Edellisessä Blogikirjoituksessa kävimme läpi, mitä sähköinen toiminnanohjaus ja yleisesti pilvipohjaisuus tarkoittavat.
Tässä tekstissä pureudumme vielä syvemmin sähköisen toiminnanohajuksen eri osa-alueisiin ja kerromme mitä hyötyä niistä yritykselle on.
Sähköinen toiminnanohjaus sisältää:
Sähköiset työmääräimet
Sähköiset dokumentit
Sähköiset myynti- ja ostolaskut
Sähköiset tuntimerkinnät
Sähköiset pankkipalvelut
Sähköiset dokumentit
Sähköiseen toiminnanohjaukseen kuuluvat olennaisena myös sähköiset dokumentit. Dokumenteilla tarkoitetaan esimerkiksi työhön liittyviä suunnittelukuvia, piirrustuksia, tarkastuspäiväkirjoja ja sopimuksia. Myös esimerkiksi kohteessa otetut valokuvat ovat työhön liittyviä dokumentteja. Ennen näitä dokumentteja on säilytetty mapeissa toimistolla. Nyt esimerkiksi puhelimella otetut kuvat voidaan lisätä suoraan ohjelmistoon kyseisen työn alle, josta ne löytyvät aina jatkossa. Samoin kaikki muut dokumentit voidaan lisätä työn alle, jolloin ne ovat aina työntekijöiden käytössä sekä työmaalla että toimistolla. Ja jos työtä tarvitsee käydä myöhemmin selaamassa, dokumentit löytyvät aina ohjelmistosta työn alta, eikä niitä tarvitse etsiä erikseen mapeista.
Hyödyt:
Dokumentit ja kuvat voidaan lisätä suoraan työn alle työmaalla tai toimistolla
Dokumentteja päästään tarkastelemaan missä ja milloin vain
Dokumentit säilyvät jatkossakin ohjelmistossa kyseisen työn alla, josta ne löytää helposti tarvittaessa
Sähköiset myynti- ja ostolaskut
Sähköiset laskut toimivat aivan samalla tavalla, kuin paperisetkin. Nyt vain sen sijaan, että laskut tulostetaan paperille ja postitetaan – ne lähetetäänkin sähköisessä muodossa. Postin sijaan sähköiset laskut kulkevat ns ”operaattorien” kautta, mutta ajatus on kuitenkin sama. Siinä missä ennen laskut vietiin paperisena postilaatikkoon tai nykyaikaisemmin lähetetään sähköpostilla, sähköisen laskun lähetys tapahtuu usein laskutusohjelmistossa yhdellä napin painalluksella. Yritys lähettää laskun sähköisenä operaattorille (sama kuin laittaisi kirjeen postilaatikkoon) ja tämän jälkeen operaattori lähettää sähköisen laskun vastaanottajalle (kuten posti jakaisi paperisen kirjekuoren asiakkaalle).
Suuret yritykset eivät enää suostu ottamaan laskuja vastaan muuten kuin sähköisessä muodossa ja siihen on syynsä. Ennen yrittäjät vastaanottivat tukkujen laskut paperisena tai sähköpostilla, mutta nykyään sama lasku voidaan napin painalluksella hakea suoraan laskutusohjelmistoon. Kun tukkurin lasku saapuu sähköisenä ohjelmistoon, siltä voidaan suoraan siirtää tuoterivejä asiakkaan laskulle. Joissain ohjelmistoissa tämä voi tapahtua jopa automaattisesti. Kun työ perustetaan ohjelmistoon, se saa työnumeron. Ja kun työlle tilataan/ostetaan tavaraa, käytetään oston viitteenä työnumeroa. Tämän jälkeen kun ostolasku saapuu sähköisenä järjestelmään, sen rivit siirtyvät suoraan työn riveiksi.
