Yrittäjä, lykkäätkö laskujen tekoa aina viime tippaan? Et varmasti ole ainoa. Vaikka laskuttamisen pitäisi olla sitä mukavaa puuhaa, sillä se tuo rahaa yrityksen kassaan, on se kuitenkin monelle yrittäjälle se viimeinen asia, mihin omaa aikaansa haluaisi laittaa.
Yrittäjä, ymmärrämme tuskasi, mutta älä vielä heitä kirvestä kaivoon. Laskuttamisesta saa tehtyä melko helpostikin hyvin työlästä, mutta sen ei aina tarvitse olla niin. Tämän vuoksi halusimmekin jakaa neljä konkreettista vinkkiä, joiden avulla laskuttamista voidaan helpottaa, jolloin kynnys laskuttaa madaltuu ja plussana saat vielä nopeamman kassan kierron.
1. Työaika- ja tarvikekirjaukset kuntoon
Laskuja on melko hidasta rustata, mikäli tiedossa ei ole, mitä laskuriveille tulisi kirjata. Tämänpä vuoksi ihan ensimmäinen asia, joka tulisi laskutuksen suhteen laittaa kuntoon, on työaika- ja tarvikekirjaukset. Toimivilla kirjauksilla, asioita ei pääse unohtumaan laskulta ja näin päästään eroon hukkatavarasta ja -tunneista. Kun asiat kirjataan selkeästi yhteen paikkaan, ei myöskään tietojen metsästykseen kulu turhaa aikaa ja laskuja on huomattavasti nopeampi lähetellä.
2. Käytä laskutuksen apuna oikeanlaisia työkaluja
Toinen olennainen asia laskutuksen sujuvuudelle on, että käytössäsi on laksutusohjelma, joka on helppo ja nopea käyttää. Excel toimii toki laskutukseen ja tämän lisäksi se on myös lähestulkoon ilmainen. No miksipä sillä ei sitten mentäisi?
Ohjelmiston hinta ei kerro vielä, minkä verran laskutusprosessi sinulle maksaa. Ota huomioon, kuinka paljon laskutus vie aikaasi. Mikäli yhden laskun tekoon kuluu 30 min versus 3 min., kumpi mahtaa oikeasti olla se halvempi vaihtoehto – 99€ kuukaudessa maksava alakohtainen ohjelmisto, jolla laskut lähtee muutamassa minuutissa vai lähestulkoon ilmainen ohjelmisto, jolla muutamaa laskua saa rustata tunteja?
Pidä siis huolta, että käytössäsi on juuri sinun yrityksellesi sopiva laskutusohjelma, josta löytyy kaikki yrityksesi tarvitsemat ominaisuudet, kuten tukkureiden hinnat ja automaattinen hinnoittelu. Kun ohjelmisto on helppokäyttöinen ja asioita saadaan automatisoitua, tekee se itse laskuttamisesta huomattavasti helpompaa, nopeampaa ja mukavampaa.
3. Sähköisesti laskut lähtee nopeammin ja helpommin
Sähköisten laskujen lähettäminen on halvempaa, mutta tämän lisäksi myös huomattavasti helpompi ja nopeampi tapa laskuttaa. Sähköisen laskun saa asiakkaalle sekunneissa, kun taas paperisen laskun lähettämiseen kuuluu tulostelu, kirjekuorittaminen, postittaminen ja tämän lisäksi asiakas saa vielä odotella laskun saapumista jopa 7 pv. Toki plussana on, että kassan kierto nopeutuu, mutta niin nopeutuu myös itse laskutusprosessi, kun turhista työvaiheista päästään eroon.
4. Luo itsellesi laskutusrutiini
Oli asia mikä tahansa, on varmasti monelle tuttu tunne se, kun työmäärän kasaantuessa ei enää tiedä, mistä aloittaa. Tällöin jo itse aloittamisesta tulee ehkä jopa se suurin kynnyskysymys. Kun luot itsellesi laskutusrutiinin, josta et poikkea, ei laskujen määrä pääse kasvamaan. Näin saat pidettyä työmäärän kerralla pienempänä ja kun työmäärä on pienempi, ei laskuttamisen aloittaminen tunnu yhtä raskaalta. Toimivalla laskutusrutiinilla varmistat myös nopeamman kassankierron, kun laskuja ei hoideta kerran kahteen viikkoon.