fbpx

Ohjelmiston vaihto Osa III – Valmistautuminen ohjelmiston vaihtoon

Ohjelmiston vaihtaminen. Kuinka kauan se kestää ja mitä kaikkea minun pitäisi ottaa huomioon? Ohjelmiston vaihtaminen on oikeasti nopea ja kivuton projekti, kun se osataan suunnitella hyvin. Ohjelmistotalot tekevät ohjelmistonvaihtoja viikottain ja ovat siinä ammattilaisia. Kun prosessi käydään huolella yhdessä läpi ennen itse vaihtoa, turhat jännittämiset voi unohtaa. Tässä blogitekstisarjassa avaamme, ohjelmiston vaihtoon liittyviä ajatuksia. Käymme läpi yleisimmät tabut ohjelmistonvaihtoon liittyen, kerromme, miten pääset alkuun vaihtamisprosessissa ja lopuksi avaamme itse vaihdossa huomioitavia asioita. Blogitekstisarjan kolmannessa osassa keskitymme pääasiassa asioihin, jotka yrityksen tulisi ottaa huomioon valmistellessaan ohjelmiston vaihtoa. Teksti on kirjoitettu talotekniikka- ja rakennusalan näkökulmasta, mutta sitä voi soveltaa myös muilla aloilla. Kirjoituksessa on otettu huomioon kaikki ominaisuudet, joita alan yritys voi ohjelmistossaa käyttää, joten jotkin osiot eivät välttämättä koske kaikki yrityksiä.

VAIHTOAJANKOHDAN PÄÄTTÄMINEN

Ohjelmiston vaihto kannattaa ajoittaa johonkin selkeään ajankohtaan, kuten kuukauden vaihteeseen tai palkkajakson vaihteeseen, sillä silloin vältyt kahden listan yhdistelyltä kuukausikirjanpidossa tai palkanlaskennassa. Älä kuitenkaan ajoita ohjelmistonvaihtoa vuodenvaihteeseen, sillä vuodenvaihteeseen kasaantuu usein paineita muutenkin.

Ohjelmiston vaihto on hyvä ajoittaa joko aamun ensimmäiseksi tai illan viimeiseksi hommaksi, sillä vaihdon aikana järjestelmät ovat yleensä hetken aikaa pois yrityksen käytöstä.

Itse ohjelmiston vaihtoon ei tarvitse varata montakaan tuntia, mikäli se on suunniteltu hyvin ja vaihtoa valmistelevat toimet on tehty huolella. Pienimuotoisen toiminnan siirtämien toiseen ohjelmistoon ei vie kymmentä minuuttia kauempaa, kun taas suuremmilla yrityksillä vaihto voi kestää joitakin tunteja.

MUUTAMA SANA KOULUTUKSESTA

Onnistuneen ohjelmistonvaihdoksen edellytys on, että käyttäjät osaavat käyttää uutta ohjelmistoa vaihtopäivästä eteenpäin. Koulutus ja perehdytys ovat aikaavievin osio ohjelmiston vaihtamisessa ja niiden takia myös suurin osa ohjelmistonvaihdoista epäonnistuu. Huomioi tämä jo ohjelmiston valintaa tehdessä. Mieti, mitä toimintoja kukin työntekijä yrityksessä tekee? Millaista ohjemateriaalia on tarjolla? Perehdytätkö työntekijät itse vai tarvitsetko erillisen kouluttajan apua? Jokaisen työntekijän tulisi tietää, mitä tehdä, kun vanha ohjelmisto poistuu käytöstä.

Käyttöönoton jälkeen muista käyttää hyväksesi ohjelmistotalon tarjoamia tukipalveluita ja rohkaise myös työntekijöitäsi käyttämään niitä.

MUUTA HUOMIOITAVAA ENNEN VAIHTOA

REKISTERIT: Mieti ajoissa, mitä rekisteritietoja haluat siirtää vanhasta ohjelmistosta uuteen. Mieti myös, milloin viimeksi olet päivittänyt rekistereitäsi? Olisiko sen aika nyt? Vanhasta järjestelmästä siirretään uuteen yleensä vähintään asiakastiedot. Myös tuoterekisteristä voidaan siirtää tietoja, mikäli yrityksen käytössä on paljon omia tuotteita, joita ei saada ladattua uuteen ohjelmistoon suoraan tuotteiden tarjoajien sivuilta. Joissain ohjelmistoissa saatetaan käyttää myös kohderekisteriä tai rekisteriä kaikista yhteyshenkilöistä, mutta näitä rekistereitä siirretään harvemmin.

