Harkitseeko yrityksesi sähköisten työmääräintenkäyttöönottoa työmailla? Kirjoitimme kaksiosaisen blogitekstin yleisimmistä kompastuskivistä matkalla sähköisiin työkirjauksiin. Ensimmäisessä osiossa käsittelemme päätöstä ohjelmiston hankinnasta ja toisessa osiossa ohjelmiston kokeiluvaihetta.
Kaksi yleisintä kompastuskiveä sähköisten työmääräinten käyttöönottopäätöksessä ovat työntekijöiden muutosvastarinta sekä ajatus tulevista lisäkustannuksista. Ohjelmistojen ja toimintamallien tarkoituksena on kuitenkin tukea yrityksen toimintaa pidemmällä aikavälillä ja oiken toteutettuna niiden avulla voi säästää huomattaviakin määriä aikaa ja rahaa.
1. Kompastuskivi: Ajatus sähköisistä työmääräimistä ei saa suosiota työntekijöiden keskuudessa
Suurin osa yrityksistä, jotka hyötyisivät sähköisistä työmääräimistä, siirtävät niiden käyttöä koko ajan eteenpäin, sillä työntekijät eivät pidä ajatuksesta. Työelämässä on kuitenkin välillä mentävä mukavuusalueen ulkopuolelle, joten aloita itsestäsi ja tee päätös ryhtyä toimeen.
Yrityksen toimintaan liittyy aina pakollisia velvollisuuksia. Joidenkin velvollisuuksien, kuten palkanmaksun ja kirjanpidon ulkoistaminen erilliselle tilitoimistolle koetaan yleisesti hyväksyttäväksi ja järkeväksi, mutta liian moni yrittäjä alkaa epäröimään, kun epämiellyttäviä ”velvollisuuksia” pitäisi ulkoistaa työntekijöille. Lepsuja työnantajia pidetään yleisesti mukavina, mutta mukava työnantaja voi olla myös sellainen, joka vaatii työntekijöiltään enemmän ja kehittää yrityksen toimintaa yhteistyössä heidän kanssaan.
2. Kompastuskivi: Sähköisten työmääräinten käyttöönotto maksaa aikaa ja rahaa
Kyllä, kuukausimaksusi luultavasti nousee, ja muutosvaihe tulee viemään aikaa sekä sinulta että työntekijöiltä. Mutta yritykselle ja yrittäjälle koituva hyöty on moninkertainen kustannuksiin nähden.
Tässä kohtaa on hyvä kerrata vielä sähköisten työmääräinten hyödyt, jotka lueteltiin edellisessä blogikirjoituksessa. Syytä on myös miettiä, miten paljon yrittäjä oikeasti arvostaa aikaansa perinteisen työajan ulkopuolella ja miten hän sen haluaisi käyttää. Sähköisten työmääräinten myötä laskuja ei enää tarvitse kirjata toimistolla, vaan valmiiksi täytetyt työmääräimet tarkastetaan ja lähetetään asiakkaille. Ideaalitilanteessa samoilla kirjauksilla hoidetaan myös työaikakirjaukset, jolloin päästään eroon paperisista tuntilapuista. Kustannukset voidaan siis puhtaasti perustella ajansäästöllä, joka syntyy, kun rivien ja tuntien kirjaukset jäävät toimistolta pois.
Ota hetki aikaa ja mieti, onko reilua, että kaikki laskurivien ja tuntien kirjaukset ovat pois yrittäjän vapaa-ajasta tai yrityksen katteesta? Eikö olisi huomattavasti järkevämpää, että kustannukset jaettaisiin kaikkien asiakkaiden kesken, jolloin yksittäiselle asiakkaalle koituva kustannus olisi vain murto-osa kokonaisuudesta, eikä yrittäjä joutuisi maksajaksi.
Blogitekstin toisessa osassa käsittelemme kompastuskiviä, joita yritykset kohtaavat testatessaan sähköisiä työmääräimiä käytännössä. Lue lisää: Osa II – Ohjelmiston kokeilu