Tekniikka kehittyy, jonka vuoksi myös yrittäjille on varmasti erilaisten yrityksen toimintaa tukevien työkalujen päivittäminen ja nykyaikaistaminen ennemmin tai myöhemmin ajankohtainen asia. Hienot laitteet, tietokoneet ja puhelimet tuskin kuitenkaan hyödyttävät ketään, mikäli niitä ei osata käyttää. Sama asia pätee myöskin nykyaikaiseen laskutusohjelmistoon vaihtamisessa; myös sen käyttö vaatii yrityksen sisäisten toimintatapojen nykyaikaistamista, jotta ohjelmistosta on yritykselle oikeasti hyötyä sen mahdollistamalla tavalla.
Tässä blogitekstissä käydään läpi muutama yleisin kompastuskivi, millaisissa tapauksissa nykyaikaisen ohjelmiston hyödyistä ei saada kaikkea irti, mikäli toimintatavat laahaavat perässä, sekä perustelut sille, miksi toimintatapojen nykyaikaistaminen on yrityksen toiminnalle kannattavaa.
❌ ”Näin me ollaan tehty viimeiset 20 vuotta ja näin me tehdään jatkossakin”
Ensimmäinen steppi toimintatapojen uudistamiselle onkin se, että esimerkiksi laskutusohjelmiston kartoituksen tai vaihdon yhteydessä tarkastellaan omia sekä yrityksen toimintatapoja, ja ollaan myös valmiita niiden päivittämiselle, mikäli sen avulla voitaisiin saada tehostettua yrityksen toimintaa. Vaikka ohjelmisto olisi kuinka hieno ja nykyaikainen, niin jos pölyttyneille toimintatavoille ei olla valmiita tekemään muutoksia, ei ohjelmisto juurikaan pelasta tilannetta. Kaikki lähtee siis omasta ajattelutavasta ja asenteesta.
Työkirjaukset kirjataan edelleen paperilapulle työntekijöiden vastarinnan vuoksi
Työkirjaukset kirjataan edelleen paperilapulle työntekijöiden vastarinnan vuoksiJos sähköinen työkalu on liian monimutkainen työntekijöiden käyttöön, kirjaaminen voidaan kokea liian hitaaksi tai vaivalloiseksi, jonka vuoksi työntekijät turvautuvat mieluummin perinteiseen ruutupaperiin. Kun mobiilisovellus on riittävän helppokäyttöinen ja kevyt myös työntekijöiden näkökulmasta, kynnys sähköisten työkirjauksien tekoon pienentyy. Olennaista onkin valita ohjelmisto, joka on kaikkien kannalta oikea valinta yrityksen tarpeisiin.
Sähköisiä kirjauksia kannattaa kuitenkin ehdottomasti hyödyntää, sillä niissä on nimittäin valtavasti hyötyjä niin työntekijöille kuin yrittäjällekin: sen lisäksi, että kirjaaminen sähköiseen järjestelmään on todella nopeaa, saadaan tieto myös eteenpäin reaaliajassa ilman harakanvarpaiden tulkintaa. Yhdellä kirjauksella voidaan saada helposti tieto myös useampaan paikkaan, kuten asiakkaan laskulle sekä työntekijän tuntilapulle. Kun kirjauksien ajantasaisuudesta huolehtii kirjaaja itse, kaikki pysyy helpommin kartalla niiden paikkaansa pitävyydestä. Myös työkirjausten tarkastus käy huomattavasti kätevämmin tämän ansiosta. Muista myös, että sinä yrittäjänä päätät yrityksen käytössä olevat työkalut ja käytännöt, vaikka työntekijöitä tulee tottakai kuunnella.
❌ Yrityksen sisäinen kommunikaatio ja selkeät roolit puuttuvat
Yllättävän monia asioita pystytään kommunikoimaan ohjelmiston sisäisesti, kun yrityksellä on vain selkeät pelisäännöt ja niitä myös noudatetaan. Kun asiakkaisiin, kohteisiin ja työmaihin liittyvät tiedot kirjataan suoraan sähköiseen muotoon ohjelmiston sisäisesti, on tieto helposti kaikkien käsillä, eikä ole vaaraa kommunikaatiokatkoksista. Mitä jos perinteisen puhelinsoiton sijasta saataisiinkin sähköisen järjestelmän kautta jaettua työt ja niiden ohjeistukset työntekijöille, tieto työnjohdolle milloin työ on valmis tarkastettavaksi tai laskutettavaksi, tai milloin tuntikirjaukset on tarkistettu palkanlaskentaa varten?
Erityisesti isoimmissa yrityksissä selkeä työntekijöiden roolitus on avainsana jouhevaan työntekoon. Vastuun jakaminen tasaisemmin ja luotto omiin työntekijöihin helpottavat yrittäjän harteilla olevaa painetta. Esimerkiksi työkirjausten tarkistus ja hyväksyntä voidaan kierrättää yrittäjän sijasta työnjohtajien kautta, jolloin työkirjausten tarkistus on helpompaa, kun työnjohtajat ovat enemmän perillä työmaalla tapahtuneista asioista, ja kaikki asiat eivät kasaannu yrittäjän tehtäväksi.