Monissa ohjelmistoissa on ominaisuutena myös laskun hyväksyntäkierto. Paperista laskua ei tarvitse kierrättää eri työnjohtajilla, vaan kaikki hoituu ohjelmiston sisällä. Kun kaikki laskut löytyvät ohjelmistosta, niitä ei enää tarvitse viedä paperisena kirjanpitäjälle, vaan kirjanpitäjälle voidaan antaa tunnukset ohjelmistoon, jolloin hän pääsee tarvittaessa selaamaan laskuja sinne.
Hyödyt:
Laskujen lähettäminen helpottuu ja nopeutuu
Laskujen lähettäminen sähköisesti on edullisempaa, kuin paperisten laskujen lähettäminen
Laskujen vastaanottaminen ohjelmistoon sähköisenä antaa mahdollisuuden kohdistaa rivejä eteenpäin asiakkaiden laskuille. Tällöin säästetään kirjauksiin kuluvaa aikaa ja varmistetaan, että kaikki ostetut tavarat tulee laskutettua.
Säästöt kirjanpitokustannuksissa, kun laskuja ei tarvitse kirjata yksitellen kirjanpitojärjestelmään. Sähköiset myynti- ja ostolaskut mahdollistavat töiden kustannus- ja kateseurannan
Sähköiset tuntimerkinnät
Perinteiset työaikakirjaukset rasittavat yritystä usein suhteettoman paljon. Työntekijät merkitsevät tuntinsa erikseen sekä työmääräimelle että tuntilapulle. Laskutettava tuntimäärä tulisi olla vähintään tuntilapulle merkityn verran, mutta aina näin ei ole. Palkanmaksua edeltävinä päivinä tuntilistoja täytetään jälkikäteen ja ne koitetaan saada ajoissa palkanlaskijalle. Palkanlaskija laskee tunnit listoilta yhteen ja syöttää ne palkkaohjelmaan, mikä on aikaavievää puuhaa.
Paperisten tuntilappujen sähköistäminen tarkoittaa sitä, että paperisista lomakkeista luovutaan ja niiden sijaan työntekijät kirjaavat työhön kulutetun ajan suoraan yrityksen työajanseurantajärjestelmään. Ideaalissa työajanseurantajärjestelmässä työntekijöiden työaikamerkinnät perustuvat reaaliaikaisiin leimauksiin. Työntekijä siis leimaa itsensä töihin aina kullekin työlle ja työn loputtua hän katkaisee aikalaskurin. Työaikamerkinnän tunnit menevät järjestelmästä suoraan sekä asiakkaan laskulle että palkanmaksuohjelmaan, jolloin ylimääräisiä laskemisia tai kirjaamisia ei enää tarvita.
Hyödyt:
Palkanmaksua edeltävä stressi vähenee sekä työntekijöiltä, kun listoja ei tarvitse paniikissa täytellä jälkikäteen että työnantajalta, kun ei tarvitse huolehtia listojen keräämisestä ja toimittamisesta palkanmaksuun ajoissa.
Palkanmaskun kulut pienenevät, kun palkanlaskijan ei enää tarvitse laskea tunteja eri listoilta ja ideaalitilanteessa tunitmerkinnät siirtyvät suoraan palkkaohjelmaan.
Sama tuntimäärä siirtyy laskulle ja palkanmaksuun – laskutettu tuntimäärä on näin aina vähintään se, mitä palkanmaksuun menee.
Sähköiset pankkipalvelut
Moni yritys vielä tänä päivänäkin käy verkkopankissa katsomassa, mitä suorituksia tilille on saapunut ja merkitsee laskut käsin ohjelmistoon suoritetuiksi. Toiset tekevät käsityön itse, ja toiset taas ulkoistavat työn tilitoimistolleen. Vastaavasti yritykset hoitavat omien ostolaskujensa maksamisen verkkopankissa ja merkitsevät paperisiin laskutositteisiin, mitkä laskuista on maksettu, ja mitkä vielä maksamatta. Osa yrityksistä vastaanottaa tukkujen laskut suoraan verkkopankkiin, jolloin niiden maksaminen on suhteellisen yksinkertaista, mutta tällöin rivejä ei saada hyödynnettyä edelleen laskuilla ja tositteen toimittamisesta kirjanpitäjälle on kuitenkin huolehdittava erikseen.
