Kirjaa kerran. Kirjanpito hoituu samalla.
Toiminnanohjaus ja tilitoimistopalvelut samasta paikasta, samalta toimialan tuntevalta porukalta. Laskut, ostolaskut ja tuntikirjaukset syntyvät Eveliassa, ja kirjanpitäjä työskentelee samojen tietojen päällä.
Homman ydin lyhyesti:
- Sama tieto kirjataan nyt kahdesti: kerran omaan järjestelmään ja kerran tilitoimistolle lähtevään aineistoon.
- Eveliassa myyntilaskut, ostolaskut, tuntikirjaukset ja kuitit syntyvät yhdessä paikassa, ja kirjanpidon aineisto muodostuu siitä samasta datasta.
- Evelia Tilitoimiston kirjanpitäjä tuntee talotekniikan ja rakennusalan, joten työmaan käsitteitä ei tarvitse selittää joka kuukausi.
- Sinä näet katteen ja tilanteen kesken kuukauden, et kolme kuukautta jälkikäteen.
Kukaan ei osta kirjanpitoa
Urakoitsija ei osta ohjelmistoa eikä kirjanpitoa. Hän ostaa sen, että paperit hoituvat kerralla ja että firman tilanteen näkee silloin kun sillä on vielä merkitystä.
Tällä hetkellä se menee useimmiten näin. Lasku tehdään järjestelmässä. Tunnit kirjataan järjestelmään. Sitten kuunvaihteessa sama aineisto kaivetaan ulos ja lähetetään tilitoimistolle, kuitit etsitään takataskuista ja auton hansikaslokerosta, ja kirjanpitäjä kysyy tarkennuksia riveihin joita hän ei tunnista. Kirjanpito valmistuu kuusi viikkoa myöhemmin, ja siihen mennessä kevään urakka on jo laskutettu loppuun.
Kolme asiaa toistuu joka kuukausi:
- Sama työ kahdesti. Laskut ja tunnit kirjataan järjestelmään, ja sen jälkeen aineisto kootaan uudestaan tilitoimistolle.
- Kuittirumba kuunvaihteessa. Tukkurikuitit ja polttoainekuitit ovat siellä missä ne sattuivat jäämään.
- Kirjanpito kuukausia jäljessä. Kun luvut valmistuvat, ne kertovat mitä tapahtui, eivät mitä kannattaisi tehdä.
Miten tämä toimii yhdessä
Kaksi erillistä putkea
- Laskutus omassa järjestelmässä
- Aineisto kootaan kuunvaihteessa erikseen
- Kuitit toimitetaan sähköpostilla tai kassissa
- Kirjanpitäjä ei näe työmaan tietoja
- Tilannekuva syntyy jälkikäteen
Yksi putki
- Myyntilaskut, ostolaskut ja tunnit syntyvät Eveliassa
- Kirjanpidon aineisto muodostuu samasta datasta
- Kuitit kuvataan puhelimella suoraan arkistoon
- Kirjanpitäjä tuntee Evelian ja toimialan
- Kate ja toteuma näkyvät kesken kuukauden
Käytännössä ketju menee näin. Asentaja kirjaa tunnit ja tarvikkeet työlle työmaalla. Työlle kertyneet rivit ovat valmiina laskulla, ja lasku lähtee verkkolaskuna. Tukkurin ostolasku kohdistetaan riveittäin oikealle työlle, jolloin tarvikkeet tulevat laskutettua asiakkaalta eivätkä jää roikkumaan. Kuitit kuvataan puhelimella kuittiskannerilla arkistoon. Kirjanpidon aineistot muodostuvat tästä samasta kirjanpidosta: myyntilaskut, ostolaskut, palkka- ja tuntiaineisto, kuittiarkisto ja osatuloutus.
Sinä et siis kokoa aineistoa. Se on jo koossa, koska se syntyi silloin kun työ tehtiin.
Esimerkki: kahdeksan asentajan sähköurakoitsija
Ennen: laskutus tehtiin ohjelmassa, ja kuunvaihteessa aineisto koottiin erikseen tilitoimistolle. Kirjanpito valmistui kuuden viikon viiveellä.
Nyt: tunnit ja tarvikkeet kirjataan työmaalla, lasku lähtee työn valmistuttua ja kirjanpidon aineisto muodostuu samasta datasta. Kuunvaihteen kokoamisvaihe jäi pois, ja urakan kate näkyy kesken urakan.
Mitä tästä jää käteen
Sama asia kirjataan kerran
Kaksinkertainen kirjaaminen loppuu, koska kirjanpidon aineisto syntyy siitä samasta työstä johon tunnit ja tarvikkeet on jo kirjattu. Tämä on myös se kohta, jossa laskuttamattomia tunteja lakkaa syntymästä: kirjaus tehdään työmaalla eikä muistin varassa illalla.
