fbpx

5 Vinkkiä, miten voisit tehostaa yrityksesi arkea ohjelmiston ja automatisoinnin avulla

Usein törmätään tilanteeseen, jossa yrityksen toiminta on kasvanut, mutta yrityksen ohjelmistot eivät kuitenkaan ole kehittyneet kasvun mukana. Toinen yleinen tilanne on se, että ajatellaan yrityksen toiminnan olevan liian pientä minkään laajempien ohjelmistojen käytölle. Tämä johtuu useimmiten siitä, ettei nähdä ohjelmiston tuomia etuja, vaan tuijotetaan pelkästään hintaa ja nähdään se pelkästään kuluna eikä sijoituksena.

Ohjelmisto, joka hoitaa yrittäjän työtehtäviä automatisoinnin avulla, on kannattava hankinta, sillä näin ollen aikaa vapautuu muille asioille. Mikäli laajemmat toiminnanohjaus-ohjelmistot eivät ole tuttuja, voi toimintatapojen muuttaminen tuntua aikaa vievältä, vaikealta tai jopa rahallisesti kannattamattomalta.

Tässä kirjoituksessa halusimme nostaa esiin viisi Evelian toimintoa esimerkiksi, miten toimiva ohjelmisto voi tehostaa talotekniikka- ja rakennusalan yritysten arkea.

1. Sähköinen laskutus

1.4.2020 elinkeinonharjoittajille astuu voimaan laki, jossa yritysten välinen laskutus pitäisi hoitua sähköisesti EU standardien mukaan. Evelialla lähetät sähköiset myyntilaskut helposti ja nopeasti sähköpostitse tai verkkolaskuna. Laskun luonti fiksun ohjelmiston avulla on tehokkaampaa ja tarkempaa, sillä ohjelmistosta löydät aiempien asiakkaidesi tiedot, jolloin sinun ei tarvitse kirjata niitä enään toistamiseen. Laskutuksen keskiössä ovat tottakai myös tuotteet, jotka löytyvät helposti tuotenumerolla, sekä -nimellä. Tällä tavoin, sinun ei tarvitse tarkistaa hintoja tukkureiden kotisivuilta ja voit luottaa, että hinnat ovat aina ajantasalla.

Tuotteiden lisääminen työlle on optimaalisimmassa tilanteessa tehty jo työmaalla, jolloin jäljelle jää laskutusvaiheessa enää laskun tarkistaminen ja lähettäminen. Näiden toimintojen avulla säästät aikaa ja rahaa, vältyt todennäköisemmin inhimillisiltä virheiltä ja kassankierto nopeutuu. Lue lisää verkkolaskutuksesta aiemmista blogiteksteistämme täältä ja täältä.

2. Sähköiset lomakkeet

Lomakkeet kuuluvat monen talotekniikka- ja rakennusalan yrityksen arkeen, mutta valitettavasti nämäkin ovat vieklä useimmiten paperisessa muodossa. Eveliasta löytyy sähköisiä lomakkeita esim. sähköasennuksen käyttöönottoon, painekokeeseen, lattialämmitykseen ja käyttövesipiirien pöytäkirjat sekä työmaan tarkistuslomakkeet. Lomakkeet voidaan täyttää vaikkapa Ipadilla taikka puhelimella jo työmaalla, jolloin se tallettuu automaattisesti työlle sähköisessä muodossa. Lomakkeista löytyy myös totta kai sähköinen allekirjoitus, minkä avulla lomakkeet saadaan hoidettua kuntoon jo heti paikan päällä.

3. Sisäänrakennettu pankkiohjelma

Eveliassa on sisäänrakennettu pankkiyhteys. Kun yhteys on rakennettu ohjelmiston sisään, ei erillistä pankkiohjelmaa tai tiedostonsiirtoa enään tarvita, vaan suoritus- ja maksutiedot kulkevat ohjelmiston ja pankin välillä automatisoidusti.

Konkreettiset hyödyt:

Enään sinun ei tarvitse merkitä suoritettuja myyntilaskuja maksetuiksi, vaan ohjelmisto tekee sen automatisoidusti puolestasi. Näin ollen näet helposti myös myöhässä olevat laskut. Pankkiyhteys helpottaa myös ostolaskujen hallintaa, kun voit vastaanottaa, hyväksyä, maksaa ja edelleenlaskuttaa ostolaskut suoraan yhdestä ohjelmistosta.

4. Ajantasaiset hinnastot

Etsitkö laskua tehdessä tuotteiden hintoja tukkureiden nettisivuilta tai onko sinulla käytössäsi vuoden takaiset hinnastot? Oli miten oli, on tämä melko aikaa vievää eikä katteet aina tällä tavoin pysy kohdillaan. Eveliasta löytyy alan tukkureiden ajankohtaiset hinnastot, jotka päivitetään aina uusien julkaistaessa. Ohjelmistoon saa tuotua myös omat yrityskohtaiset alennuslistat, jolloin katteiden seuranta ja hinnoittelu helpottuu entisestään. Näin ollen voit olla varma siitä, ettet myy tuotteita halvemmalla kuin sen ostit ja aikaakin kuluu vähemmän.

5. Automatisoitu varmuuskopiointi

Varmuuskopioitko tiedostot tarpeeksi usein vai säilytätkö tietoja paperisessa muodossa? Ikävä kyllä monet laiminlyövät varmuuskopioinnin tekemällä sitä liian harvoin tai ei ollenkaan ja pahimmassa tapauksessa tietokoneen hajotessa tiedot katoavat eikä niiden palauttaminen enää onnistu.

Eveliassa sinun ei tarvitse murehtia varmuuskopioinnista lainkaan, sillä ohjelmisto hoitaa sen täysin automatisoidusti. Mikäli tietokoneesi sattuisi menemään rikki, pysyvät kaikki tietosi silti tallessa. Selainpohjaisuuden ansiosta sinulla on myös pääsy samoihin tiedostoihin toisella laitteella.

Mitä siis oikeasti hyödyt?

Säästät aikaa, rahaa, hermoja ja vältyt turhilta inhimillisiltä virheiltä. Vaikka ohjelmisto maksaisi sen 99€/kk, oletko edelleen sitä mieltä, että se olisi pelkästään kulu? Jos, mieti vielä kerran minkä hintaista oma työsi on ja kuinka paljon työtunteja säästäisit automatisoinnilla, jolloin ohjelmisto hoitaisi niitä rutiinitöitä puolestasi. Tällöin voit laskuttaa nopeammin, eikä sen tarvitse viedä kaikkea vapaa-aikaasi.

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

Evelian uudet ominaisuudet 27/11/2019

Eveliaan on julkaistu uusi päivitys, joka toi mukanaan uusia ominaisuuksia, kuten päivityksiä ohjelmiston ulkoasuun sekä responsiivisuuteen. Evelian raporteista löytyy uusia osioita, samoin myös työt ovat

Lue lisää »

KIINNOSTUITKO?