Ohjelmiston vaihto – toisin kuin usein luullaan – voidaan hyvin suunniteltuna hoitaa nopeasti ja mutkattomasti. Itse vaihto ei kestä kauaa varsinkaan silloin, kun siihen on valmistauduttu.
Oletko päättänyt vaihtaa ohjelmistoon, joka oikeasti tukee yritystoimintaasi? Hienoa! Nyt on siis aika valmistautua vaihtoon, jotta se sujuu mahdollisimman mutkattomasti. Tässä blogissa annamme parhaat tärpit siihen, miten teet ohjelmiston vaihdosta itsellesi niin helppoa kuin mahdollista.
Ohjelmistotaloille ohjelmiston vaihdot ovat arkipäivää, joten vaihtoa ei kannata jättää tekemättä pelkästään sen vuoksi, että se tuntuu vaikealta. Jos edelleen pohdit ohjelmiston vaihtoa, lue blogimme Ohjelmiston vaihdon myytit. Kannattaa myös ottaa parhaat vinkit hankintaan blogistamme 5 vaihetta hankinnan valmisteluun.
Panosta koulutukseen ja ota ohjelmistosta kaikki irti
Jotta ohjelmiston vaihto hyödyttää yritystä mahdollisimman paljon, täytyy käyttäjien olla perillä uudesta ohjelmistosta. Jos yrityksessä ei perehdytä uuteen ohjelmistoon ja sen ominaisuuksiin, voi hyöty jäädä laihaksi. Ohjelmiston perimmäinen tarkoitus on helpottaa yritystä, minkä vuoksi opettelu kannattaa ottaa tosissaan. Muista siis seuraavat:
1. Kouluta ohjelmiston käyttäjiä tarpeen mukaan.
Ennen kaikkea työntekijöiden tulisi olla kartalla siitä, mitä tehdä, kun vanha ohjelmisto poistuu käytöstä. Onneksi nykyaikaiset ja selainpohjaiset ohjelmistot – kuten Evelia – ovat hyvin helppokäyttöisiä, ja näin ollen uuden opettelu sujuu usein melko mutkattomasti.
2. Kysele, pyydä koulutusta ja tutustu mahdollisiin ohjemateriaaleihin.
Sanotaan, että tekemällä oppii, ja se pätee myös ohjelmistojen käyttöönotossa. Hyvässä ohjelmistotalossa tarjotaan tukipalveluita, joista saa apua silloin, kun sitä tarvitsee. Älä siis pelkää kääntyä tuen puoleen, kun tarvitset apua.
Muista ainakin nämä osa-alueet ennen vaihtoa
Ennen vaihtoa on hyvä miettiä tietyt osa-alueet valmiiksi. Jokainen kohta ei välttämättä koske jokaista yritystä, mutta ne antavat suuntaviivoja sille, miten ohjelmiston vaihto saadaan tehtyä niin sujuvasti kuin mahdollista.
Mitä tietoja vanhasta ohjelmistosta halutaan siirtää uuteen?
Usein kannattaa miettiä etukäteen, mitä rekisteritietoja halutaan siirtää vanhasta ohjelmistosta uuteen. Vanhasta ohjelmistosta siirretään yleensä vähintään asiakastiedot, mutta myös tuoterekisteristä voidaan siirtää tietoja, jos yrityksen käytössä on paljon omia tuotteita, joita ei saada ladattua uuteen ohjelmistoon suoraan tuotteiden tarjoajien sivuilta. Kohde- ja yhteyshenkilörekistereitä siirretään harvemmin.
Laskut
Laskuhistoriaa ei yleensä siirretä vanhasta ohjelmistosta uuteen. Selvitä siis, missä muodossa saat vanhalta ohjelmistotalolta laskuhistorian käyttöösi: esimerkiksi ohjelmiston selailtavana versiona tai PDF-tiedostoina.
Jos olet aiemmin tallentanut laskut paperisena mappeihin, historiatietosi ovat tallessa niissä. Vaihdon jälkeen vanhaan järjestelmään jää avoimia osto- ja myyntilaskuja. Avoimista laskuista voidaan ottaa lista ja niiden suorituksia sekä maksuja seurataan erikseen seuraavan kuukauden ajan.
Työt ja urakat
Ideaalitilanteessa ne keikkatyöt, jotka valmistuvat ja saadaan laskutettua ennen ohjelmiston vaihtoa, syötetään vanhaan ohjelmistoon. Vaihtopäivän jälkeen tehtävät työt syötetään uuteen ohjelmistoon, vaikka ne vastaanotettaisiin ennen vaihtopäivää. Töiden historiatietoihin pätee sama kuin laskuissakin: niitä ei yleensä siirretä, joten selvitä tarpeen tullen vanhalta ohjelmistotoimittajaltasi, miten saat työhistorian käyttöösi.
Kaikkia vanhassa järjestelmässä aloitettuja töitä ei välttämättä saada laskutettua vaihtopäivään mennessä. Moni ajattelee, että vanhassa ohjelmistossa aloitetut urakat ja työt on pakko tehdä loppuun vanhassa järjestelmässä. Kahden ohjelmiston pyörittäminen samaan aikaan on kuitenkin yritykselle raskasta, minkä vuoksi suosittelemme siirtämään kaikki mahdolliset keskeneräiset työt uuteen ohjelmistoon.
Numerointi
Mieti jo etukäteen, miten haluat hoitaa töiden ja laskujen numeroinnin uudessa ohjelmistossa. Haluatko jatkaa numerointia siitä, mihin vanhassa ohjelmistossa jäät, vai aloitatko täysin uudet numerosarjat? Uusien sarjojen käyttö auttaa jatkossa erottamaan helposti, mitkä työt ja laskut on tehty vanhassa ohjelmistossa ja mitkä uudessa.
Liittymät
Onko nykyisessä ohjelmistossasi liittymiä muihin palveluihin, kuten laskujen välittäjään, pankkiin tai tukkujen tilausjärjestelmiin? Mieti hyvissä ajoin, mitä yhteyksiä yritykselläsi on ja keskustele asiasta uuden ohjelmistotoimittajan kanssa.
Älä unohda kirjanpitäjää
Keskustele ohjelmistonvaihdosta myös kirjanpitäjäsi kanssa. Kirjanpitäjä näkee ohjelmiston vaihdon aina hiukan eri näkökulmasta, joten kannattaa varmistaa uudelta ohjelmistotoimittajalta ne asiat, jotka tulevat vaikuttamaan vaihdon myötä kirjanpitäjän työhön. Näin varmistut siitä, että myös palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvät toimet tulee hoidettua vaihdon jälkeen normaalilla aikataululla ja ilman yllätyksiä.
Jäikö vielä mietityttämään, miten uusi ohjelmisto otetaan käyttöön mahdollisimman sujuvasti ja tehokkaasti? Lataa kattava oppaamme tehokkaaseen ja sujuvaan käyttöönottoon alta.