Tilannekuva kesken kuukauden
Projektikohtainen kustannusseuranta ja katelaskenta kertovat missä urakka menee nyt. Kirjanpitäjältä saat kuukausittaisen raportoinnin päälle. Nämä kaksi vastaavat eri kysymyksiin: toinen kertoo miten tämä urakka menee, toinen miten firma menee.
Toimiala tunnetaan valmiiksi
Evelia Tilitoimistolla on talotekniikan ja rakennusalan tuntemusta yli kymmenen vuoden ajalta ja taloushallinnon kokemusta yli kahdenkymmenen. Käännetty arvonlisävero, urakkasopimusten katkot ja rakentamisen tiedonantovelvollisuus ovat tuttuja etukäteen, eikä niitä tarvitse selittää.
Sama talo, tutut ihmiset
Ohjelmisto ja kirjanpito tulevat samasta talosta. Käytössäsi on nimetty kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksesi tilanteen, ja ohjelmiston tuki on samassa numerossa kuin ennenkin. Kun jokin menee solmuun, ei tarvitse selvittää kumman toimittajan vika se oli.
Ilmoitukset samasta aineistosta
Arvonlisäveroilmoitukset ja palkkahallinnon ilmoitukset hoituvat samasta kirjanpidosta. Rakennusalan tiedonantovelvollisuuden RTV-aineisto muodostuu Eveliassa nappia painamalla, joten urakka- ja työntekijätietoja ei kerätä erikseen Exceliin.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Kokonaisuus sopii LVI-, sähkö-, kylmä- ja rakennusalan yritykselle, jolla on omia asentajia ja jonka kirjanpito on jo ulkoistettu tai on juuri menossa uusiksi. Vaihdon paikka osuu luontevimmin tilikauden vaihteeseen tai siihen hetkeen, kun ohjelmisto tai tilitoimisto on muutenkin vaihtumassa.
Jos nykyinen kirjanpitäjä toimii hyvin ja tuntee alasi, tätä ei kannata vaihtaa vaihtamisen vuoksi. Silloin järkevämpi askel on ottaa Evelia käyttöön ohjelmistona ja antaa nykyisen kirjanpitäjän lukea aineistot sieltä. Evelia tuottaa aineistot yhdeksään yleisimpään kirjanpito-ohjelmistoon, ja tuntikirjaukset siirtyvät muun muassa Procountoriin, Personeciin ja Palkka.fi:hin.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö vaihtaa sekä ohjelmisto että tilitoimisto kerralla?
Ei. Osa ottaa ensin ohjelmiston käyttöön ja siirtää kirjanpidon myöhemmin, osa päinvastoin. Kumpikin toimii yksinään. Kaksinkertainen kirjaaminen jää pois vasta kun molemmat ovat samassa putkessa.
Onko tilitoimisto sama yritys kuin ohjelmisto?
Tilitoimistopalvelut tuottavat Evelia Tilitoimisto Oy ja Evelia Tilitoimisto II Oy, jotka ovat omia yhtiöitään. Ohjelmisto ja kirjanpito ovat siis samaa taloa ja samaa toimialaosaamista, mutta sopimukset tehdään erikseen.
Mitä tilitoimistopalveluun kuuluu?
Kirjanpito ja tilinpäätös, palkanlaskenta ja palkkahallinto sekä kuukausittainen raportointi. Halutessasi voit ulkoistaa myös myynti- ja ostoreskontran hoidon. Lisäksi saat apua yrityksen perustamiseen, yhtiömuodon muutokseen ja veroneuvontaan. Kokonaisuus mitoitetaan yhdessä, joten kaikkea ei tarvitse ottaa kerralla.
Toimiiko tämä, jos meillä on jo oma kirjanpitäjä?
Toimii. Evelia tuottaa aineistot yhdeksään yleisimpään kirjanpito-ohjelmistoon ja tuntikirjaukset siirtyvät muun muassa Procountoriin, Personeciin ja Palkka.fi:hin. Muita ohjelmia varten on Excel-aineistot. Nykyinen kirjanpitäjä voi siis jatkaa.
Kuka hoitaa arvonlisäveroilmoitukset ja rakentamisilmoitukset?
Arvonlisävero- ja palkkahallinnon ilmoitukset kuuluvat kirjanpitopalveluun. Rakentamisen tiedonantovelvollisuuden RTV-aineisto muodostuu Eveliassa urakka- ja työntekijätiedoista, ja siitä kumpi ilmoituksen lähettää sovitaan käyttöönotossa.
Mitä kokonaisuus maksaa?
Ohjelmiston hinnat löytyvät hinnastosta. Kirjanpito hinnoitellaan yrityksen koon ja tositemäärän mukaan, joten siitä kannattaa pyytää tarjous. Käydään tarpeet läpi ja esitetään vaihtoehdot.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.