Karkeasti yleistettynä on lähes tulkoon jokaisen yrittäjän tavoitteena tehdä rahaa, jonka takia työpäivät usein saattavatkin venyä melko pitkiksi – olipa sitten arkipäivä tai viikonloppu. Mikäli tavoitteena on, että viivan alle jää enemmän, ei aamusta iltaan rehkiminen ole kuitenkaan aina itsessään riittävä tai se kustannustehokkain tapa. Tulipa myyntiä kuinka paljon tahansa, on kaiken A ja O silti tehtyjen töiden kannattavuudessa, sillä se on se joka määrittää, mitä viivan alle jää.
Tässä kolmiosaisessa blogisarjassa käsittelemme kolmea tärkeää palikkaa, jotka yhdessä rakentavat stabiilin pohjan kannattavuuden parantamiseen. Nämä kolme eri osaa ovat työn ja tarvikkeiden hinnoittelu, toiminnan tehostaminen ja seuranta. Tässä kirjoituksessa keskitymme seurannan merkitykseen – mitä kannattaa ottaa huomioon ja minkälaisia työkaluja tähän voidaan hyödyntää, jotta maksimaalinen kate voidaan saavuttaa. Mikäli et ole vielä lukenut blogisarjan ensimmäistä tai toista osaa, löydät ne täältä – OSA I ja täältä – OSA II.
Miksi seuranta kannattaa?
Mikäli seurantaa ei tehdä, on toiminnan tehostaminen kannattavammaksi huomattavasti vaikeampaa ellei jopa mahdotonta. Mikäli et tiedä, mikä toimii ja mikä ei, minkä perusteella teet päätöksiä? Seurannalla mahdollistetaan se, että käytössäsi on relevanttia informaatiota, johon voit päätöksesi perustaa. Kun tehdään oikeita relevanttiin tietoon perustuvia päätöksiä, päästään myös todennäköisemmin parempaan lopputulemaan. Toisin sanoen, seurannan avulla voidaan helpommin kehittää yrityksen toimintaa kannattavampaan suuntaan.
Mitä yrityksen kannattaa seurata?
”Mitä ei kannata seurata?” olisi parempi kysymys. Kaikkea yrityksen tekemistä on hyvä seurata, jotta pysytään kartalla siinä, mikä toimii ja mikä ei. Tässä kirjoituksessa pidämme kuitenkin keskiössä töiden ja projektien kannattavuuden seurannan.
Toteutuneet työtunnit ja hukkatavarat
Ennen kuin projektia lähdetään tekemään, tehdään usein tarjous. Tarjouksessa otetaan huomioon, että yritykselle jää sopiva kate tehdystä työstä. Tarjouksen sisältämät työtunnit ja tarvikkeet eivät kuitenkaan aina toteudu täysin suunnitellun mukaisesti, jonka vuoksi seuranta on tärkeää. Näin voidaan seurata, mistä esimerkiksi mahdolliset ylityötunnit ja hukkatavarat ovat johtuneet, jotta niitä voidaan välttää seuraavassa projektissa.
Ostot & laskutus
Projektien ja töiden seurantaan liittyy vahvasti myös laskutuksen seuranta tai toisin sanoen ostojen seuranta. Kun ostoja hallinnoidaan fiksusti sähköisessä muodossa, on niitä helpompi seurata. Helppo ja automatisoitu ostolaskujen edelleenlaskutus pitää huolen siitä, että ostot kohdistetaan aina töille, eikä mitään jää laskuttamatta. Ostot myös mahdollistavat kulujen todenmukaisen seurannan, jolloin työn katetta on helpompi seurata.
Työn/projektin kannattavuus
Myös projektin katetta on hyvä seurata, jotta tiedetään oliko työ kannattava vai ei. Mikäli työ ei ollut kannattava, voidaan pohtia mistä se johtui ja tehdä asiat eri tavalla seuraavalla kerralla, jotta samanlaisesta työstä saadaan kannattavampi. Seurannassa kannattaa myös ottaa huomioon se, että kaikki työt eivät vain yksinkertaisesti ole kaikille yrityksille yhtä kannattavia. Tämän vuoksi seuranta voi antaa tärkeää tietoa siitä, minkälaisiin töihin yrityksen kannattaa tulevaisuudessa keskittyä.
Miten seurannasta tehdään helppoa?
Seurantaa voidaan helpottaa huomattavasti siihen suunnitelluilla työkaluilla. Excel toki tekee tehtävänsä, mutta onko se sen ajan väärti, mikäli ohjelmisto voi tehdä kaiken tämän työn puolestasi? Ilman oikeanlaisia (tehokkaita ja nykyaikaisia) työkaluja voi seuranta olla erittäin aikaa vievää ja hankalaa. Tämä voi olla syy siihen, miksi seuranta jää tekemättä tai miksi sitä ei tehdä täysin todenmukaisesti ja reaaliajassa, jolloin asioihin ei voida reagoida tarpeeksi ajoissa.
Toimivan seurannan avaintekijät
✔️ Automatisoinnilla eroon manuaalisesta työstä, jolloin seurannan tekeminen on helppoa ja nopeaa
✔️ Reaaliaikainen tieto, jotta asioihin voidaan puuttua nopeasti ja silloin, kun niille voidaan vielä tehdä jotain
✔️ Oikeat ja luotettavat työkalut, jotka antavat oikeasti relevanttia tietoa huomioiden kaikki projektin todelliset kulut
✔️ Ohjelmiston antaman datan analysointi, jotta päätöksiä voidaan pohjata seurannan tuloksiin
Evelialla seuranta onnistuu helposti ja automatisoidusti
Eveliassa töiden ja projektien seuranta on tehty helpoksi automatisointia hyödyntäen. Näet yhdeltä näkymältä helposti, kuinka projekti edistyy, minkä verran projektia on jo laskutettu, onko ylityötunteja kertynyt ja pysyykö projekti budjetissa vai onko projektin kate alkanut valumaan käsistä. Kun projektia on mahdollisuus seurata reaaliajassa, voidaan ongelmatilanteisiin puuttua ajoissa. Myös pienempien töiden seuranta on helppoa, kun näet suoraan työltä reaaliajassa työn tulot, kulut ja katteen.
''Evelian avulla saamme seurattua jokaista työtä ja projektia erikseen. Näin olemme saaneet karsittua pois ne kannattamattomimmat työt ja keskityttyä niihin kannattavampiin, mikä näkyy tottakai suoraan liiketuloksessa.''