Tuskin löytyy tänä päivänä enää yrittäjää, joka ei olisi vielä törmännyt verkkolaskutuslakiin, joka astui voimaan vuonna 2020 keväällä. Tämän lakiuudistuksen myötä yritysten välisessä laskutuksessa on mahdollista vaatia laskujen vastaanottaminen ainoastaan verkkolaskuna. Tämän myötä myös laskun lähettäjällä tulee siis olla mahdollisuus lähettää vähintäänkin pyydettäessä verkkolasku yritysasiakkaalle.
Yritysten välisessä laskutuksessa on siis pakko lähettää laskut verkkolaskuina, jos näin vaaditaan. Asiaa ei kuitenkaan kannata missään nimessä pitää pakollisena pahana, vaan on hyvä miettiä myös verkkolaskutukseen liittyviä hyötyjä.
Itseasiassa, verkkolaskutus voi olla huomattavasti edullisempi, turvallisempi ja nopeampi vaihtoehto perinteiseen kirjepostiin verrattuna. Tässä kirjoituksessa tarkastellaan tarkemmin syitä sille, miksi verkkolaskutus on yrittäjälle kannattavampaa kuin perinteinen kirjeposti.
Kirjeposti voi käydä kukkarolle
Jotkut vannovat edelleen vanhan kunnon etanapostin nimeen. Perinteinen postittaminen on kuitenkin jäämässä koko ajan vähemmälle ja sähköisesti tapahtuva liikenne kasvamassa, jonka vuoksi kirjepostitus kallistuu, hidastuu ja vaikeutuu entisestään.
Tänä päivänä yhden postimerkin hinta on 1,95€. Kirjeitse lähetyt laskut kuitenkin aiheuttavat paljon myös muita kuluja; mm. paperi-, kirjekuori- ja mustekustannukset voivat kerryttää yhden laskun hinnaksi reippaasti yli kahden euron verran. Näiden lisäksi myös kirjejakeluhinnat nousevat jatkuvasti.
Pari euroa ei välttämättä kuulosta suurelta summalta, mutta jos laskun perään täytyy lähettää vielä maksumuistutus- ja maksukehotuslaskuja, niin kustannukset voivat kasvaa yhden laskun toimittamiselle yllättävän isoiksi. Vaikkei laskureskontraan kertyisikään paljon myöhässä olevia laskuja ja näin ollen muistutuslaskuja, ihan tavallisten laskujen lähettäminenkin vuositasolla on yrittäjälle iso menoerä.
Esimerkki: Jos yrittäjä lähettää kirjeitse 100 laskua kuukaudessa, tekee se vuodessa 1200 laskua. 2,5 €:n keskimääräisellä hinnalla postituskustannuksia kertyy 3000€/vuosi.
Isojen kustannusten lisäksi paperitse lähetetyt kirjeet vievät myös yrittäjän aikaa huomattavasti paljon enemmän, kun laskut joudutaan tulostamaan, laittamaan kirjekuoreen ja kiikuttamaan postilaatikkoon. Postittamiseen käytetyn ajan ”hinnoittelu” on vaikeampaa, mutta mitä jos kaikki manuaalisesti kirjeiden postittamiset olisikin vuositasolla käytetty vaikkapa itse työntekoon? Kuinka monta työtuntia olisi kerrytetty tienaten kirjekuorien postittamisen sijasta?
Etanaposti – kirjaimellisesti
Kun perinteinen postitus on vähentynyt radikaalisti 2000-luvulla, on se näkynyt hintojen kallistumisen lisäksi myös kirjepostin jakelutiheydessä. Nykyään kirjepostia ei toimiteta enää perille läheskään joka päivä, vaan jakelupäiviä on harvennettu ja tulevaisuudessa ne todennäköisesti harventuvat entisestään. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjepostin lähetysaika pitenee, ja laskun vastaanottamiselle voi vierähtää jopa viikko tai pidempäänkin.
Kirjepostitse lähetettyjä laskuja harvemmin pystyy myöskään seuraamaan sen tarkemmin, mikäli siitä ei ole valmis maksamaan lisää. Jos kirje siis hukkuu matkan varrelle, ei sitä pääse lähettäjän päässä jäljittämään eikä näin ollen päästä varmuuteen, päätyikö se koskaan vastaanottajan käsiin tai missä koko kirje mahtaa seikkailla.
Verkkolaskutus on edullinen ja varma vaihtoehto
Verkkolaskutus voi olla jopa neljä kertaa halvempi vaihtoehto kirjepostiin verrattuna. Sen lisäksi, että verkkolaskutus on edullinen tapa lähettää laskuja vastaanottajalle, on se myös kaikista nopein ja varmin vaihtoehto. Laskun lähetys onnistuu nappia painamalla, eli moni manuaalinen työvaihe jää välistä, ja käytännössä vastaanottaja saa postin saman tien perille.
Jos laskutuksessa olisi jokin ongelma esimerkiksi virheellisen osoitteen vuoksi, tulee tästä ilmoitus lähettäjälle ja näin ollen voidaan reagoida asiaan nopeasti, ja korjattu versio saadaan heti uudelleen matkaan. Verkkolaskutuksessa ei ole myöskään pelkoa, että lasku eksyy väärään paikkaan, katoaa matkan varrella tai päätyy vaikka sähköpostin roskapostikansioon. Verkkolaskutus on myös tietoturvalliselta kantilta ajateltuna turvallisin vaihtoehto, sillä siinä ei ole esimerkiksi samanlaista riskiä laskun joutuvan vääriin käsiin.
Verkkolaskutuksella nopea kassankierto
Kun asiakas saa laskun heti käsiinsä, hoituu laskujen käsittely ja maksaminen yleensä myös nopeammin. On pienempi riski unohtaa maksaa verkkolasku kuin paperinen lasku, joka voi helposti unohtua pyörimään paperipinojen keskelle.
Kun paperiset laskut siirretään sähköiseen muotoon, paperin kulutus ja muut materiaalikustannukset vähenee ja näin ollen kuormittaa myös vähemmän luontoa. Sähköinen laskutus on siis kaiken muun hyvän päälle ekoteko!
Evelialla hoidat yrityksen verkkolaskutuksen turvallisesti ja tehokkaasti
Evelia-ohjelmistolla saat lähetettyä yrityksesi verkkolaskut turvallisesti ja tehokkaasti verkkolaskuoperaattori Maventan kautta. Koko laskureskontran hoitaminen onnistuu automatisoidusti yhden ohjelmiston sisäisesti. Evelian avulla laskutus on helppoa ja nopeaa, kun voit luottaa, että ohjelma hoitaa verkkolaskutuksen kaikki vaiheet puolestasi.