Kun laskutusohjelmiston vaihdos on yrittäjälle ajankohtainen asia, on itsestäänselvyys, että vaihto vaatii yrittäjältä aikaa ja resursseja, kun tietoja siirretään ohjelmistosta toiseen, uuden ohjelmiston käyttöä opetellaan ja muodostetaan uusia arkipäivän rutiineja. Ohjelmiston vaihto ei ole kuitenkaan pelkästään muutos itse yrittäjälle, vaan muutos koskettaa myös monia muita yrityksen lähellä olevia henkilöitä. On siis tärkeää, että ohjelmiston vaihdossa huomioidaan kaikki, keiden arkipäivän rutiinit muuttuvat ohjelmistovaihdon myötä.
Kirjanpitäjä
Monesti ensimmäisien kysymysten joukossa ohjelmistokartoituksen yhteydessä on, että mitenkäs tiedonsiirto kirjanpitoon hoituu kyseisellä ohjelmistolla. Kirjanpitäjän työ itsessään ei sinällään muutu ohjelmistovaihdon myötä, mutta monet arkipäivän rutiinit voivat muuttua. Ohjelmistovaihdon yhteydessä onkin järkevää keskustella oman kirjanpitäjänsä kanssa, millä tavoin muutos vaikuttaa hänen työhönsä. Erityisesti muutokset, joissa vaihdetaan paperinipuista sähköisiin järjestelmiin, vaikuttaa merkittävällä tavalla kirjanpitäjän työskentelytapoihin – mutta onneksi positiivisella tavalla.
Rutiinien muutos voi jännittää kirjanpitäjää, vaikka lopputuloksena olisikin järkevämpi tapa hoitaa yrittäjän ja kirjanpitäjän välistä yhteistyötä. Joskus muutos voi tuntua kuitenkin liian suurelta, jolloin tilitoimiston puolelta voi tulla jarruja yrittäjän ohjelmistovaihdolle. Rutiineja ei välttämättä olla valmiita muuttamaan, vaikka se helpottaisi ja nopeuttaisi loppupelissä myös kirjanpitäjän työtä.
Jos kirjanpitäjältä tulee selkeä ’ei’ ohjelmistovaihdokselle ilman järkeviä perusteluja, on syytä miettiä, kannattaako ohjelmistovaihdon yhteydessä pohtia myös tilitoimiston vaihtoa. On tärkeää, että yhteistyö pelaa yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä, ja kaikkien työkalut ovat yhteensopivat sekä mahdollisimman helppokäyttöiset ja sähköiset. Kirjanpitäjän ei pitäisi olla este yrittäjän ohjelmistoratkaisuille, mikäli ne ovat fiksuja ja helpottavat yrittäjän elämää.
Lue lisää aiheesta: Hyvä yhteistyö kirjanpitäjän kanssa säästää kaikkien osapuolien aikaa ja rahaa.
Palkanlaskija
Mikäli palkanlaskennan hoitaa joku muu kuin kirjanpitäjä, vaikuttaa ohjelmistovaihdos todennäköisesti myös häneen, riippuen toki siitä, miten palkkatiedot on aiemmin toimitettu ja hoidettu eteenpäin. Uuden ohjelmistovaihdon myötä on kuitenkin todennäköistä, että työaikakirjaukset merkataan eri tavalla kuin ennen, jolloin myös niiden raportointi voi muuttua. Nykyaikaisissa ohjelmistoissa voidaan saada kuitenkin valmis siirtoaineisto palkanlaskentaohjelmaan, jolloin palkanlaskenta itsessään tapahtuu samalla tavoin kuin ennenkin. Muista siis osallistuttaa myös yrityksesi palkanlaskija osaksi ohjelmistonvaihtoa ja pidä huoli, että hänellä on tarvittavat tiedot ja osaaminen mahdollisesti uudenlaisten palkanlaskentaraporttien käsittelyyn.
Työntekijät
Ohjelmiston vaihto koskettaa yleensä merkittävästi yrityksen työntekijöitä, mikäli sellaisia yrityksestä löytyy. Mikäli uuden ohjelmiston myötä halutaan yhdistää ja suoraviivaistaa yrityksen toimintatapoja, on yleisin ratkaisu se, että myös työntekijöille on kyseinen ohjelmisto työkaluna arjessa. Vaihdos voi muuttaa siis työntekijöiden arkirutiineja töissä, sillä omat työaika- ja tarvikekirjaukset saatetaan kirjata uudella tavalla esimerkiksi suoraan mobiilisovellukseen. Sen lisäksi ohjelmisto voi tarjota paljon arkipäiviä helpottavia ominaisuuksia, kuten työmaan dokumentointi voidaan hoitaa suoraan mobiilisovelluksessa, sekä työmaa-, asiakas- ja kohdetiedot ovat sähköisesti aina saatavilla. Toisinaan myös asentajat voivat tehdä käteis- ja korttiostoksia yrityksen nimissä, jolloin myös paperisten kuittien toimittamisen sijaan kuitit voivatkin mennä suoraan ohjelmiston kuittiskannerin kautta kirjanpitoon.
