaskutus on ja miten siihen siirtyminen käytännössä tapahtuu.
Mikä verkkolasku?
Verkkolasku on lasku, joka lähetetään täysin sähköisessä muodossa laskutusohjelmasta toiseen, jonkin verkkolaskuoperaattorin välittämänä. Verkkolasku käsitellään täysin sähköisesti, eikä verkkolaskuista tarvitse tulostaa paperiversioita. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan laskutusohjelma, joka luo verkkolaskuja, operaattori, jonka kautta laskut lähtee, sekä laskutustietoihin vastaanottajan y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen.
Verkkolaskusosoite koostuu normaalisti Verohallinnon tunnuksesta 0037, Y-tunnuksesta, sekä 5 muusta vapaavalintaisesta merkistä. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT- tunnus, IBANtunnus, Verkkolaskutili tai Verkkopalvelutunnus. (Tieke) Kun luot esimerkiksi Maventatilin, syntyy sinulle automaattisesti verkkolaskuosoite.
VINKKI: ellet tiedä asiakkaasi verkkolaskuosoitetta, voit tarkistaa sen osoitteessa verkkolaskuosoite.fi
Mitä eroa verkkolaskulla, sähköisellä laskulla ja e-laskulla on? Yksinkertaisuudessaan e-laskut ovat kuluttajille ja verkkolaskut organisaatioille. Näinpä siis kuluttajalle lähetettyjä verkkolaskuja kutsutaan e-laskuiksi. Sähköiset laskut ja verkkolaskut eroavat toisistaan siten, että sähköisellä laskulla voidaan tarkoittaa myös sähköpostilaskua, kun taas verkkolaskuihin niitä ei lueta.
Miten verkkolaskutus voidaan ottaa käyttöön?
Verkkolaskutuksen käyttöönotossa tulee olla laskutusohjelma, joka luo verkkolaskuja. Tämän jälkeen kannattaa laskutusohjelman tarjoajan puolelta selvittää, mitä kautta heidän ohjelmastaan saa laitettua verkkolaskuja eteenpäin. Useimmiten laskutus- ja toiminnanohjausohjelmistoissa on valmis integraatio johonkin tiettyyn operaattoriin. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset siis myös tilin johonkin operaattorin, jonka kautta verkkolaskut lähetetään laskutusohjelmasta eteen päin sähköisessä muodossa. Eveliasta verkkolaskut lähtevät Mavennan kautta. Maventatilin reskiteröinti on maksutonta, maksat vain laskujen lähettämisestä.
Verkkolaskutusta varten tarvitset:
Laskutus- tai toiminnanohjausohjelman, joka luo verkkolaskuja.
Verkkolaskuoperaattoritilin
Laskun lähetykseen tarvitset vain asiakkaan y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen.
Lataa verkkolaskutuksen käyttöönotto-opas täältä.