fbpx

Sähköinen työajanseuranta – miksi se kannattaa?

Työaikalaki velvoittaa yrityksiä seuraamaan jokaisen yrityksen työntekijän tehtyjä työtunteja ja niistä maksettuja korvauksia. Työaikalaki ei kuitenkaan ole ainoa syy, miksi työaikaa seurataan, sillä varsinkin talotekniikka- ja rakennusalalla työajanseurantaa hyödynnetään palkanmaksun lisäksi myös laskutuksessa ja projektien kulujen seurannassa. 

Koska työajanseuranta kuuluu merkittävästi yritysten joka päiväiseen arkeen, kannattaa siitä tehdä mahdollisimman sujuvaa. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi, mitä ongelmia toimimaton työajanseuranta voi yritykselle aiheuttaa, mitä sähköisellä työajanseurannalla tarkoitetaan ja miksi se kannattaa.

Huonosti hoidettu työajanseuranta voi tulla kalliiksi

Mikäli työajanseuranta ei ole kunnossa, voi se johtaa kalliisiin virheisiin. Yksi olennaisin syy toimimattomalle työajanseurannalle on selkeän kirjausprosessin puuttuminen – joko kirjaamisen ohjeistus työntekijöille on epäselkeää tai siihen käytettävät työkalut eivät ole nykyaikaiset, vaan se hoidetaan manuaalisesti esimerkiksi paperille tai käden ulottuvissa olevalle pahvin palaselle kirjaten. Ongelmana voi toki myös olla toimimaton työajanseurantaohjelma, jonka käytön vaikeus tekee kirjaamisesta vaivaanloista.

Ei ole yksi tai kaksi kertaa, kun yrittäjän suusta on kuultu tuntilappujen kadonneen. Tästä on seurannut tuntilappujen metsästäminen hansikaslokeron ja työvaatteiden taskujen syövereistä. Ellei kirjauksia ole löydetty, on laskulle loppujen lopuksi arvottu tunnit mututuntumalla, jos kyseistä laskua on puuttuneiden kirjauksien vuoksi ylipäänsä edes muistettu laskuttaa.

Mikäli työajanseurannan prosessi ei toimi – tekee se kirjaamisesta hidasta, tietoja saattaa kadota ja tiedot eivät välttämättä aina pidä paikkaansa. Tämä vaikuttaa välttämättä suoraan yrityksen toiminnan tehokkuuteen ja kannattavuuteen.

Mikäli työajanseurantaprosessi ei ole toimiva:

❌ Tekee se työajankirjaamisesta ja niiden toimittamisesta työnantajalle aikaavievää

❌ Voi työaikatietoja puuttua tai ne voivat olla virheellisiä

❌ Voi laskulta jäädä puuttumaan tietoja, joka johtaa huonompaan katteeseen

❌ Ei projektien kuluseuranta pidä paikkaansa, mikäli kaikkia tietoja ei ole saatavilla

Sähköinen työajanseuranta ja miksi se kannattaa?

Sähköiset tuntikirjaukset ovat selkeästi luotettavampi ja parempi tapa hoitaa työajanseuranta. Itse sähköisyydellä tarkoitetaan konkreettisesti sitä, että tiedot kirjataan sähköisesti esimerkiksi puhelinsovellukseen tai selainpohjaiseen ohjelmaan paperilapun sijaan. Tällöin kaikki tuntikirjaukset löytyvät yhdestä paikasta, niistä löytyy enemmän tietoa esimerkiksi milloin ne on kirjattu, kuka ne on kirjannut ja mille työlle ne on kirjattu, tiedot eivät katoa ja niiden hyödyntäminen laskutuksessa ja projektiseurannassa helpottuu huomattavasti.

Miksi työajanseurannan sähköistäminen kannattaa?

 ✔️ Työaikakirjaukset voidaan hoitaa missä vaan, vaikka heti työmaalla. Näin kirjaukset eivät jää roikkumaan ja kirjauksiin kuluva aika voidaan sisällyttää asiakkaalta laskutettavaan työaikaan.

 ✔️ Kun tiedot kirjataan yhteen ja samaan paikkaan heti työn loputtua, vältytään turhalta tiedon katoamiselta ja varmistetaan, että laskulle päätyy kaikki tarvittava.

 ✔️ Pääset eroon tuplakirjauksista, kun työaikatietojen lähettelyitä sähköpostitse tai viestitse palkanlaskentaan ei enää tarvita. Näin säästyy niin työntekijän kuin yrittäjänkin aika.

 ✔️ Tiedot ovat käytössäsi saman tien, jonka ansiosta kuluseuranta ja laskutus saadaan reaaliaikaistettua.

Evelian työajanseuranta

Eveliasta löytyy sähköinen työajanseuranta, josta merkinnät menevät suoraan laskutukseen, kulut seurantaan ja raportit palkanlaskentaan. Näin turhia tuplakirjauksia tai tuntilappujen lähettelyitä työnanatajalle ei enää tarvita, kun tiedot löytyvät saman tien kaikkialta, jossa niitä tarvitaan.

Evelian selainpohjaisuuden ja Evelia Work -mobiilisovelluksen ansiosta, työaikakirjaukset voidaan hoitaa helposti suoraan työmaalla. Näin työtunteja ei enää tarvitse rustata työpäivän jälkeen tai työviikon lopuksi.

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

KIINNOSTUITKO?