LASKUT JA OSTOLASKUT: Laskuhistoriaa ei yleensä siirretä vanhasta ohjelmistosta uuteen. Selvitä hyvissä ajoin, missä muodossa saat vanhalta ohjelmistotalolta laskuhistorian käyttöösi. Jotkut ohjelmistotalot antavat asiakkailleen irtisanomisen jälkeen käyttöön selailtavan version, jossa asiakas pystyy tarkastelemaan vanhoja historiatietoja, mutta jossa ei enää pysty luomaan uusia töitä tai laskuja. Toiset taas antavat laskut PDF-tiedostoina. Mikäli olet aiemmin tallentanut laskut paperisena mappeihin, historiatietosi ovat tallessa niissä. Vaihdon jälkeen vanhaan järjestelmään jää avoimia osto- ja myyntilaskuja. Avoimista laskuista voidaan ottaa lista ja niiden suorituksia ja maksuja seurataan erikseen seuraavan kuukauden ajan.

TYÖT: Ideaalitilanteessa ne keikkatyöt, jotka valmistuvat ja saadaan laskutettua ennen ohjelmiston vaihtoa, syötetään vanhaan ohjelmistoon. Vaihtopäivän jälkeen tehtävät työt syötetään uuteen ohjelmistoon, vaikka ne vastaanotettaisiin jo ennen vaihtopäivää. Välillä keikat kuitenkin venyvät, eikä kaikkia vanhassa järjestelmässä aloitettuja töitä saada laskutettua vaihtopäivään mennessä. Nämä keskeneräiset työt koetaan itse asiassa yhdeksi suurimmaksi päänvaivaksi ohjelmistoa vaihdettaessa. Tästä syystä keskeneräiset työt käsitellään vielä omana kappaleenaan. Töiden historiatietoihin pätee sama kuin laskuissakin. Niitä ei yleensä siirretä, joten selvitä vanhalta ohjelmistotoimittajaltasi, miten saat työhistorian käyttöösi, mikäli sitä tarvitset.

NUMEROINTI: Mieti jo etukäteen, miten haluat hoitaa töiden ja laskujen numeroinnin uudessa ohjelmistossa. Haluatko jatkaa numerointia siitä, mihin vanhassa ohjelmistossa jäät, vai aloitatko täysin uudet numerosarjat? Uusien sarjojen käyttö auttaa jatkossa erottamaan helposti, mitkä työt ja laskut on tehty vanhassa ohjelmistossa ja mitkä taas uudessa.

YHTEYDET: Onko nykyisessä ohjelmistossasi yhteyksiä muihin palveluihin? Siirtyvätkö yhteydet uuteen ohjelmistoon vai luodaanko sinne uudet yhteydet. Tyypillisimpiä yhteyksiä, joita ohjelmistot käyttävät ovat yhteys sähköisten laskujen välittäjään ja pankkiin sekä yhteys mahdollisiin verkkokauppoihin tai tukkujen tilausjärjestelmiin. Lisäksi joissain ohjelmistoissa on nykyään yhteys verottajan järjestelmään tiedonantovelvollisuuden myötä. Mieti hyvissä ajoin, mitä yhteyksiä sinun yritykselläsi on ja keskustele asiasta uuden ohjelmistotoimittajan kanssa.

PALKANMAKSU JA KIRJANPITO: Keskustele ohjelmistonvaihdosta kirjanpitäjän ja palkanlaskijan kanssa. Tehdäänkö kirjanpito ja palkanlaskenta nykyisessä ohjelmistossasi vai onko kirjanpitäjällä oma ohjelma, jota hän haluaa käyttää jatkossa? Kirjanpitäjä näkee ohjelmistonvaihdon aina hiukan eri näkökulmasta, joten ei ole ollenkaan huono idea pyytää kirjanpitäjää ja ohjelmistotoimittajaa käymään keskenään läpi asiat, jotka vaihdossa tulevat vaikuttamaan kirjanpitäjän työhön. Näin varmistetaan, että myös palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvät toimet tulee hoidettua vaihdon jälkeen normaalilla aikataululla ja ilman yllätyksiä.

ASETUKSET: Tarvittavien asetusten syöttäminen ajoissa ennen vaihtoa on edellytys sujuvalle käyttöönotolle. Pyydä apua uudelta ohjelmistotoimittajaltasi, jotta kaikki tarvittavat tiedot tulee varmasti syötettyä.

