Tiivistelmä:
- Kasvu näkyy ensin hallinnossa, ei liikevaihdossa. Kuun vaihde venyy, tarjoukset viivästyvät ja urakan tulos selviää vasta jälkikäteen.
- Viisi merkkiä siitä, että ohjelmisto on jäänyt pieneksi: Excel palaa takaisin, urakan kannattavuutta ei näe kesken projektin, varaston saldo ei täsmää, tarjouslaskenta siirtyy iltoihin ja raportit kootaan käsin.
- Yksi merkki on normaalia. Kolme kertoo, että työkalu ei enää vastaa sitä mitä yritys tekee.
- Vaihdon todellinen hinta ei ole lisenssi vaan datan siirto, koulutus ja työn hidastuminen opetteluvaiheessa.
- Oikea kysymys ei ole kevyt vai raskas järjestelmä, vaan syveneekö nykyinen järjestelmä kasvun mukana ilman että se vaihdetaan uudestaan.
Yrityksen kasvu näkyy harvoin ensimmäisenä liikevaihdossa. Se näkyy siinä, että kuun vaihde venyy iltaan, joku kysyy taas missä se tarjous on, ja varastosta lähtee tavaraa jota kukaan ei kirjannut mihinkään. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto tulee useimmiten mietintään vasta tässä vaiheessa, kun kiire on jo päällä.
Kasvu ei tunnu kasvulta vaan sekavuudelta
Yhden tai kahden asentajan yrityksessä pärjää kevyellä työkalupakilla. Keikat pysyvät päässä, lasku lähtee illalla, ja jos jokin unohtuu, sen huomaa itse.
Kun porukkaa on kahdeksan ja urakat kestävät kuukausia, sama tapa alkaa vuotaa. Tieto on yhden ihmisen päässä, muutostyöt jäävät laskuttamatta, eikä kukaan osaa sanoa kesken urakan, meneekö se plussalle vai miinukselle. Työtä on enemmän kuin koskaan, mutta tilillä ei näy sitä mitä pitäisi.
Viisi merkkiä siitä, että ohjelmisto on jäänyt pieneksi
- Excel on hiipinyt takaisin. Ensin yksi seurantataulukko, sitten viisi, ja pian oikea totuus on niissä eikä järjestelmässä.
- Urakan tulos selviää vasta kun urakka on ohi. Kesken projektin kukaan ei pysty sanomaan, paljonko budjetista on jäljellä.
- Varaston saldo ei täsmää. Tavaraa ostetaan varmuuden vuoksi kahdesti, koska kukaan ei luota lukuun.
- Tarjouslaskenta siirtyy iltoihin ja viikonloppuihin, koska päivällä ei ehdi ja määrät lasketaan käsin.
- Raportit kootaan käsin. Kirjanpitäjä, tilaaja tai viranomainen pyytää lukuja, ja niiden kaivamiseen menee päivä.
Yksi näistä on normaalia. Kolme kertoo, että työkalu ei enää vastaa sitä mitä yritys tekee.
Vaihto kesken kasvun maksaa enemmän kuin lisenssi
Ohjelmiston hinta on se osa, jonka näkee etukäteen. Loput eivät näy tarjouksessa.
Vaihto osuu käytännössä aina huonoon hetkeen, koska tarve huomataan silloin kun on kiireisintä. Vanhat tiedot pitää siirtää tai jättää taakse, ja kumpikin sattuu. Koko porukka opettelee uuden tavan tehdä samaa työtä, ja opettelun ajan tehdään hitaammin. Osa ei halua opetella, ja se on inhimillistä: edellinen järjestelmä oli vasta opittu.
Siksi vaihto kannattaa tehdä kerran ja mieluiten silloin kun on rauhallista. Vielä parempi on olla joutumatta tekemään sitä uudestaan.