Mikäli työntekijöiden arkirutiinit muuttuvat uuden ohjelmiston myötä, on tärkeää pitää huoli siitä, että työntekijöille tarjotaan tarvittava koulutus ja aika, jota uuden ohjelmiston opettelu myös heiltä vie. Kun käyttöönotto ja koulutus hoidetaan kunnolla, päästään ohjelmiston hyödyistä nauttimaan nopeammin ja helpommin. Näin voidaan myös välttyä siltä, että työntekijöiden puolelta tulisi vastarintaa uusia toimitapoja kohtaan.
Mikäli yrityksellä on oma toimistohenkilö esimerkiksi laskutusta ja reskontran hoitoa varten, koskettaa ohjelmiston vaihdosta tuleva muutos hänen arkipäiväänsä huomattavasti. Uuden ohjelmiston myötä jokapäiväinen rutiini muuttuu uuden työkalun myötä, ja vaatii siis alkuun ylimääräistä aikaa uuden opetteluun.
Yhteistyökumppanit
Yksi iso tekijä ohjelmistovaihdon yhteydessä on se, että mikäli verkkolaskutusoperaattori muuttuu, muuttuu myös verkkolaskuosoitetiedot. Tässä tapauksessa onkin tärkeää muistaa toimittaa uudet verkkolaskuosoitetiedot varhaisessa vaiheessa kaikille toimittajille ja muille ostolaskujen lähettäjille, jotta ostolaskut löytävät oikeaan paikkaan ja sekaannuksilta vältytään. Toimittajien kanssa yhteydenpito on tarpeellista ohjelmistovaihdon yhteydessä myös siksi, että omien hinnastojen ja aletaulukoiden tilaaminen ja niiden päivittäminen uuteen ohjelmistoon on yksi keskeisimmistä asioista uuden ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä.
Yrityksen asiakkaille ei ole välttämättä kauhean merkittävää se, että laskuttava yritys on vaihtanut laskutusohjelmistoaan; toki esimerkiksi laskujen ja lomakkeiden visuaalinen ilme voi mahdollisesti muuttua ohjelmistovaihdon myötä.
Huolella suunniteltu on puoliksi tehty
Tärkeintä ohjelmiston vaihdon yhteydessä on hallittu siirtymä uuden ohjelmiston pariin. Ohjelmistovaihdon yhteydessä kannattaakin olla siis selkeät stepit: miten vaihtoon valmistaudutaan etukäteen, ketä kaikkia vaihto koskettaa, milloin ja millä aikataululla siirtymä tapahtuu ja milloin edellinen ohjelmisto ”ajetaan alas” ja niin edelleen.
On päivänselvä asia, että vaihdos vaatii aikaa ja hieman vaivaakin, mutta tärkeintä on pyrkiä tekemään asiat mahdollisimman kivuttomasti. Tämän vuoksi kannattaa selkeän suunnitelman lisäksi hyödyntää koulutuksia, materiaalipankkeja ja ohjelmiston tarjoamia tukipalveluja. Tässä kohtaa on hyvä muistaa se, että pyytää tukea ja apua kaikille niille, joita vaihdos koskettaa: kannattaa kouluttaa myös työntekijät huolella sekä pyytää opastusta ohjelmiston käyttöön myös kirjanpitäjälle sekä palkanlaskijalle. Kun kaikkien pelisäännöt saadaan selville heti alusta alkaen, vältytään turhalta säädöltä ja murheelta, ja ohjelmistovaihto saadaan hoidettua onnistuneesti kaikkien osapuolten osalta.
Evelia-ohjelmiston käyttöönotossa huomioidaan kaikki, joita muutos koskettaa
Evelian tuki- ja myyntipalvelut tukevat ja auttavat ohjelmistovaihdon yhteydessä kaikkia niitä, joita vaihdos koskettaa. Koulutamme tarvittaessa niin yrittäjät, työntekijät kuin kirjanpitäjätkin ohjelmiston käyttöön, ja autamme kaikissa vaihtoprosessissa liittyvissä asioissa. Näiden lisäksi Evelian kotisivuilta löytyy kattavat oppaat ja koulutuswebinaaritallenteet tukemaan Evelian arkipäivän käyttöä. Näiden ansiosta ohjelmistonvaihto saadaan hoidettua hallitusti ja selkeästi alusta loppuun ihan jokaisen vaihtoa koskettavan henkilön kohdalla.