Yksi asia selittää kaiken muun: Eveliassa kaikki kiinnittyy työhön tai projektiin. Kun avaat asiakkaalle työn, sinne kertyvät tunnit, tarvikkeet, kuvat, lomakkeet ja lopulta lasku. Tietoa ei siirretä järjestelmästä toiseen, koska sama tieto kulkee tarjouksesta kirjanpitoon asti.

Evelia on tehty LVI-, sähkö-, kylmä- ja rakennusalan yrityksille. Se toimii toimistolla ja työmaalla, ja iso osa arjen muutosta on juuri siinä: tiedot syntyvät siellä missä työ tehdään, ei illalla keittiönpöydän ääressä lappusista.

Työ on kaiken keskus

Asiakasrekisteristä näet asiakkaan työt, laskut, kohteet ja laitehistorian yhdessä paikassa. Kun puhelin soi ja asiakas kysyy mitä te teitte meillä viime keväänä, vastaus löytyy sekunneissa.

Yksittäinen keikka etenee näin:

1. Luot työn asiakkaalle. Huoltokeikka, saneeraus tai urakka, sama logiikka.
2. Määrität kohteen, tekijän ja aikataulun.
3. Asentaja näkee työmääräyksen puhelimessa Evelia Work -sovelluksessa. Samasta paikasta löytyvät piirustukset, ohjeet ja liitteet.
4. Asentaja kirjaa tunnit ja tarvikkeet suoraan työlle työmaalla.

Tämä on myös se kohta, jossa laskuttamattomat tunnit yleensä katoavat: muistinvarainen kirjaus illalla jättää aina jotain pois. Työmääräimen kulusta kerrotaan tarkemmin sähköisen työmääräimen sivulla.

Tarjouksesta laskuun ilman uudelleensyöttöä

Tarjous. Eveliassa on LVI-alan tarjouslaskenta, jossa on valmiina ajantasaiset normitunnit. Poimit tuotteet tukkurihinnastosta: valmiina ovat muun muassa Ahlsellin, Dahlin, Onnisen, LVI-Gaten, LVI-WaBeKin ja Meltexin tuoteluettelot ja hinnastot. Myös yrityskohtaiset alennus- ja nettohinnastot toimivat. Tarjouksen hinnat ovat siis oikeat ilman että kaivat hinnastoja käsin.

Työtilaus. Hyväksytty tarjous siirtyy napilla työksi. Mitään ei syötetä uudestaan.

Lasku. Työlle kertyneet tunnit ja tarvikkeet ovat jo valmiina laskun riveillä. Tarkistat, lisäät mahdollisen kotitalousvähennystiedon ja lähetät. Lasku lähtee suoraan ohjelmistosta verkkolaskuna. Kuukausittaiset huoltosopimukset hoituvat toistuvilla laskuilla, jolloin niitä ei tarvitse muistaa erikseen.

Raha: myyntireskontra ja ostolaskut samassa

Evelia kuittaa tulevat suoritukset oman pankkiyhteytensä kautta. Aamulla avaat myyntireskontran ja näet mikä on maksettu, mikä erääntynyt ja kenelle pitää lähettää muistutus. Tiliotetta ja laskulistaa ei tarvitse vertailla rinnakkain.

Ostopuolella logiikka on sama. Ostolaskujen hyväksyntä, tarvikkeiden edelleenlaskutus ja maksatus ovat samassa järjestelmässä. Tukkurin lasku tulee sisään, kohdistat rivit oikealle työlle, ja ne tulevat automaattisesti laskutettua asiakkaalta.

Tämä on se kohta, jossa pienissä yrityksissä vuotaa eniten rahaa: laskuttamatta jääneet tarvikkeet. Yksi unohtunut tukkurikuormakirja maksaa enemmän kuin kuukauden ohjelmistolasku.

Kirjanpito: sinä tuotat aineiston, et tee kirjanpitoa

Evelia tuottaa aineistot yhdeksään yleisimpään kirjanpito-ohjelmistoon. Tuntikirjaustiedot siirtyvät muun muassa Procountoriin, Personeciin ja Palkka.fi:hin, ja muihin ohjelmiin on saatavissa Excel-aineistot. Kuitit kuvaat puhelimella kuittiskannerilla suoraan arkistoon, joten kenkälaatikko jää historiaan.

Kirjanpitäjäsi saa käytännössä myyntilaskuaineiston, ostolaskuaineiston, palkka- ja tuntiaineiston, kuittiarkiston ja osatuloutuksen. Osatuloutuksella saa minkä tahansa päivämäärän tilanteen projektien budjetista ja toteutuneista luvuista. Tilinpäätös ja katkot eivät ole enää arvailua.

Dokumentit, kuvat ja allekirjoitukset

Eveliasta löytyvät toimialasi sähköiset lomakkeet ja pöytäkirjat, ja sähköinen allekirjoitus on vakiona. Pro-tasolla on lisäksi pöytäkirjaeditori omien lomakkeiden tekoon.

Arjessa tämä näyttää tältä: asentaja täyttää käyttöönottotarkastuksen puhelimella, ottaa kuvat asennuksesta ja asiakas allekirjoittaa näytölle. Dokumentti tallentuu työlle. Kun kaksi vuotta myöhemmin tulee reklamaatio, kuvat ja pöytäkirja löytyvät samasta työstä.

Rakennusalan tiedonantovelvollisuuden RTV-aineisto muodostuu nappia painamalla. Urakka- ja työntekijätiedot lähtevät verottajalle ilman erillistä Excel-rumbaa.

Mitä näet kesken kuukauden

Tätä osaa moni yrittäjä ei aiemmin nähnyt lainkaan ennen tilinpäätöstä.

• Reaaliaikainen kuva projektien kustannuksista, työtunneista ja laskutuksesta
• Projektikohtainen kustannusseuranta ja katelaskenta, Talo 80- ja LVIS-litteraluettelot sekä maksuerätaulukot
• LVIS-litterointi jakaa projektibudjetin osiin, ja tuoterekisterissä tunnistetut tuotteet litteroituvat automaattisesti

Käytännön kysymyksiä, joihin saat vastauksen: onko tämä urakka menossa yli budjetin, kuinka moni asentajan tunti on laskutettavaa, tuottaako huolto vai urakat paremman katteen, ja kuka asiakas maksaa hitaimmin. Samalla näet miten lisä- ja muutostyöt vaikuttavat urakan katteeseen ennen kuin se on ohi.

Miltä arki oikeasti tuntuu

Suurin muutos ei ole yksittäinen ominaisuus. Se on se, että toimistotyö lakkaa olemasta iltatyötä, ja että tiedät missä mennään kesken kuukauden.

Kenelle tämä on tarkoitettu

Evelia sopii LVI-, sähkö-, kylmä- ja rakennusalan yritykselle, jolla on omia asentajia työmaalla ja jonka työ koostuu keikoista, huolloista tai urakoista. Hyöty on suurin silloin, kun samaan päivään mahtuu useampi työ ja useampi tekijä.

Jos yritys myy pelkkää tuntityötä yhdelle pääurakoitsijalle ilman omaa laskutusta ja tarvikeostoja, iso osa Eveliasta jää käyttämättä. Sama koskee tilannetta, jossa kirjanpitäjä hoitaa jo laskutuksen kokonaan eikä työmaalta kirjata mitään. Silloin kannattaa laskea hyöty tarkkaan ennen kuin vaihtaa järjestelmää.

Usein kysytyt kysymykset