Ohjelmiston vaihto tuo aina mukanaan uusia toimitapoja ja vaihdon onnistumiseen vaikuttaa suuresti myös yrityksen työntekijöiden motivaatio opetella nämä uudet käytännöt. Monissa yrityksissä ollaan totuttu käyttämään kynää ja paperia tarvikkeiden ja tuntien merkitsemiseen ja mobiiliversioon siirtyminen voi aluksi tuntua suurelta muutokselta. Vaikka työnantajalla onkin oikeus määrätä toimitavat ja työkalut, joita yrityksessä käytetään, voidaan uuden ohjelmiston käyttöönottoprosessia kuitenkin helpottaa monin eri keinoin. Tämä onkin erittäin tärkeä asia, sillä kun vaihtoprosessi vaatii kaikkien osallistumista ja panosta, jotta uudesta ohjelmistosta saadaan kaikki hyödyt irti mahdollisimman tehokkaasti, on tärkeää tehdä se mahdollisimman fiksulla tavalla.
Muutokset tuovat aina mukanaan uusia käytäntöjä ja asioita opeteltavaksi, joiden opettelu vie aikaa ja joiden eteen täytyy aluksi nähdä hieman enemmän vaivaa. Mikäli syytä muutokselle ei täysin ymmärretä eikä nähdä uuden ohjelmiston tuomia etuja niin asentajan kuin yrityksen näkökulmasta, voi muutosta kohtaan luonnollisesti esiintyä pientä vastahakoisuutta. Tässä kirjoituksessa kerromme viisi vinkkiä, jotka kannattaa pitää mielessä ohjelmiston vaihdon aikana, jotta vaihtoprosessista saataisiin mahdollisimman tehokas.
Pidä nämä mielessä koko vaihtoprosessin ajan:
Tee suunnitelma
Suunnittelemalla etukäteen, miten uuden ohjelmiston käyttöönotto tullaan yrityksen työntekijöille viemään läpi, voit näin ennakoida ja välttää mahdolliset epäonnistumiset. Niin tässä kuin kaikessa muussakin pätee siis sama sääntö: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Mieti ainakin nämä asiat etukäteen:
- Milloin vaihto tehdään?
- Kun ohjelmiston vaihdon ajankohta on päätetty, tee aikaa uuden ohjelmiston opettelulle niin, että uusi ohjelmisto pystytään heti alkuun käymään kaikkien työntekijöiden kanssa läpi. Tällöin ohjelmisto saadaan heti alusta alkaen kunnolla käyttöön ja yritys pääsee hyötymään uuden ohjelmiston tuomista eduista mahdollisimman pian.
Kommunikoi
Hyvällä kommunikaatiolla vältät turhat väärinymmärrykset ja kaikki pysyvät ajantasalla, missä mennään ja miten vaihto oikeasti sujuu. Näin ollen voidaan välttää tarpeettomat turhautumiset ja epäselvyydet. Kommunikoinnilla voidaan myös luoda tunne, että uuden ohjelmiston opettelun kanssa kukaan ei ole jäänyt yksin, jolloin prosessi on varmasti paljon mielekkäämpi kaikille osapuolille.
Perustele vaihto
Niinkuin aiemmin sanoimme, on yrittäjällä valta päättää käytettävistä ohjelmista ja yrityksen toimitavoista. Yrittäjänä voit kuitenkin helpottaa omaa työtäsi ja lisätä työntekijöiden motivaatiota opetella nämä uudet toimitavat kertomalla avoimesti, miksi vaihto tehdään ja miksi se on kannattavaa. Mikäli syyt ohjelmiston vaihdolle ymmärretään ja nähdään sen tuomat edut, on työntekijöidenkin helpompi tehdä hieman extraduunia uuden ohjelmiston käyttöönoton ja opettelun eteen.
Tarjoa työntekijöille tarvittava koulutus ja tuki
Anna työntekijöille tarvittava aika uuden opetteluun. Mikäli raaskit sijoittaa ylimääräistä aikaa alkuun, saadaan uusi ohjelmisto kunnolla käyttöön tehokkaammin ja näin ollen päästään myös hyödyntämään uuden ohjelmiston tuomio etuja tehokkaammin. Pitkäksi venynyt vaihtoprosessi on useimmiten paljon tehottomampi tapa, joka todennäköisesti vie loppujen lopuksi myös enemmän aikaa.
Tuo esiin onnistumiset
Muista tuoda esiin vaihtoprosessiin liittyvät onnistumiset. Oli se sitten hyvin opeteltu ohjelmisto tai suuri ajallinen säästö, jota ohjelmisto on yritykselle tuonut, tuo se avoimesti esiin. Onnistumisten esiin nostaminen parantaa työntekijöiden motivaatiota ja ymmärrystä siitä, mitä etuja uusi ohjelmisto on koko yritykselle tuonut. Näin olleen tehty työ ei tunnu turhalta.
Tukipalvelumme ovat meillekin erittäin tärkeät
Meillä Evelialla halutaan panostaa ohjelmiston käyttöönottoon ja käytön tukeen, sillä tiedämme kuinka suuri merkitys näillä on uuteen ohjelmistoon vaihtaessa ja sen käytössä. Tarjoamme monipuoliset tukipalvelut, joita toivommekin asiakkaidemme käyttävän mahdollisimman pienellä kynnyksellä.
Olemme luoneet ohjelmistoomme tukichatin, josta asiakkaamme voivat suoraan laittaa tukeemme viestiä, kun kysyttävää ilmenee. On meillekin etu, että ohjelmistoa käytetään niin kuin sitä on suunniteltu käytettävän, sillä uskomme käyttökokemuksen olevan tällöin paljon mieluisampi.
