Harkitseeko yrityksesi sähköisten työmääräintenkäyttöönottoa työmailla? Kirjoitimme kaksiosaisen blogitekstin yleisimmistä kompastuskivistä matkalla sähköisiin työkirjauksiin. Ensimmäisessä osiossa käsittelimme päätöstä ohjelmiston hankinnasta ja tässä osiossa käsittelemme ohjelmiston kokeiluvaihetta ja siihen liittyviä kompastuskiviä.
Kolme yleisintä kompastuskiveä uuden ohjelmiston kokeiluvaiheessa ovat: ruutupaperin vaihto mobiililaitteeseen, uuden ohjelmiston opettelu ja työmääräinten täyttäminen asiakkaan luona. Ohjelmistojen ja toimintamallien tarkoituksena on kuitenkin tukea yrityksen toimintaa pidemmällä aikavälillä, ja oiken toteutettuna niiden avulla voi säästää huomattaviakin määriä aikaa ja rahaa.
1. Kompastuskivi: Kaikki työntekijäteivät koe älypuhelimen käyttöä luonnolliseksi.
Vaihtoehtoja on muitakin, kuin älypuhelin. Kysy työntekijöiltäsi, mikä laite heille sopii parhaiten. Suurempaa kosketusnäyttöä kaipaaville löytyy tabletteja ja kannettava konekin kulkee mukana tarvittaessa.
Mikäli työntekijä ei ole tottunut käyttämään älypuhelinta tai tablettia, kynnys siirtyä paperista mobiililaitteeseen voi olla hyvinkin suuri. Näiden työntekijöiden kanssa on tärkeää käydä laitteen ja ohjelmiston käyttö kunnolla läpi. Laitteeksi kannattaa valita isompi tabletti tai joissain tapauksissa pieni kannettava. Laitteen valinnassakin kannattaa kuunnella työntekijää – toiset kokevat näppäimistön tärkeimmäksi ja toiset taas arvostavat helposti mukana kulkevaa työkalua.Suurissakin yrityksissä on otettu käyttöön sähköiset kirjaukset, eikä niissä ole välttämättä annettu edes vaihtoehtoja.
2.Kompastuskivi: Koulutuksesta huolimatta uuden ohjelmistonkäyttö tuntuu vaivalloiselta ja aikaa vievältä.
Käytä hyväksesi ohjelmistotoimittajan tukea. He ovat luultavasti vieneet läpi lukuisia vastaavia muutoksia. Kysy neuvoja ja rohkaise työntekijöitä tekemään samoin.
Suurimmalle osalle ihmisistä, jotka eivät ole syntyneet älypuhelin käsissä, paperinen työmääräin tuntuu varmasti helpommalta, kuin sähköisten merkkausten tekeminen. Tässä kohtaa yrittäjän täytyy kuitenkin pitää päänsä. Sähköisten lähetteiden käyttöönotto on suuri muutos ja vaatii aikaa.Miten paljon? – Se riippuu kokemuksen mukaan yrittäjän ja työntekijöiden asenteesta ja sitoutumisesta uuteen muutokseen.Palaa miettimään ensimmäisiä kohtia:miksi koko hommaan ryhdyttiin?Tässäkin kohtaa työntekijän kuunteleminen ja tarvittavan tuen tarjoaminen on ensisijaisessa asemassa. Anna työntekijöillesi ohjelmistotoimittajan tuen puhelinnumero ja rohkaise pyytämään apuaongelman sattuessa. Sitä varten asiakaspalvelut ovat.
3. Kompastuskivi: Sähköisten työmääräintentäyttö pidentää asiakkaalla vietettävää aikaa.
Tämä on koko homman juju. Sähköisten kirjausten tarkoitus on nimenomaan siirtää kirjauksiin käytetty aika asiakkaalle sen sijaan, että se olisi pois yritykseltä. Käy työntekijöiden kanssa kunnolla läpi, miten kirjaukset asiakkaan luona perustellaan.
Moni asentaja kokee vaivaannuttavaksi sähköisen työmääräimentäyttämisen asiakkaan luona samalla, kun asiakas kelloaan vilkuillen tuijottaa olan takana. Fakta on kuitenkin se, että mikäli yritys haluaa pitää tuntihintansa
kilpailukykyisenä, työmääräintentäyttö on pystyttävä laskuttamaan asiakkaalta. Muussa tapauksessa työ on pois yrittäjän vapaa-ajasta tai yrityksen katteesta. Ja kuten aiemmin jo totesimme, eikö ole reilumpaa jakaa kustannukset lukuisten asiakkaiden kesken, kuin ottaa kaikki omalle kontolle. Asentajien kanssa olisi hyvä käydä yhdessä läpi, miten työmääräintentäyttö perustellaan asiakkaalle. Asiakkaalle on hyvä kertoa, että sähköisten työmääräintentäyttö on myös asiakkaita varten. Kun rivit ja tunnit kirjataan heti, ne tulevat varmasti oikein, eikä asiakasta laskuteta turhasta. Valmis työmääräinvoidaan lähettää asiakkaan sähköpostiinvielä asentajan ollessa asiakkaan luona, jonka jälkeen voidaan kysyä, haluaako asiakas,että rivit käydään yhdessä läpi. Tällöintyöstä tulee läpinäkyvämpää jaepäselvyyksien riski laskutuksessa minimoidaan kokonaan. Lisäksi voidaan kertoa, että kirjaukset ovat osa työtä siinä, missä itse asennuskin
Blogitekstin ensimmäisessä osassa käsittelemme kompastuskiviä, jotka yleisesti jarruttavat yritysten päätöstä siirtyä sähköisiin työmääräimiin. Lue lisää: Osa I – Ohjelmiston hankinta