Jos yrityksen ohjelmisto sisältää sähköiset pankkipalvelut, verkkopankkia ei yleensä enää tarvita ja laskujen maksu- ja suoritustiedot pysyvät ajan tasalla ohjelmistossa. Sähköiset pankkipalvelut vastaavat siis palveluja, jotka on aiemmin suoritettu verkkopankissa. Ohjelmistoon luodaan yhteys yrityksen pankkiin, jolloin sähköisenä saapuneet ostolaskut voidaan maksaa suoraan ohjelman kautta. Joissain ohjelmistoissa maksut saadaan lähtemään jopa automaattisesti aina laskun eräpäivänä, mikäli lasku vain on hyväksytty maksettavaksi. Vastaavasti tieto asiakkaiden suorituksista tulee ohjelmistoon automaattisesti, joten ohjelmasta näkee aina reaaliajassa, mihin laskuihin on tullut suoritus ja mihin laskuihin pitäsi ehkä lähettää perään muistutus.
Hyödyt:
Aikaa säästyy, kun suoritukset näkyvät suoraan ohjelmistossa ja ostolaskut voidaan maksaa sielät suoraan ilman verkkopankkia.
Ohjelmasta löytyy aina ajan tasalla oleva tilanne myyntilaskujen suorituksista sekä ostolaskujen maksuista
Kun suoritukset ja maksut merkitään ohjelmistoon ja niille annetaan tositenumero, voidaan kirjanpitäjälle tulostaa kuun lopussa kattavat kirjanpitoraportit kirjanpitoon liitettäväksi. Tällöin kirjanpitokustannusten määrä putoaa huomattavasti.
Miksi siis siirtyä sähköiseen?
Mikäli et tähän mennessä vakuuttunut, alla vielä tiivistetysti sähköisen toiminnanohajuksen tuomat hyödyt:
Helpottaa yrityksen päivittäisiä toimia (huomaa tässä kohtaa, että itse toiminnot eivät muutu mihinkään, ne vain tehdään eri tavalla). Moni ennen aikaavienyt toiminto tapahtuu sähköisen toiminnanohjauksen ansiosta joko automaattisesti tai muutamalla napin painalluksella.
Tuo ajallista säästöä. Tämä perustuu ylimääräisten välivaiheiden poisjäämiseen.
Tuo rahallista säästöä. Ajallisen säästön lisäksi saavutetaan puhtaasti rahallisia säästöjä mm palkanmaksu- ja kirjanpitokustannusten alenemisella.
Auttaa hallitsemaan töitä ja laskutusta. Töiden hallinta ja laskutus on helmpompaa, sillä kaikki tieto löytyy aina yhdestä ohjelmistosta. Ei erillisistä mapeista, vihoista, lapuista ja paperinkulmista
Vaikka sähköisen toiminnanohjauksen hyödyt ovat selkeitä, vanhojen toimintatapojen muuttaminen on silti suuri kynnys monelle yritykselle. Suurin syy tähän on ymmärryksen puute – ei ymmärretä, miten sähköiset lomakkeet toimivat ja ei ehkä luoteta siihen, että kaikki pysyy kasassa, kun papereita ei enää olekaan. Monille uuden ohjelmiston opettelu tuntuu myös liian vaikealta ja aikaa vievältä. Tässä kohtaa yrityksen tulisi pyytää apua palveluntarjoajalta. Melkeinpä jokainen ohjelmistotalo tarjoaa tukipalveluita ja käyttöönottokoulutuksia, joiden avulla yritys pääsee helposti ja nopeasti käyttämään valitsemaansa ohjelmistoa. Kaikki, jotka haluavat siirtyä sähköiseen toiminnanohjaukseen, pystyvät siihen kyllä oikean kumppanin avulla
Haluatko lisätietoja sähköiseen toiminnanohjaukseen liittyen? Etsitkö sitä sopivaa kumppania seuraavan askeleen ottamiseen. Ota meihin yhteyttä myynti@evelia.fi tai 010 3377 333