❌ Ei hyödynnetä hinnoitteluun ja seurantaan liittyviä automaatioita
Alakohtaisen ohjelmiston ehdottomasti suurimpia hyötyjä on toimittajien listahinnat ohjelmiston sisäisesti. Pelkkien listahintojen olemassaolo eivät kuitenkaan loppupelissä auta yrittäjää kauheasti, mikäli omat ostohinnat eivät ole tiedossa tai niitä ei muisteta päivittää ajan tasalle. Monessa alakohtaisessa ohjelmistossa on mahdollista ajaa ale- ja nettotaulukot ohjelmiston sisälle, jolloin yrittäjä saa tietoonsa tarvikkeiden omat ostohinnat nopeasti, eikä hintoja tarvitse vertailla esimerkiksi tukkureiden nettikaupan hintoihin. Samoin ohjelmiston sisällä on usein mahdollista luoda asiakas- ja työkohtaisia hinnoittelusääntöjä taustalle, jolloin ohjelma laskee yrittäjän puolesta suoraan oikeat myyntihinnat.
Tarjouksia luodessa hintojen ajantasaisuus on tietysti myös äärimmäisen tärkeää. Valitettavan usein yrittäjältä kuulee, että on laskenut tarjouksensa ”vähän mututuntumalla”, eikä edes työn tai urakan todellista etenemistä tai tulosta tarkastella sen enempää. Tämä olisi yrittäjälle kuitenkin kullanarvoista tietoa, joten kannattaa ehdottomasti hyödyntää ohjelmiston tarjoamia ratkaisuja töiden katteiden ja kannattavuuden seurantaan esimerkiksi erilaisten raporttien avulla.
❌ Tulostetaan kaikki paperille sekä tehdään turhaa työtä manuaalisesti
Paperista luopuminen ja sähköisen ohjelmiston toimintoihin luottaminen voi tuntua alkuun haastavalta. Vaikka työlähetteet olisivatkin jo sähköisessä muodossa, voidaan yrityksessä vanhasta tottumuksesta silti tulostella kaikenlaista paperille, ostolaskuista ja kalentereista myyntilaskuihin ja lomakkeisiin. Vaikka ohjelmisto hoitaisi automaattisesti esimerkiksi viitesuorituksien kohdistukset laskuille, voi yrittäjän olla vaikea uskoa, että ohjelma voisi hoitaa sen puolestasi, ja tarkistaa jokaisen viitesuorituksen manuaalisesti silti.
Kun kaikki tiedot siirretään sähköiseen muotoon, päästään eroon turhasta paperien pyörittelystä, kun niistä ollaan vaan valmiita luopumaan. Vastaus turhan manuaalisen työn tekemiseen ja papereiden tulosteluun taitaa olla ainoastaan se, että luota sähköiseen järjestelmään, hyödynnä sitä kaikissa tilanteissa ja nauti nykyteknologian tuomista helpotuksista!
❌ Kirjanpitoa ei hoideta sähköisesti
On tärkeää huomioida, että myös kirjanpitäjän toimintatavat ovat nykyaikaisia. Kun asioita ei enää tulostella paperille tai käydä manuaalisesti jokaista paperista tositetta läpi, säästää se sekä yrittäjän että kirjanpitäjän aikaa ja sen myötä myös säästää rahaa. Myös käteis- ja korttiostoskuitit kannattaa tallentaa kuittiskannerin avulla sähköiseen muotoon, jolloin niiden tiliöinti ja kirjanpitoon vienti on myös huomattavasti jouhevampaa. Kirjanpitoaineiston siirtäminen ohjelmistosta toiseen sähköisessä muodossa on tätä päivää, ja kannattaa varmistua siitä, että näin asiat hoidetaankin. Mikäli kirjanpitäjä ei ole valmis hoitamaan kirjanpitoa sähköisessä muodossa, kannattaa pohtia, olisiko syytä miettiä yhteistyötä uuden tilitoimiston kanssa, jossa asiat hoidetaan nykyaikaisesti.
❌ Ei osata hyödyntää alakohtaisen ohjelmiston pieniä, mutta merkittäviä ominaisuuksia
Ohjelmisto voi tarjota hurjan määrän pienempiä ominaisuuksia, jotka voivat helpottaa elämää entisestään. Kannattaa siis tutkia tarkasti, mitä kaikkia ominaisuuksia nykyaikainen ohjelmistosi pitääkään sisällään, ja mistä ominaisuuksista voisi yrityksesi hyötyä. Pienistä puroista kasvaa iso joki!
Evelia-ohjelmisto tukee yrityksen toimintatapojen nykyaikaistamista
Kun yrityksesi toimintatapoja halutaan uudistaa ja nykyaikaistaa, Evelia-ohjelmiston avulla varmistat, että yritykselläsi on fiksu työkalu sen tueksi. Evelian ansioista saat siirrettyä kaikki yrityksesi tiedot sähköiseen muotoon, sekä hyödynnettyä alakohtaisen ohjelmiston pieniä ja isoja ominaisuuksia, jotka helpottavat yrityksesi, itsesi sekä työntekijöidesi arkea. Evelian erittäin helppo käyttöliittymä madaltaa myös mm. ohjelmiston käyttöä liikkeellä ollessa, jonka ansiosta ohjelmistosta on helpompi ottaa matalalla kynnyksellä kaikki hyöty irti.
Olisiko aika päivittää yrityksesi työkalut nykyaikaan? Katso lyhyt 10 min. Esittelyvideo ja tutustu Evelian monipuolisiin ja helppokäyttöisiin ominaisuuksiin: