YTJ-yrityshaku ja asiakastiedot ilman näppäilyvirheitä
Uusi asiakas perustetaan kiireessä puhelimessa saadun y-tunnuksen perusteella. Yksi numero menee väärin. Virhe huomataan kuukautta myöhemmin, kun laskua ei ole maksettu.
Homman ydin lyhyesti:
- YTJ on Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmä.
- Y-tunnuksella saa asiakkaan virallisen nimen, osoitteen ja yritysmuodon.
- Käsin syötetty asiakastieto on yleisin syy siihen, ettei lasku mene perille.
- Haku kannattaa tehdä asiakasta perustettaessa, ei siinä vaiheessa kun lasku ei mennyt läpi.
Miksi asiakastieto kannattaa hakea eikä kirjoittaa
Asiakas perustetaan yleensä huonoimmassa mahdollisessa hetkessä. Puhelin kädessä, auto käynnissä, y-tunnus sanellaan ääneen ja se kirjoitetaan muistiin.
Y-tunnuksessa on seitsemän numeroa ja tarkistusmerkki. Yksi väärin kuultu numero riittää siihen, että lasku menee väärään paikkaan tai ei minnekään.
Sama koskee nimeä. Asiakas sanoo puhelimessa yrityksen puhekielisen nimen, mutta laskulla pitäisi olla virallinen toiminimi. Ero näyttää pieneltä siihen asti, kunnes ostoreskontrasta soitetaan ja kysytään, kuka tämä lasku oikein on.
Molemmat virheet ovat samaa juurta. Tieto siirretään ihmisen kautta, vaikka se on saatavissa suoraan.
Kolme tietoa, jotka kannattaa hakea eikä näppäillä
Virallinen nimi. Laskulla pitää olla yrityksen rekisteriin merkitty nimi, ei se lyhenne jota kaikki käyttävät. Ostoreskontrassa lasku täsmätään nimen perusteella.
Y-tunnus oikeassa muodossa. Väliviiva kuuluu y-tunnukseen mutta ei verkkolaskuosoitteeseen. Kun tieto haetaan, se tulee molempiin oikeassa muodossa.
Osoite ja yritysmuoto. Osoite muuttuu useammin kuin ihmiset muistavat päivittää. Yritysmuoto puolestaan vaikuttaa siihen, onko kyseessä yritys- vai kuluttajakauppa, ja se ero näkyy sekä laskun sisällössä että perinnän säännöissä.
Milloin tiedot kannattaa päivittää uudelleen
Asiakasrekisteri vanhenee itsestään. Yritykset muuttavat, vaihtavat nimeä, sulautuvat ja lopettavat, eikä kukaan ilmoita siitä toimittajilleen.
Käytännössä kaksi hetkeä riittää. Ensimmäinen on silloin, kun lasku ei mene perille tai palautuu. Toinen on isomman urakan alussa, jolloin sopimuskumppanin tiedot kannattaa tarkistaa muutenkin.
Kolmas hetki on hyödyllinen mutta harvinaisempi. Jos asiakas on ollut hiljaa pitkään ja aikoo tilata taas, kannattaa vilkaista onko yritys yhä toiminnassa. Se kertoo enemmän kuin luottotietoraportti maksaa.
Miten Evelia tekee tämän
Uusi asiakas perustetaan y-tunnuksella, ja viralliset tiedot haetaan suoraan YTJ:stä. Sama haku toimii myös olemassa olevaan asiakkaaseen, jolloin vanhentuneet tiedot päivittyvät ilman käsityötä. Tiedot menevät samalla laskupohjalle oikeassa muodossa.
Verkkolaskutuksen osoitteista kerromme tarkemmin sivulla Yrityksen verkkolaskuosoite. Jos laskuja jää roikkumaan avoimeksi, katso Saatavien perintä.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Yrityksille, joilla tulee uusia yritysasiakkaita säännöllisesti. Mitä useammin asiakas perustetaan, sitä useammin joku kirjoittaa numerosarjan käsin.
Jos asiakaskuntasi on vakiintunut eikä uusia yrityksiä juuri tule, tämä ei ratkaise teille mitään. Silloin asiakasrekisteri on jo kunnossa ja ongelma on muualla.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Mikä on YTJ ja kuka sitä ylläpitää?
YTJ eli yritys- ja yhteisötietojärjestelmä on Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen palvelu. Se sisältää yritysten viralliset perustiedot ja on julkinen.
Mitä tietoja YTJ-haulla saa?
Ainakin virallisen nimen, y-tunnuksen, yritysmuodon, osoitteen ja tiedon siitä, onko yritys rekisteröity arvonlisäverovelvolliseksi. Nämä riittävät asiakkaan perustamiseen laskutusta varten.
Voiko asiakastiedot päivittää jälkikäteen?
Voi. Sama haku toimii myös olemassa olevaan asiakkaaseen, jolloin vanhentunut nimi tai osoite päivittyy ilman että mitään kirjoitetaan uudelleen.
Mitä tehdään, jos asiakkaan tiedot ovat muuttuneet?
Päivitä ne haulla ennen seuraavaa laskua. Yritykset muuttavat ja vaihtavat nimeä ilmoittamatta siitä toimittajilleen, joten vanhentunut tieto huomataan yleensä vasta kun lasku ei mene perille.
Toimiiko haku myös toiminimille?
Toimii. Toiminimi on rekisteröity samaan järjestelmään, ja siitä saa samat perustiedot kuin osakeyhtiöstä.
Miten YTJ-haku liittyy verkkolaskutukseen?
Oikea y-tunnus on verkkolaskuosoitteen perusta, koska OVT-tunnus muodostuu maatunnuksesta ja y-tunnuksesta. Kun y-tunnus on haettu eikä näppäilty, myös verkkolaskuosoite on oikein.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai tarkistaa tekoälyn avulla.