Yksinkertaistettuna resursointi on töiden jakamista, mikä on keskeistä varsinkin talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille, joissa työt koostuvat niin keikka- kuin projektitöistä. Olipa yrityksellä työntekijöitä sitten yksi tai sata kappaletta, on toimiva resursointi onnistuneen ja tehokkaan toiminnan kulmakivi, sillä sen avulla varmistetaan toiminnan sujuvuus ja resurssien tehokas hyödyntäminen.
Koska resursointi kuuluu lähes tulkoon poikkeuksetta jokaisen alan yrityksen arkeen, onkin tärkeää keskittyä siihen, miten sitä tehdään – valitaanko yrityksen käyttöön ne paperilappuset tai Excel vai sähköistetäänkö resursointi kunnollisella ohjelmistolla.
Tässä blogikirjoituksessa sukellamme sähköisen resursoinnin saloihin – mitä sillä tarkoitetaan ja miksi se on tehokkaampi tapa hallinnoida yrityksen resursseja.
Toimiva resursointi avain yrityksesi resurssien tehokkaaseen käyttöön
Talotekniikka- ja rakennusalan luonteelle ominaista on projektitöiden lisäksi myös keikkatyöt, joiden molempien hallinnoimiseen tarvitaan hyvää suunnittelua. Kun työtä ei hoideta päivittäin samassa paikassa ja työtehtävät ovat muuttuvia, kasvaa liikkuvien osasten määrä hyvinkin nopeasti jo pienemmissäkin firmoissa.
Mikäli työkalenterin suunnitteluun ja töiden jakamiseen ei ole käytössä oikeanlaisia työkaluja ja prosesseja, saadaan resursoinnista helposti hyvinkin työlästä puuhaa. Parhaimmillaan toimivalla resursoinnilla saavutetaan kuitenkin tilanne, jossa kaikkien yrityksen työntekijöiden työtunnit pystytään hyödyntämään kaikkein tehokkaimmalla tavalla. Kun resursointi toimii, ei myöskään itse töiden jakamiseen ja suunnitteluun kulu tuhottomasti yrittäjän omaa aikaa. Toisin sanoen, toimivalla resursoinnilla voidaan maksimoida yrityksen resurssit ja välttyä turhalta tyhjäkäynniltä.
Sähköisellä resursoinnilla tehokkaampi arki
Työkalenterin suunnittelu on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, kun käytössäsi on siihen tarkoitettu ohjelmisto. Konkreettisin apu on yleensä se, että sähköisessä resursointikalenterissa on näkyvissäsi kerralla kaikkien työntekijöiden työviikot, jonka ansiosta vapaat tekijät ovat helpommin löydettävissä. Näin voidaan myös helpommin varmistaa se, että jokainen tekijä on työllistetty optimaalisesti.
Kun resursointi vaihdetaan paperilapuista sähköiseen muotoon, päästään yrityksessä eroon myös turhista lippu lappusista, jotka usein sitovat yritykset fyysisiin tapaamisiin, joissa työt tekijöiden kesken jaetaan. Mikäli käytössä on sähköinen resursointi, voidaan työt jakaa reaaliaikaisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Tällä saadaan suurta joustoa esimerkiksi tilanteisiin, joissa työntekijä voisi lähteä jo kotoaan suoraan työmaalle, mutta joutuukin ensin poikkeamaan toimiston kautta saadakseen tiedot tulevasta työstä. Sähköisyyden etuna on puhtaasti ajankäytön optimointi. Näin palkkaakaan ei tarvitse maksaa toimistolla seisoskelusta ja työaikaa jää enemmän sille rahaa yritykselle tuottavaan työhön.
Yrityksen lisäksi toimiva resursointi auttaa myös työntekijöitä pysymään paremmin kartalla omista töistään. Näin vältytään esimerkiksi siltä, että töitä jää hoitamatta. Kun resursointi on liitetty yrityksen muuhun töidenhallintajärjestelmään, saavat työntekijät kaikki työn tarpeelliset tiedot, kuten aikataulun, työselosteen, kohteen ja asiakkaan tiedot samasta paikasta.
Sähköisen resursoinnin hyödyt:
✔️ Työkalenterin suunnittelu helpottuu ja tehostuu, kun vapaat tekijät ovat helpommin löydettävissä
✔️ Pääset eroon paperisista työlähetteistä
✔️ Töiden jakaminen onnistuu reaaliajassa eikä fyysistä näkemistä tarvita
✔️ Maksimoit yrityksesi resurssit ja vältyt turhalta tyhjäkäynniltä
✔️ Kun tiedot ovat kaikkien saatavilla, on koko yritys paremmin kartalla siitä, missä kenenkin tulisi olla ja milloin
Evelian resursointikalenteri
Eveliasta löytyy kätevä ja helppokäyttöinen resursointikalenteri, josta näet yhdellä näkymällä kaikkien työntekijöidesi työtilanteet. Näin jaat uudet työt helposti vapaana oleville työntekijöille. Evelian selainpohjaisuuden ansiosta työt saadaan jaettua reaaliajassa, eikä fyysinen näkeminen ole välttämätöntä. Sähköisen resursointikalenterin ansiosta kaikki työn tekemiseen tarvittava tieto löytyy helposti yhdestä paikasta.