Yrityksen inventaario tehdään vuosittain ennen tilinpäätöstä, joka useimmilla yrityksillä osuu kalenterivuoden päättymiseen. Tämä tarkoittaakin sitä, että pian on taas aika inventaariolle, minkä vuoksi onkin hyvä hetki kerrata, mitä kaikkea inventaarioon kuuluu. Tässä blogissa käydään läpi, miten, miksi ja milloin inventaario tehdään sekä millä keinoilla sen tekemistä voidaan helpottaa.
Mikä on inventaario?
Inventaario on luettelo yrityksen varastosta, joka sisältää tavaroiden ja materiaalien määrät sekä niiden arvot. Inventaariolla määritellään siis yrityksen vaihto-omaisuuden arvo.
Kirjanpitolain 4. luvun 4§:n mukaan: ”Vaihto-omaisuutta ovat sellaisinaan tai jalostettuina luovutettaviksi tai kulutettaviksi tarkoitetut hyödykkeet.”
Miten inventaario tehdään?
Inventaariossa lasketaan kaikkien yrityksen varaston sisältämien tavaroiden ja materiaalien eli vaihto-omaisuuden määrä ja arvo.
Inventaario voidaan jakaa esimerkiksi seuraaviin vaiheisiin:
- Määritellään, mitkä tavarat ja materiaalit kuuluvat inventaarion alaisiksi
- Lasketaan yrityksen vaihto-omaisuuden kappalemäärät
- Lasketaan vaihto-omaisuuden arvo. Arvo voidaan laskea kolmella eri periaatteella:
- FIFO (First in, First out)
- LIFO (Last in, First out)
- Keskihintaperiaate (Lasketaan tuotteiden/materiaalien keskiarvohinta tilikauden kaikista laskuista)
- Laaditaan inventaarilista, jonka tulee sisältää seuraavat tiedot:
- Yrityksen nimi ja y-tunnus
- Luettelo vaihto-omaisuudesta (hyödykekohtaisesti)
- Hyödykkeiden määrät oikeassa yksikössä
- Hyödykkeiden arvo/kpl/mittayksikkö (Huom.! arvo kirjataan alv 0%:na)
- Tase-erien arvo ja varaston yhteisarvo (Huom.! arvo kirjataan alv 0%:na)
- Tase-erät jaetaan seuraaviin: Aineet ja tarvikkeet, Keskeneräiset tuotteet, Valmiit tuotteet, Tavarat, Vaihto-omaisuuskiinteistöt, Vaihto-omaisuusarvopaperit ja Muu vaihto-omaisuus.
- Päiväys, inventaarion tekijän allekirjoitus ja nimenselvennys
Näissä tilanteissa tuotteita ei lasketa varastoon
- Mikäli tuote tehdään tilauksesta eli tavara hankitaan tarpeen mukaan
- Tuotteita, jotka ovat rikki/pilaantuneet tms.
Miksi inventaario tehdään?
Inventaariossa määritetään yrityksen omistaman vaihto-omaisuuden arvo, jota tarvitaan tilinpäätökseen. Inventaario tehdään käytännössä jo senkin vuoksi, että se on useimmille yrityksille pakollinen kirjanpidon ja verotuksen säännöksien edellyttämä toimi. Inventaariosta saadaan myös tärkeää tietoa yrityksen vaihto-omaisuuden hankintamenoista, jotka ovat usein verotuksessa vähennyskelpoisia. (Huom.! Tässä kuitenkin poikkeuksia, jos esimerkiksi hyödykkeen arvo on menetetty.)
Inventaario antaa tärkeää tietoa myös yritykselle
Inventaario ei pelkästään anna tärkeää tietoa tilinpäätökseen, vaan myös itse yritykselle. Kun yrityksessä ollaan ajan tasalla yrityksen vaihto-omaisuuden arvosta, on tulevaisuutta helpompi suunnitella tehokkaammaksi ja fiksummaksi, sillä erittäin suuri varasto on harvoin kannattava ja turvallisin tapa toimia.
Milloin inventaario tehdään?
Inventaario tehdään ennen tilinpäätöstä. Useimpien, varsinkin yksinkertaista kirjanpitoa tekevien, yritysten tilikausi on 1.1.–31.12., jolloin tilinpäätös ajoittuu kalenterivuoden loppuun. Jos yritys tekee kahdenkertaista kirjanpitoa, voi tilikausi olla myös tästä poikkeava 12 kk mittainen ajanjakso esimerkiksi 1.4.–31.3. Tilikausi voi myös olla poikkeuksellisesti pidempi kuin 12 kk, jos yrityksen toiminta on aloitettu keskellä vuotta. Vaikka inventaariota ei ole pakko tehdä tilinpäätöspäivänä, tulisi sen kuitenkin selvittää vaihto-omaisuuden arvo tilinpäätöspäivänä.
Onko inventaario pakollinen?
Lähtökohtaisesti inventaario on pakollinen yrityksille, joiden vaihto-omaisuuteen kuuluu aineiden ja tarvikkeiden lisäksi muuta, ja hankintamenot ovat enemmän kuin vähäisiä. Inventaario ei ole pakollinen yrityksille, joiden varaston arvo on todella pieni, eikä vaihtelua ole paljoa.
Evelian varasto-ominaisuus helpottaa inventaarion tekemistä
Evelia PRO:sta löytyy varastohallintaominaisuus, jolla seuraat ketterästi yrityksesi reaaliaikaisia varastosaldoja sekä varaston arvoa. Varasto-ominaisuus ketteröittää myös inventaarion tekoa, kun tuotetiedot on ladattavissa Excel-muodossa suoraan koneellesi, johon itse laskenta voidaan tehdä.
Kun käytössäsi on helppokäyttöinen työkalu varastohallintaan, on varastosaldojen ylläpitäminen ja inventaarion tekeminen huomattavasti helpompaa.