Kuittiskanneri: Loppu haalistuville kuiteille ja kuittimapeille
Lämpöpaperikuitti haalistuu jopa muutamassa kuukaudessa. Kirjanpitolaki vaatii säilyttämään tositteet kuusi vuotta. Tuon ristiriidan ratkaisee yksi kuva, joka otetaan ennen kuin kuitti ehtii hanskalokeroon.
Homman ydin lyhyesti:
- Kuittiskanneri tarkoittaa, että kuitista otetaan kuva puhelimella heti ja se tallentuu sähköiseen arkistoon.
- Kuva tai skannaus kelpaa kirjanpidon tositteeksi siinä missä paperikuitti, kunhan tiedot ovat luettavissa.
- Kirjanpitolaki vaatii säilyttämään tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi – lämpöpaperi ei siihen taivu.
- Ilman luettavaa kuittia et saa ALV-vähennystä: kadonnut tai haalistunut kuitti on suoraa tappiota.
Lämpöpaperi vastaan kirjanpitolaki
Lähes kaikki kaupan kuitit tulostetaan lämpöpaperille, ja sen heikkous on sisäänrakennettu: teksti syntyy lämmöllä, joten myös lämpö, valo ja hankaus hävittävät sen. Aurinkoisella kojelaudalla tai takataskussa kuitti voi muuttua tyhjäksi paperinpalaksi jopa muutamassa kuukaudessa. Kirjanpitolaki taas elää aivan eri aikakäsityksessä: tositteet on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot ja tilinpäätökset vielä pidempään, kymmenen vuotta.
Ristiriidalla on suora hintalappu. Verottajalle kelpaa vain tosite, josta arvonlisävero on luettavissa eriteltynä – jos kuitti on kadonnut tai haalistunut, ALV-vähennys jää saamatta. Esimerkiksi 300 euron rautakauppaostoksessa arvonlisäveroa on noin 61 euroa, ja ilman kuittia tuo summa jää verottajalle. Koko yhtälön käänsi onneksi laki jo aikaa sitten: sähköinen kopio kelpaa tositteeksi siinä missä alkuperäinen, kunhan tiedot ovat luettavissa. Kuitin kohtalo ratkeaa siis siinä hetkessä, kun otat siitä kuvan – tai et ota.
Miten kuittiskanneri toimii Eveliassa?
Idea on tehdä kuvaamisesta helpompaa kuin kuitin säilyttämisestä. Kun ostos on maksettu, nappaat kuitista kuvan puhelimella jo kaupan pihassa, ja kuva tallentuu suoraan Evelian arkistoon. Kuitti ei enää matkusta kojelaudalla, ei odota lompakossa eikä katoa pesukoneeseen – se on tallessa sähköisenä koko lakisääteisen säilytysajan, luettavana ja löydettävissä.
Arkistosta hyötyy moni. Kirjanpitäjäsi saa tositteet sähköisesti ilman, että kukaan kerää mappeja tai muistelee, mistä ostoksesta mikäkin lappu oli – kuukauden vaihteen kuittisirkus jää historiaan. Sinä puolestaan varmistat, että jokainen firman ostos päätyy kirjanpitoon ja ALV-vähennykset kotiin – mistä kuluista vähennyksen ylipäätään saa, sen kävimme läpi sivulla Yrittäjän ALV-vähennys. Ja kun kuitti kuvataan heti ostohetkellä, myös tarvikkeet muistuvat asiakkaan laskulle silloin kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa, eivät kuukauden päästä arvailtuina.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Kelpaako kuva kuitista kirjanpitoon?
Kelpaa. Sähköinen kuva tai skannaus käy tositteeksi siinä missä paperikuittikin, kunhan tositteen tiedot ovat luettavissa. Kun kuitti on tallessa sähköisenä ja luettavana, paperiversiota ei tarvitse säilyttää erikseen – mappi saa jäädä hyllyyn.
Kuinka kauan kuitteja pitää säilyttää?
Tositteet, kuten kuitit ja laskut, on kirjanpitolain mukaan säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpidot ja tilinpäätökset säilytetään pidempään, kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Sähköinen säilytys täyttää vaatimukset, kunhan aineisto pysyy luettavana.
Kuitti ehti jo haalistua – mitä nyt?
Jos tietoja ei enää saa luettua, pyydä myyjältä jäljennös kuitista tai laskusta – useimmat kaupat ja tukut pystyvät tulostamaan ostotapahtuman uudelleen ainakin jonkin aikaa. Ja jatkoa varten: ota kuva heti ostohetkellä, niin haalistumisella ei ole enää väliä.
Riittääkö pelkkä tiliotteen rivi tositteeksi?
ALV-vähennykseen ei riitä. Tiliote kertoo, että jotain maksettiin, mutta vähennystä varten tarvitaan tosite, josta arvonlisävero näkyy eriteltynä. Siksi juuri kuitin – tai sen kuvan – tallessa pysyminen ratkaisee, saatko verot takaisin.
Miten kuittiskanneri toimii Eveliassa käytännössä?
Otat kuitista kuvan puhelimella, ja kuva tallentuu Evelian arkistoon. Sieltä tositteet ovat sekä sinun että kirjanpitäjäsi saatavilla koko säilytysajan – ilman mappeja, muovitaskuja tai kuukauden vaihteen etsintäoperaatioita.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne – ja jos, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.