Oletko ikinä miettinyt, miksi ohjelmistoissa töitä ja
laskuja käsitellään aina asiakkaan näkökulmasta. Entä oletko koskaan miettinyt tai kaivannut jotain muuta lähestymistapaa?
Ohjelmistojen uudet käyttäjäryhmät
Kun ohjelmistoja alettiin ottaa yleisesti yrityskäyttöön, niiden käyttö rajoittui toimistolle ja keskittyi puhtaasti laskutukseen ja kirjanpitoon. Laskuttajan ja kirjanpitäjän kannalta asiakas on merkityksellinen, joten ohjelmat tehtiin siten, että laskut lisättiin asiakkaille ja asiakkailta saatavia rahoja seurattiin.
Ajan kuluessa ja tekniikan kehittyessä myös yritysten muita toimintoja on alettu siirtää ohjelmistoihin. Tällaisia toimintoja ovat mm. tuntikirjaukset, töiden resursoinnit sekä erilaiset projektiseurannat. Nykyään kaikki nämä laskutusta edeltävät toiminnot, jotka tehtiin ennen paperia ja kynää käyttäen, voidaan tehdä suoraan ohjelmistojen avulla. Ohjelmistot, joita ennen käyttivät pelkät laskuttajat ja kirjanpitäjät, on laajennettu myös asentajien ja työnjohtajien käyttöön. Mutta soveltuuko vanha asiakaslähtöinen näkökulma myös uusille käyttäjäryhmille vai olisiko ehkä paikallaan miettiä, miltä kantilta nämä uudet käyttäjäryhmät, joille ohjelmisto myös on päivittäinen työkalu, ajattelevat asioita?
Olemme aikaisemmin kirjoittaneet blogissamme toimintojen sähköistämisestä ja siitä, kuinka suuren muutosvastarinnan eteen yrittäjät usein joutuvat yrittäessään viedä sähköiset kirjaukset läpi työntekijöilleen. Osasyy tähän on aivan varmasti se, että moni nykyisistä ohjelmistoista on edelleen tehty perinteisellä laskuttajalähtöisellä ajatuksella, eikä tämä toimintamalli palvele kentällä työskentelevien työntekijöiden työntekoa. Tästä syystä uusi ohjelmisto koetaan kankeaksi, eikä sen käyttöönotto tunnu luontevalta.
Miten nämä uudet käyttäjäryhmät sitten ajattelevat ja miksei heidän tarpeitaan ei ole huomioitu?
Jälkimmäiseen kysymykseen vastaus on helppo. Aiemmin luodut ohjelmistot on jo tehty laskutuspohjaisiksi, joten koko ajatusmallin kääntämien ympäri vaatisi täysin uuden, alusta asti suunnitellun ohjelmiston. Toinen syy on varmasti se, että ohjelmistoissa on aina totuttu tekemään asiat tiettyjen kaavojen mukaan. Näistä kaavoista poikkeaminen vaatii sekä kekseliäisyyttä että laajaa näkemystä.
Ensimmäiseen kysymykseen on varmasti useita eri variaatioita, mutta väitämme, että suurin osa kohteiden ja kohteissa tehtävien töiden parissa työskentelevistä ajattelevat toimintoja kohteiden näkökulmasta. Tarjoukset lasketaan kohteesta, urakkatyömaa on kohde, asennustyöt tehdään kohteelle, huoltohistoriaa etsitään kohteen alta. Tarjouslaskijaa ei kiinnosta, kuka tarjouksen pyysi eikä urakan tavaroita tilata asiakkaalle. Asentajille on ihan sama, kuka työn maksaa ja huoltomies haluaa tietää, mitä juuri kyseisessä kohteessa on ennen tehty, vaikka asiakas olisi vaihtunutkin.
Silti, nykyiset ohjelmistot pakottavat käyttäjänsä käyttämään päivittäistä työkaluaan vastoin tätä ajatusmallia. Toki ohjelmistoihin on luotu erilaisia projektiseuranta-osioita, joissa asiakkaalle voidaan perustaa kohteeksi projekti. Projekti sidotaan kuitenkin usein yhteen asiakkaaseen, jolloin tässäkin mallissa mennään lopulta metsään.
Kohdelähtöisyys ohjelmistossa
Miten ohjelmisto sitten voisi toimia kohdelähtöisesti? Unohdetaan hetkeksi asiakas, sillä sitä me oikeasti tarvitsemme vasta siinä vaiheessa, kun mietitään, kenelle haluamme lähettää laskun tehdystä työstä. Sen sijaan perustetaan kohde. Kohde voi olla yksittäinen asunto tai koulu tai vaikka sairaala. Mikäli kohde on suuri, se voidaan jakaa hierarkkisesti pienempiin alikohteisiin vaikka ihan yksittäisiin teknisiin laitteisiin asti. Tämän jälkeen kohteille ja alikohteille voidaan alkaa lisätä töitä. Mikäli työt koskevat koko kohdetta, ne voidaan perustaa pääkohteelle. Mikäli taas tehdään esimerkiksi lisätyö kohteen yksittäiseen asuntoon, asunto voidaan merkitä omaksi alikohteeksi ja perustaa sille oma työ. Töille ja kohteille voidaan lisätä aina oma asiakas, mutta asiakkaasta riippumatta tarjoukset ja tilaukset sekä tehtävät työt ja työhistoria löytyvät aina oikeasta paikasta – kohteen alta.
Eikä laskuttajaakaan sovi toki unohtaa. Kohteille, töille ja laskuille lisätään toki myös asiakas, joten nämä kaikki löydetään tarvittaessa myös perinteisesti asiakkaan alta. Mutta niin tärkeää kuin laskutus yritykselle onkin, se on vain pieni osa koko työprosessia. Ja mikäli yrityksellä on käytössään oikein toimiva työkalu prosessin alkuvaiheesta lähtien, laskun lähetys on enää vain napin painallus.