fbpx

Miksi sähköisestä toiminnanohjauksesta puhutaan ja mitä tarkoittaa selainpohjaisuus?

Tänä päivänä melkein jokaisella ihmisellä on päivittäin mukana matkapuhelin ja sen mukana internet. Kuitenkin moni yrittäjä sitoo vielä itsensä toimistolle tai työpisteeseen tehdessään töihin liittyviä päivittäisiä hommia. Töiden tiedot on tallennettu papereita pursuaviin mappeihin, vaikka ohjelmistoon tallennettuina ne löytyisivät muutamalla hakusanalla. Eikö olisi kätevää hyödyntää internetin mahdollisuuksia myös yrityksen päivittäisten asioiden hoitamisessa?

Yrityksen päivittäisten asioiden hoitamisella on hienompikin nimi: Toiminnanohjaus. Toiminnanohjaus lyhyesti sisältää yrityksen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, raportoinnin ja seurannan. Sähköinen toiminnanohjaus voi kuulostaa pahalta, mutta oikeastaan se pitää sisällään kaikki samat toiminnot, kuin mitä vanha paperien avulla pyörivä toimintakin. Paperit vain korvataan sähköisillä lomakkeilla, joita käsitellään tietokoneella, tabletilla tai puhelimella.

Miksi sähköisestä toiminnanohjauksesta puhutaan niin paljon? 

Seuraavaksi kuvataan tyypillinen sähköyrittäjän keikkatilanne:  

Urakoitsija noutaa tukusta kolme pistorasiaa asiakkaalle tehtävää työtä varten. Tukku kirjaa pistorasiat ylös omaan järjestelmäänsä (kirjaus nro 1). Tämän jälkeen yrittäjä ajaa pistorasioiden kanssa asiakkaalle, asentaa ne ja kirjaa ne paperille (kirjaus nro 2). Päivän päätteeksi yrittäjä ajaa kotiinsa, avaa tietokoneen ja kirjaa pistorasiat asiakkaan laskulle (kirjaus nro 3). Yrittäjä tulostaa laskun ja vie sen postilaatikkoon. Muutaman päivän päästä yrittäjä vastaanottaa tukulta sähköpostilla ostolaskun kolmesta pistorasiasta. Hän kirjaa tiedot verkkopankkiin ja maksaa laskun (kirjaus nro 4). Kun eräpäivä koittaa, yrittäjä näkee tiliotteelta että lasku on maksettu ja kirjaa tiedon laskutusohjelmaansa (kirjaus 5). Kuun lopulla yrittäjä vie myyntilaskut ja ostolaskut paperisena kirjanpitäjälleen, joka kirjaa sekä tukun ostolaskun että asiakkaan laskun kirjanpito-ohjelmaansa (kirjaus 6 & 7). 

Kuulostaako tutulta? Yllä olevassa tapauksessa sama asia kirjattiin erikseen 7 kertaa. Sähköisessä järjestelmässä riittäisi, että tukku kirjaa rivit ensimmäisen kerran järjestelmäänsä. Tämän jälkeen ne kulkeutuisivat samojen toimintojen kautta aina kirjanpitoon asti ilman, että niitä tarvitsisi kirjata kertaakaan uudelleen tai yhtäkään paperia tarvitsisi tulostaa.

Kolmen pistorasian kohdalla ajassa säästetty aika ei ehkä ole kummoinen, mutta mieti mitä se on, jos kaikissa töissä säästettäisiin sama vaiva. 

Mitä kaikkea sähköiseen toiminnanohjaukseen kuuluu?

 Sähköinen toiminnanohjaus sisältää:

  • sähköiset työmääräimet
  • sähköiset dokumentit
  • sähköiset myynti- ja ostolaskut
  • sähköiset tuntimerkinnät
  • sähköiset pankkipalvelut

Selainpohjainen, pilvipohjainen ja paikallisesti asennettava ohjelma 

Ennen kuin pureudumme syvemmin siihen, mitä sähköinen toiminnanohjaus pitää sisiällään, niin muutama sana pilvipohjaisuudesta. Moni ohjelmistotalo mainostaa ohjelmistojensa olevan pilvipohjaisia tai selainpohjaisia, mutta mitä nämä käsitteet oikeastaan tarkoittavat ja miten ne eroavat ohjelmistosta, joka on asennettu yrittäjän omalle koneelle. Pilvipohjaisella ohjelmistolla tarkoitetaan usein yleisesti ohjelmistoa, jota voidaan käyttää milloin vain paikasta ja laitteesta riippumatta. Selainpohjainen ohjelmisto toimii nettiselaimessa, kuten verkkosivu, eikä ohjelmaa tarvitse asentaa mihinkään fyysiseen paikkaan. Pilvipohjaisuus ei ole välttämätön edellytys sähköiselle toiminnanohjaukselle, mikäli yrityksessä toimii vain yksi henkilö, mutta usean henkilön yritykset tarvitsevat ainakin jonkinasteisia pilvipalveluita pystyäkseen hyödyntämään sähköisiä lomakkeita kunnolla.

