Edellisessä artikkelissa kirjoitimme siitä, miten ohjelmistoja ei enää käytetä pelkkään laskuttamiseen, vaan myös kaikkiin laskuttamista edeltäviin toimintoihin. Tämän myötä laskutettava asiakas ei enää ole ohjelmiston käyttäjien kannalta keskiössä vaan laskutusta edeltävissä toiminnoissa useilla aloilla kohde on se, joka merkitsee.
Laskutusta edeltäviä toimintoja esimerkiksi talotekniikka-alalla ovat:
- töiden vastaanottaminen
- töiden suunnittelu ja resursointi
- tavaran tilaaminen
- ostojen kohdistaminen
- tarjouslaskenta
- työmaaseuranta
- itse laskutettavan työn suorittaminen
- työrivien ja tuntien kirjaukset sekä
- työrivien ja tuntikirjausten tarkistukset ja hyväksyttämiset.
Nämä toiminnot voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään:
- töiden johtamiseen ja hallinnoimiseen sekä
- itse töiden suorittamiseen.
Tässä kirjoituksessa avaamme hiukan näkökulmaa siitä, mitä lisäarvoa ja käytännön helpotusta kohdelähtöinen ohjelmisto voisi tarjota urakoitsijoille, yrittäjille, toimistohenkilöille ja työnjohtajille, joiden vastuulla on töiden johtaminen ja hallinnoiminen.
Töiden hallinta
Kun uusi työ vastaanotetaan, voidaan syöttää kohteen osoite hakukenttään, jolloin nähdään heti, onko ko. kohteessa työhistoriaa tai meneillään olevia töitä. Moni saattaisi ajatella, että saman asian näkee asiakkaan takaa ja toisinaan asia onkin näin. Joskus kuitenkin kohteen asukas on voinut muuttua tai tilaaja voi olla esimerkiksi yksityishenkilö, jonka talossa juuri menossa taloyhtiölle suurempi urakka. Kohdelähtöisyyden taustalla on siis selkeä ajatus: Asiakkaat liikkuvat – kohteet eivät.
Töiden suunnittelussa ja resursoinnissa vastaavasti kohdelähtöisyys auttaa mm. huoltotöiden ajastamisessa järjestelmään oikean kohteen alla sekä tarvittavan informaation löytymisessä oikeasta paikasta. Samoin resursointia helpottaa, kun töistä puhutaan niiden sijainnin kautta. Tällöin lähekkäin olevat työt on huomattavasti helpompi niputtaa yhteen.
Esimerkki
Hotelliin asennetaan
useita eri ilmanlämpöpumppuja. Pumpuilla on jokaisella oma sarjanumeronsa ja tietonsa. Pumput voidaan luoda omiksi alikohteikseen hotellin alle nimeämällä ne esimerkiksi sarjanumeron mukaan. Ja pumpun tiedot voidaan tallentaa ko. alikohteeseen. alikohteisiin voidaan myös esimerkiksi syöttää säännöllinen määräaikaishuolto tietylle ajankohdalle. Mikäli joku pumpuista tarvitsee huoltoa aiemmin, pumpun tiedot löytyvät helposti vastaavan sarjanumeron alta ja voimme syöttää huoltotyön sarjanumeroa vastaavan pumppualikohteen alle. Kun myöhemmin tulee määräaikaishuollon aika, nähdään heti huolletun pumpun alta, että sinne on jo tehty huoltotöitä.
Mikäli pumput olisivat vain yksittäisiä töitä asiakkaan alla, ne löytyisivät sieltä kyllä. Mutta jos joku pumppu pitäisi käydä huoltamassa, tietojen löytämiseksi pitäisi käydä asiakkaan alta selaamassa kaikki työt ja koittaa etsiä niistä juuri kyseisen pumpun asennustyö, jolta pumpun tiedot luultavasti löytyisivät. Ja kun määräaikaishuollon aika koittaa, pitää taas alkaa etsiä, mihin se yksi välihuolto tehtiinkään – mikäli koko välihuoltoa vielä edes muistetaan.
