fbpx

Miksi lomakkeiden sähköistäminen kannattaa?

Lomakkeet kuuluvat keskeisesti talotekniikka- ja rakennusalojen yrittäjien arkeen. Mikäli yritys hoitaa lomakkeiden täyttämiset vielä paperisessa muodossa, voi niiden käsittelyyn upota paljon aikaa ja vaivaa. Tämän takia lomakkeiden sähköistäminen ottaa ison askeleen tehokkaampaan ajankäyttöön, sillä sähköisten lomakkeiden täyttäminen, allekirjoittaminen sekä toimittaminen asiakkaalle saadaan hoidettua huomattavasti suoraviivaisemmin.

Irti manuaalisista työvaiheista

Lomakkeiden sähköistäminen tuo helpotusta niin asentajille, työnjohdolle kuin toimistohenkilöillekin, kun manuaaliset ja turhat työvaiheet saadaan tiputettua kokonaan pois. Lomakkeiden tulostaminen, käsin paperisten lomakkeiden täyttäminen ja skannaaminen voi viedä yrittäjän kallisarvoista aikaa yllättävän paljonkin. Jos lomakkeiden täyttäminen siirretään sähköiseksi, työnjohto voi huokaista helpotuksesta jo siinä vaiheessa, kun paperisista lomakkeista ei tarvitse enää tulkita työntekijöiden mahdollisesti epäselviä harakanvarpaita. Kun lomakkeet saadaan täydennettyä sähköisessä muodossa, tippuu turhia työvaiheita kuin itsestään pois.

Sähköinen lomake kulkee aina mukanasi

Mikäli laskutusohjelmistosi ominaisuuksiin kuuluvat sähköiset lomakkeet, lomakkeet kulkevat aina mukanasi ja ovat helposti täydennettävissä esimerkiksi suoraan työmaalla. Parhaimmassa tapauksessa ohjelmiston sisäinen lomake sisältää jopa sähköisen allekirjoitusmahdollisuudenkin, jolloin saat kaikki tarvittavat tiedot lomakkeelle kertaheitolla. Kun kaikki työvaiheet voidaan hoitaa suoraan asiakkaan luona, lomakkeiden täytön voi sisällyttää työaikaan, eikä lomakkeiden täyttämiset jää esimerkiksi ilta-aikaan hoidettavaksi. Sähköisen lomakkeen täyttämisen lisäksi voit saada lomakkeen myös toimitettua asiakkaalle suoraan ohjelmiston kautta sähköisessä muodossa.

Sähköisten lomakkeiden tallentaminen ja arkistointi

Paperisissa lomakkeissa on aina se riski, että ne voivat hävitä, pyöriä vaarallisen lähellä kahvikuppeja tai eksyä työautojen jalkatilaan pyörimään kurassa ja pölyssä. Kuulostaako tutulta? Kun paperiset lomakkeet saadaan siirrettyä täysin sähköiseen muotoon, vältytään monelta murheelta. Jos lomakkeet täytetään esimerkiksi pilvipohjaisessa ohjelmistossa, lomakkeiden tallennus ja varmuuskopiointikin saadaan hoidettua automaatiolla. Näin ollen voidaan olla varmoja, ettei lomakkeet pääse esimerkiksi katoamaan kuin tuhka tuuleen, ja turhat paperien mapittamiset voidaan vihdoin myös unohtaa. Sähköisesti arkistoidut lomakkeet ovat tarvittaessa helposti löydettävissä vuosienkin päästä.

Eveliasta löytyvät sähköiset lomakkeet

Evelian perusominaisuuksiin kuuluu työlähetteille suoraan kytketyt sähköiset lomakkeet, joissa sähköinen allekirjoitus on luonnollisesti vakiovarusteena. Evelian selainpohjaisuus myös mahdollistaa näiden lomakkeiden käytön laitteella kuin laitteella, jonka ansiosta lomakkeet kulkevat aina mukanasi. Evelialla saat myös sähköiset lomakkeet lähetettyä asiakkaalle suoraan ohjelmiston sisäisesti laskun liitetiedostona.

 

Eveliasta löytyy seuraavat sähköiset lomakkeet:

Työmaan tarkistuslomakkeet

  • Työtelineen ja sääsuojan käyttöönottotarkastuspöytäkirja
  • Tulityölupa
  • Turvallisuusraportti
  • Työmaapäiväkirja
  • Väestönsuojan vuosihuoltoraportti
  • Väestönsuojan tarkastusraportti
  • Itselleluovutuslomake
  • Perusraportti
  • Työraportti
  • KVV-työn tarkastusasiakirja

LVI-ala

  • Painekoe, lattialämmitys ja käyttövesipiirit
  • Öljypoltinhuolto / mittaus
  • Lämpöpumpun asennuspöytäkirja
  • Lämmönvaihtimen huoltoraportti
  • Huoltoraportti
  • Mittauspöytäkirja / Linjasäädöt
  • Ilmavirtojen mittauspöytäkirja
  • Puhdistuspöytäkirja

Sähköala

  • Laaja tarkastuspöytäkirja: sähköasennuksen käyttöönotto
  • Yksinkertainen tarkastuspöytäkirja: sähköasennuksen käyttöönotto + mittaustulokset

Jaa kirjoitus

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

KIINNOSTUITKO?