Kysy tämä ennen kuin valitset
Kevyt järjestelmä on kasvavalle yritykselle useimmiten oikea valinta, koska se tuottaa hyödyn nopeammin ja lähtee käyntiin viikoissa. Olemme kirjoittaneet siitä erikseen artikkelissa kevyempi ERP, nopeampi kasvu.
Ongelma ei ole keveys. Ongelma on katto. Kysy siis yksi asia: kun teillä on kaksinkertainen määrä väkeä ja urakat ovat kolme kertaa isompia, tarvitaanko silloin uusi järjestelmä vai riittääkö että tämä syvenee?
Jos vastaus on uusi järjestelmä, olet ostamassa saman projektin kahdesti.
Miksi Evelia rakennettiin toisin
Evelia on rakennettu talotekniikka- ja rakennusalan urakointiin, ei yleiseksi ohjelmistoksi johon toimiala sovitetaan. Sama ohjelmisto palvelee kahden hengen sähköliikettä ja kolmenkymmenen hengen taloa, ja työntekijän näkymä pysyy samana silloinkin kun taustalle otetaan käyttöön järeämpää.
Kun urakat kasvavat, mukaan saa varastonhallinnan ostotilauksineen, projektien litteroinnin, laajemman tarjouslaskennan ja viranomaisraportoinnin. Perusarki ja tuttu käyttöliittymä säilyvät, joten koko porukkaa ei tarvitse kouluttaa nollista uuteen ohjelmistoon. Uudet osiot opetellaan, mutta vain ne. Koko toiminnanohjausjärjestelmän voi katsoa läpi omalla sivullaan.
Evelia on tehnyt tätä vuodesta 2018, ja ohjelmistoa käyttää yli 700 asiakasyritystä ja yli 3 000 alan ammattilaista yrittäjistä työnjohtajiin ja asentajiin.
Jos et tee tänään muuta, tee tämä: ota viimeisin päättynyt urakka ja katso, kuinka kauan sen lopullisen katteen selvittämiseen meni aikaa laskun lähdöstä. Jos vastaus on päiviä tai et tiedä sitä vieläkään, ongelma ei ole kiireessä vaan siinä mistä luvut haetaan.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Milloin toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa vaihtaa?
Vaihto on ajankohtainen, kun tieto ei enää pysy järjestelmässä vaan siirtyy Exceleihin ja yksittäisten ihmisten päähän, tai kun urakan kannattavuutta ei pysty seuraamaan kesken projektin. Vaihto kannattaa ajoittaa hiljaisempaan kauteen, ei kiireisimpään.
Mitä toiminnanohjausjärjestelmän vaihto maksaa?
Lisenssihinnan lisäksi vaihdossa maksavat datan siirto, koulutus ja se hidastuma, joka syntyy kun koko porukka opettelee uuden tavan tehdä työtä. Nämä ovat usein suurempi erä kuin itse ohjelmisto.
Kannattaako kasvavan yrityksen ottaa heti raskas järjestelmä?
Ei automaattisesti. Raskas käyttöönotto sitoo avainhenkilöt kuukausiksi juuri silloin, kun heidän aikansa tarvittaisiin muualla. Olennaisempaa on, että valittu järjestelmä syvenee tarpeen mukaan ilman että koko työkalu vaihdetaan.
Mitä toiminnanohjausjärjestelmältä pitää vaatia kasvavassa yrityksessä?
Sen pitää kertoa urakan kannattavuus kesken projektin, pitää varaston saldo ajan tasalla, taipua tarjouslaskentaan ja tuottaa raportit ilman käsityötä. Ja sen pitää tehdä nämä ilman että järjestelmä vaihdetaan uudestaan parin vuoden päästä.
Miten vaihdon riskiä voi pienentää?
Ajoita se hiljaiseen kauteen, siirrä vain se data jota oikeasti tarvitaan, ja ota käyttöön ensin perusarki. Loput kytketään päälle sitten kun perusta on opittu.