Ostolaskujen avulla voidaan helpottaa ja tehostaa koko laskuprosessia tarvikehankinnasta myyntilaskutukseen. Oletko joskus pohtinut, miksi ostolaskut kannattaa sisällyttää laskutusohjelmaan? Tai miksi ostolaskut kannattaa vastaanottaa sähköisessä muodossa? Tässä blogitekstisarjassa käsittelemme, miten ostolaskuja voidaan hyödyntää Evelialla ja miksi ostolaskut kannattaa sisällyttää laskutusohjelmaan. OSA I käsiteli yleisiä syitä, miksi ostolaskut kannattaa sisällyttää laskutusohjelmaan ja nämä syyt pähkinän kuoressa ovat yrityksen saama ajallinen ja rahallinen säästö. Lue aiempi blogiteksti tästä.
Tässä kirjoituksessa tulemme syventymään tarkemmin kirjanpitoon liittyviin asioihin kuten esimerkiksi mitä kaikkea Evelialla voi valmistella lopullista kirjanpitoa varten, missä muodossa kirjanpitoraportit saadaan ulos, mihin ohjelmiin ne ovat yhteensopivat ja mitä kaikkea nämä raportit sisältävät, sekä tottakai mitä hyötyä näistä edellä mainituista ominaisuuksista itse käyttäjälle on.
Ostolaskujen tiliöinti
Ostolaskut voidaan tiliöidä suoraan Eveliassa, jonka ansioista ohjelman luomat kirjanpitoraportit sisältävät myös tilierittelyt. Tiliöinnillä määritellään mihin ryhmään kyseiset ostot kuuluvat esim. puhelinlasku tiliöityy yrityksen määrittelemälle puhelinkulut-tilille. Ostolaskun saajan (saaja vastaanottaa ostolaskun maksun) taakse saadaan tallennettua automaattinen tiliöinti. Jos samalta toimittajalta vastaanotetaan toistuvasti laskuja ja ne ovat aina samalle kirjanpitotilille meneviä laskuja, kannattaa kyseisen saajan taakse määrittää automaattinen tiliöinti (oletustili). Kun oletustili on määritelty, tiliöityy ostolaskut hyväksymisen jälkeen automaattisesti määritellylle oletustilille.
Miksi tiliöinti kannattaa tehdä Eveliassa, jos kirjanpitäjä on aiemmin hoitanut sen omalla ohjelmallaan?
- Automaattisella tiliöinnillä säästetään aikaa ja rahaa, sekä vältetään virheitä
- Tiliöinnin ansiosta kirjanpitoraportit sisältävät tilierittelyn, joka vähentää kirjanpitäjän työtä ja laskutettavien tuntien määrää. Kaiken kaikkiaan ostolaskuja hyödyntäen saadaan pienennettyä kirjanpitokustannuksia.
Ellei yritys itse osaa tai halua tehdä tiliöintiä, voidaan se ulkoistaa kirjanpitäjälle osittain tai kokonaan. Kirjanpitäjän on helppo suorittaa tiliöinti, kun se mitä ohjelma ei pysty itse tiliöimään, erottuu helposti ostolaskujen luettelosta ”tiliöimätön” tunnisteella. Evelian selainpohjaisuuden ansiosta kirjanpitäjälle voidaan luoda omat tunnukset, joilla hän pääsee kirjautumaan ohjelmistoon. Tällöin kirjanpitäjä voi tehdä tiliöinnin suoraan Eveliassa, sekä ladata yrityksen kirjanpitoraportit.
Kirjanpitoraportit
Eveliassa ei tehdä lopullista kirjanpitoa, mutta ohjelma luo myynti-, sekä ostotapahtumista kirjanpitoraportit, jotka sisältävät:
- Pääkirjan
- Päiväkirjan
- Suorituspäiväkirjan
- Ostovelat, sekä myyntisaatavat
- Kirjanpitoohjelmistoon suoraan sopivat siirtoaineistot
Kirjanpitoraportit voidaan lähettää kirjanpitäjälle sähköisesti tai kirjanpitäjä voi itse noutaa ne Eveliasta. Näin päästään eroon turhasta paperista. Myöskään laskuja ei enää tarvitse tulostaa erikseen kirjanpitäjälle, sillä raportit sisältävät kaikki tarvittavat tiedot. Jos laskujen näkemiselle tulee tarve, on kuitenkin kirjanpitäjän nähtävissä Eveliassa, johon hänellä on pääsy aina kuin tarve sitä vaatii.
Tällä hetkellä Evelia muodostaa Heerokseen, sekä Tikoniin yhteensopivat raportit. Meille on tulossa myös muita integraatioita, kuten esimerkiksi Fivaldiin, Netvisoriin ja Procountoriin. Ellei mikään yllä mainituista kirjanpito-ohjelmistoista ole sinun kirjanpitäjäsi käyttämä ohjelmisto, voimme selvittää integraatiomahdollisuuden ja mahdollisuuksien puitteissa toteuttaa siihen yhteensopivat raportit.
Lataa kirjanpitoraportin luonti -opas tästä.
Jäikö kysyttävää?
Laita meille sähköpostia osoitteeseen myynti@evelia.fi tai soita numeroon 0103377333
Webinaari ostoreskontrasta
Haluatko nähdä, miten ostoreskontra toimii Eveliassa? Käy katsomassa tallenne webinaaristamme tästä