…JA NE KESKENERÄISET TYÖT

Pitkäkestoiset ”keskeneräiset” työt ovat syy siihen, miksi moni ohjelmiston vaihto pitkittyy tarpeettoman paljon. Moni ajattelee, että vanhassa ohjelmistossa aloitetut urakat on pakko tehdä loppuun vanhassa järjestelmässä. Kahden ohjelmiston pyörittäminen samaan aikaan on kuitenkin yritykselle tuskallisen raskasta, joten vahva suosituksemme on siirtää keskeneräiset työt vaihdon yhteydessä uuteen ohjelmistoon. Muutama vaihtopäivänä uhrattu työtunti säästää huimasti aikaa ja vaivaa jatkossa.

Talotekniikka-alalla pidempikestoiset työt voidaan jakaa kahteen ryhmään: pidempikestoisiin ”keikkatöihin” ja urakoihin. Pidempikestoiset keikkatyöt, jotka on aloitettu vanhassa järjestelmässä, mutta joita ei saada laskutettua vaihtopäivään mennessä voidaan siirtää uuteen järjestelmään käsin. Tai mikäli työt ovat ihan loppusuoralla, ne voidaan laskuttaa loppuun vanhalla ohjelmistolla, jolloin ”kahden ohjelmiston vaihe” kestää hiukan pidempään.  Urakoiden osalta pyritään laskuttamaan kaikki mahdollinen ennen vaihtoa, minkä jälkeen otetaan keskeneräisistä urakoista ulos raportit (urakan ostot, massat, työt ja laskut). Urakat luodaan uuteen järjestelmään töineen ja maksuerineen, ja syötetään koontina tarvikekulut, työkulut ja laskutetut tulot. Liitteeksi liitetään tarkemmat raportit ja vaihtopäivästä eteenpäin kaikki urakkaan liittyvä tehdään uuteen järjestelmään.

Kun edellämainitut asiat on käyty huolella läpi, voit huoletta ja luottavaisin mielin siirtyä odottamaan itse vaihtopäivää. Suurin osa vaihtopäivänä tehtävistä asioista tehdään yhdessä etäyhteydellä ohjelmistotalon kanssa, joten itse vaihtopäivää on turha jännittää. Ohjelmistotaloilta löytyy usein kattavat ohjeet ja lista vaihtoa edeltävistä ja itse vaihtopäivänä tehtävistä toimista. Meidän listamme voit ladata täältä.

Mikäli olet vasta aloittelemassa vaihtoprosessia, käy lukemassa blogisarjan artikkeli ohjelmiston vaihtoon valmistautumisesta tästä.

Haluatko kuulla lisää ohjelmiston vaihtamisesta ja siihen liittyvistä toimista? Ota meihin yhteyttä myynti@evelia.fi

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

Milloin alakohtaiseen ohjelmistoon kannattaa siirtyä?

Oletko perustamassa yritystä tai uusi yrittäjä ja pohdit, milloin alakohtaiseen laskutus- ja töiden hallinta ohjelmistoon kannattaisi siirtyä? Mikäli vastasit kyllä, tämä kirjoitus on juuri sinulle.

Monet perustelevat itselleen, ettei yritystoiminnan alussa ole vielä kannattavaa pistää rahaa laajaan alakohtaiseen ohjelmistoon, sillä sen toiminnoille ei tietämättömyyden takia oikeastaan nähdä vielä tarvetta.

Tässä kirjoituksessa käymme läpi, miksi kunnollisen ohjelmiston hankinta on kannattavaa jo yrityksen alkutaipaleella ja miksi sitä ei tulisi nähdä kuluna, vaan pikemminkin sijoituksena yritystoimintasi tehostamiseen. 

Lue lisää »

Onnistu ohjelmiston vaihdon läpiviennissä tehokkaasti

Ohjelmiston vaihto tuo aina mukanaan uusia toimitapoja ja vaihdon onnistumiseen vaikuttaa suuresti myös yrityksen työntekijöiden motivaatio opetella nämä uudet käytännöt. Monissa yrityksissä ollaan totuttu käyttämään kynää ja paperia tarvikkeiden ja tuntien merkitsemiseen ja mobiiliversioon siirtyminen voi aluksi tuntua suurelta muutokselta. Vaikka työnantajalla onkin oikeus määrätä toimitavat ja työkalut, joita yrityksessä käytetään, voidaan uuden ohjelmiston käyttöönottoprosessia kuitenkin helpottaa monin eri keinoin. Tämä onkin erittäin tärkeä asia, sillä kun vaihtoprosessi vaatii kaikkien osallistumista ja panosta, jotta uudesta ohjelmistosta saadaan kaikki hyödyt irti mahdollisimman tehokkaasti, on tärkeää tehdä se mahdollisimman fiksulla tavalla.

Lue lisää »

KIINNOSTUITKO?