Tiivistelmä:
- Kadonneet työtunnit ovat tehtyä työtä, jota kukaan ei laskuttanut. Ne eivät näy raportissa, koska mitään ei näytä puuttuvan.
- Tunnit katoavat kolmesta paikasta: kohteessa sovittu lisätyö, autosta otetut pientarvikkeet ja WhatsAppiin hautautunut "tein tän myös".
- Yksitoista asentajaa, yksi unohtunut tunti viikossa, 92 euron tuntihinta ja 48 työviikkoa on 48 576 euroa vuodessa.
- Syy ei ole laiskuus vaan etäisyys: työ tehdään kohteessa, kirjaus toimistossa tai kotona päiviä myöhemmin.
- Vuoto tukitaan siirtämällä kirjaus sinne missä työ tehdään, eli asentajan puhelimeen.
Kadonneet työtunnit eivät näy missään raportissa. Ne eivät ole kulu kirjanpidossa eivätkä virhe laskussa. Ne ovat tunteja, jotka asentaja teki, mutta joita kukaan ei koskaan laskuttanut. Siksi ne ovat urakoitsijan kallein vuoto: sitä ei huomaa, koska mitään ei näytä puuttuvan.
Mistä tunnit katoavat
Tyypillinen tilanne menee näin. Asentaja on kohteessa, ja asiakas pyytää samalla vaihtamaan yhden sulakkeen lisää tai siirtämään pistorasian. Puoli tuntia, ehkä tunti. Asentaja lupaa kirjata sen. Illalla auto on jo kotipihalla, ja tuntilappu täytetään perjantaina muistista. Perjantaina muistissa on kolme päivää muita keikkoja.
Samalla tavalla katoavat pientarvikkeet. Kaapelinsuoja, pari liitintä, tiivistemassa. Ne otettiin autosta, mutta kukaan ei kirjannut niitä työlle, koska tuotenumero ei ollut päässä eikä hyllykorttia kädessä.
Kolmas vuoto on WhatsApp. Työnjohtaja saa kuvan ja viestin "tein tän myös", ja viesti hautautuu sadan muun alle ennen kuin lasku tehdään.
Laske oma vuotosi
Otetaan varovainen esimerkki. Yrityksessä on yksitoista asentajaa. Jokaiselta jää kirjaamatta yksi tunti viikossa. Ei enempää, yksi. Laskutushinta on 92 euroa tunnilta, ja työviikkoja on 48.
11 asentajaa x 1 tunti x 48 viikkoa x 92 euroa
= 48 576 euroa vuodessa
Se on lähes 50 000 euroa liikevaihtoa, joka on jo tehty, mutta jota ei koskaan laskutettu. Kate siitä olisi ollut lähes sata prosenttia, koska työ ja tarvikkeet on jo maksettu. Jos kirjaamatta jää kaksi tuntia viikossa, luku tuplaantuu. Kokeile omilla luvuillasi: asentajien määrä kertaa unohtuneet tunnit viikossa kertaa 48 kertaa oma tuntihintasi.
Jos haluat laskea koko yrityksen säästön, ei pelkkää laskuttamatta jäänyttä työtä, olemme tehneet sen erikseen artikkelissa LVI-yrityksen yllättävä säästölaskelma.
Miksi tuntilappu ei riitä
Paperinen tuntilappu tai Excel toimii, jos se täytetään heti. Ongelma on, että kirjaaminen tapahtuu eri paikassa kuin työ. Työ tehdään asiakkaan luona, kirjaus toimistossa tai kotona. Väliin jää matka, seuraava keikka ja puhelu, ja jokainen niistä pyyhkii yksityiskohtia muistista.
Työnjohtaja tekee lopulta salapoliisityötä: soittelee asentajille, vertaa kalenteria tuntilappuihin ja tulkitsee käsialaa. Se on aikaa, joka pitäisi käyttää tarjouksiin tai asiakkaisiin.
Kirjaus sinne, missä työ tehdään
Ratkaisu ei ole kurinpalautus vaan paikka. Kun asentajalla on puhelimessa sovellus, jossa päivän keikat näkyvät valmiina, tunnit ja tarvikkeet kirjataan kohteessa muutamalla napautuksella. Tuotteen voi hakea nimellä, ei tuotenumerolla. Kuva liitetään samaan työhön. Kirjaus siirtyy toimistolle heti, ja lasku voidaan tehdä samana päivänä kuin työ valmistui.
Eveliassa tämä on työajanseurannan ja Evelia Work -sovelluksen perusidea: asentaja kirjaa työmaalla, toimisto näkee saman tiedon reaaliajassa ja lasku syntyy kirjauksista ilman uudelleen naputtelua. Kun kirjaus ja työ tapahtuvat samassa paikassa, unohtaminen ei ole enää vaihtoehto, koska kirjaus on osa työn kuittaamista.
Kolme kysymystä omaan firmaan
Kannattaa kysyä itseltään kolme asiaa. Kuinka monta päivää keskimäärin kuluu työn valmistumisesta laskun lähtöön? Kuinka usein työnjohtaja joutuu soittamaan asentajalle tarkistaakseen tunnit? Ja milloin viimeksi asiakkaan laskulta puuttui tarvike, jonka joku muisti vasta kun tavaraa tilattiin lisää?
Jos vastaukset ovat "yli viikko", "joka viikko" ja "en muista, koska sitä ei huomata", vuoto on todellinen. Hyvä uutinen on, että se on korjattavissa ilman uutta järjestelmää opeteltavaksi tai palaveria pidettäväksi. Asentaja tekee saman kirjauksen kuin ennenkin, mutta puhelimella kohteessa eikä kojelaudalla perjantaina.
Jos et tee tänään muuta, tee tämä: ota viime viikon tuntilaput ja vertaa niitä asentajien kalentereihin. Jokainen keikka, josta on kalenterimerkintä mutta ei kirjattua tuntia tai tarviketta, on kadonnut työtunti. Jos löydät yhden, löydät todennäköisesti kymmenen.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Mitä kadonneet työtunnit tarkoittavat?
Kadonneet työtunnit ovat asentajan tekemiä, mutta laskuttamatta jääneitä tunteja, jotka unohtuvat kirjata työn ja tuntilapun täytön välissä.
Paljonko kadonneet työtunnit maksavat?
Yhdentoista asentajan yrityksessä yksi kirjaamaton tunti viikossa per asentaja tarkoittaa noin 48 500 euroa laskuttamatonta työtä vuodessa 92 euron tuntihinnalla.
Miksi tunnit jäävät kirjaamatta?
Tunnit jäävät kirjaamatta, koska työ tehdään kohteessa ja kirjaus tehdään muualla päiviä myöhemmin, jolloin pienet lisätyöt ja tarvikkeet ovat jo unohtuneet.
Miten kadonneet työtunnit estetään?
Kadonneet työtunnit estetään kirjaamalla tunnit ja tarvikkeet työmaalla puhelimella heti työn yhteydessä, jolloin kirjaus ei jää muistin varaan.
Pitääkö asentajien opetella uusi tapa tehdä työtä?
Ei. Asentaja tekee saman kirjauksen kuin ennenkin, mutta puhelimella kohteessa eikä paperille perjantaina, ja tiedot siirtyvät toimistolle ilman uudelleen naputtelua.
Mikä Evelia on
Jos Evelia ei ole tuttu, alla oleva video kertoo parissa minuutissa, mitä ohjelmisto tekee urakoitsijan arjessa. Se ei käsittele pelkästään tuntikirjausta, vaan koko ketjun tarjouksesta laskuun.