Osa voisi tässä vaiheessa ajatella, että saman asian pystyy hoitamaan myös projektiseurannan avulla. Saahan sinnekin alaprojekteja. Projektiseurannat on usein luotu kuitenkin sillä ajatuksella, että ne alkavat ja päättyvät. Kun työt tallennetaan kohteen alle, on ihan sama, miten pitkän ajan välein kohteelle tehdään töitä. Toinen huono puoli projekteissa on, että yleensä asentajilla ei ole pääsyä varsinaisen projektin tietoihin. Tästä syystä, jos pumpun tiedot tallennetaan projektin tietoihin, asentaja ei pääse niihin käsiksi työmaalla.
Ostolaskut
Talotekniikka-alalla on hyvin yleistä, että ostettu tavara tilataan tukkuliikkeestä projektin tai työn numerolla, jolloin ostojen kulut saadaan automaattisesti näkyviin projektille tai työlle, ja rivit voidaan halutessa viedä edelleen laskutukseen. Kohdelähtöinen malli ei varsinaisesti poikkea tästä tavasta, vaan tavara tilataan kohteen tai työn numerolla kuten ennenkin. Kohdelähtöinen malli mahdollistaa kuitenkin töiden välilaskuttamisen, mikä on olennaista pidempikestoisten töiden kohdalla. Tällöin töiden tilaamiseen käytettävä työnumero säilyy koko ajan samana.
Työrivien, maksuerien ja tuntikirjausten tarkistukset
Myös tarkistukset ja hyväksymiset toimivat kohdelähtöisessä mallissa hyvinkin samaan tapaan, kuin perinteisessä asiakaslähtöisessä mallissa. Hyvin toteutetussa mallissa tuntiraportit ovat selkeät ja helposti läpi käytävät ja töiden sekä maksuerien hyväksyttäminen tapahtuu helposti suoraan ohjelmistosta. Esimerkiksi uudet lisätyöt olisi suotavaa saada hyväksytettyä tilaajalla suoraan työmaalta, jotta niitä päästään nopeasti tekemään eikä niiden laskutuksesta ei myöhemmin tule epäselvyyksiä.
Urakoiden seuranta
Urakoiden yhteydessä on totuttu ohjelmistomaailmassa puhumaan ”projektiseurannasta”. Jos yrityksen tarjous urakasta hyväksytään, siitä tehdään projekti, jolla seurataan urakan kuluja ja tuloja. Kuitenkin, kun työt voidaan kohdistaa suoraan kohteelle – projektiseurantaa ei enää tarvita. Sillä urakka itse asiassa on kohde. Projektille voidaan luoda alaprojekteja, mutta harvassa järjestelmässä työmaata voidaan oikeasti pilkkoa hierarkkisesti eri tasoisiin alikohteisiin. Kohdelähtöisessä mallissa työmaa voidaan sen fyysisen rakenteen mukaan pilkkoa pienempiin osiin, jolloin asentajat, työnjohtajat ja urakan seurannasta vastaavat henkilöt löytävät etsimänsä työt ja kokonaisuudet huomattavasti helpommin.
Ja entä ne tarjoukset, joilla ei päästä maaliin? Niistä ei tehdä projektia, joten ne eivät kohdistu kohteelle. Jos kyseiselle kohteelle myöhemmin tulee uusi urakkatarjouspyyntö, vanha menetetty tarjous löytyy suoraan kohteen alta ja se voidaan ottaa huomioon uutta tarjousta tehdessä.
Suurempien urakoiden seurantaa kohdelähtöisen mallin avulla käsitellään myös blogisarjan ensimmäisessä osassa.
Voisiko kohdelähtöisyys ehkä tuoda helpostusta teidän yrityksenne työnjohtoon ja töiden suunnitteluun? Haluaisitko lisätietoa aiheeseen liittyen?
Ota meihin yhteyttä myynti@validus.fi tai 010 3377 333