Selainpohjainen ohjelmisto

Selainpohjainen ohjelmisto eroaa kaikista muista tavoista sillä, että se toimii puhtaasti internetissä samoin kuin muutkin siellä olevat nettisivut. Jos siis osaat käyttää netissä verkkopankkia tai mitä tahansa muuta verkkopalvelua, osaat luultavasti käyttää myös selainpohjaista ohjelmistoa. Selainpohjaisia ohjelmistoja voi käyttää millä tahansa laitteella, jolla vain pääsee internettiin – samaan tapaan, kuin pääset lukemaan iltasanomien uutisia puhelimellasi tai tabletillasi missä vain. Selainpohjaisessa ohjelmistossa kaikki tieto on itse ohjelmistossa, joten se ei ole sidottu mihinkään fyysiseen palvelimeen tai tietokoneeseen vaan toimii missä vain. Koska ohjelmisto sijaitsee netissä, myös sen päivitykset hoidetaan siellä, eli käyttäjän ei tarvitse murehtia ohjelmistonsa tai sen tietojen ajantasaisuudesta. Yleisesti ottaen selainpohjaiset ohjelmistot ovat myös toimintavarmoja, sillä niihin eivät vaikuta palvelinten tai koneiden suoritusnopeudet tai mahdolliset kaatumiset ja virukset. Ainoa, mitä selainpohjainen ohjelmisto vaatii toimiakseen hyvin, on nettiyhteys.

Muu pilvipohjainen ohjelmisto

Ohjelmistosta voidaan puhua pilvipohjaisena, vaikka se ei olisi selainpohjainen. Tällöin ohjelma on usein asennettu ohjelmistotoimittajan ylläpitämälle palvelimelle (tai kolmannen osapuolen palvelimelle) ja asiakkaalle luodaan mahdollisuus päästä ohjelmistoon käsiksi nettiselaimessa toimivan ohjelman avulla. Käyttäjä siis avaa ohjelmiston nettiselaimen kautta, mutta ohjelmisto toimii kuten koneelle asennettu ohjelmisto – ei kuten verkkosivusto. Tällä tavalla rakennetun asennuksen hyvä puoli on se, että se mahdollistaa ohjelmiston käytön internetin avulla lähes missä tahansa ja yleensä ohjelmistotarjoajat hoitavat ohjelmistojen päivitykset. Asennuksen huono puoli ovat se, että ohjelmisto ei välttämättä taivu samalla tavalla kaikkiin laitekokoihin ja -merkkeihin. Joskus myös se, että ohjelmiston fyysinen asennus on ulkopuolisella palvelimella saattaa aiheuttaa ongelmia paikallisten laitteiden, kuten tulostimien kanssa tai dokumenttien hallinnan kanssa. Mikäli dokumentit eivät tallennu itse ohjelmistoon, kaikki käyttäjät eivät välttämättä pysty avaamaan tiedostoja ihan joka paikassa, kuten asiakkaan luona tai tilitoimistossa.

Yrityksen koneelle tai palvelimelle asennettu ohjelmisto

Yritys voi myös valita vaihtoehdon, jossa se asentaa ohjelmiston omalle koneelleen tai palvelimelle. Tämä on ihan hyvä vaihtoehto niille, jotka toimivat yksin ja kantavat työkonetta mukanaan koko ajan joka paikkaan. Useamman työntekijän yritys tarvitsee kuitenkin käyttöönsä jo jonkinasteisia pilvipalveluita, mikäli se haluaa sähköisistä lomakkeista täyden hyödyn irti. Näille yrityksille pelkkä paikallisesti asennettu ohjelmisto ei ole hyvä vaihtoehto. Omalle tietokoneella tai palvelimelle asennetun ohjelman päivitykset ja tekninen ylläpito jäävät yrityksen hoidettavaksi, joten mikäli kuitenkin päädyt tähän ratkaisuun, huolehdi ainakin, että varmuuskopiointi on kunnossa.

Seuraavassa blogikirjoituksessa käymme vielä tarkemmin läpi, miten eri sähköisen toiminnanohjauksen alueet toimivat ja mitkä niiden hyödyt ovat.

Haluatko lisätietoja sähköiseen toiminnanohjaukseen liittyen?

Ota meihin yhteyttä myynti@evelia.fi tai 010 3377 333

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

Mitä jos pääsisit eroon piuhoista ja papereista?

Olisiko aika päästä eroon piuhoista ja papereista? Selainpohjainen ohjelmisto mahdollistaa ohjelmistoon kirjautumisen missä ja milloin tahansa laitteesta riippumatta. Enää ei tarvitse kirjata asioita paperille tai välttämättä edes raahata kannettavaa tietokonetta työmaalle, kun esim. tabletit ja älypuhelimet mahdollistavat käytön myös suoraan työmaalla. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi edut, joita saavutat selainpohjaisella Evelialla.

Lue lisää »

Mitä sähköinen toiminnanohjaus pitää sisällään, ja miten yritykseni hyötyy siitä?

Edellisessä Blogikirjoituksessa kävimme läpi, mitä sähköinen toiminnanohjaus ja yleisesti pilvipohjaisuus tarkoittavat.

Tässä tekstissä pureudumme vielä syvemmin sähköisen toiminnanohajuksen eri osa-alueisiin ja kerromme mitä hyötyä niistä yritykselle on.

Monet yritykset kirjaavat edelleen työtilaukset ruutuvihkoon, lappujen kulmiin tai paperisille työmääräinlomakkeille. Vihossa työt pysyvät tallessa, mutta silloin työt on kirjattu ylös vain yhteen paikkaan. Lappuja taas on helppo jakaa asentajille, mutta niihin sisältyy aina riski paperin katoamisesta.

Lue lisää »

KIINNOSTUITKO?