Kaivinkone seisoo puoli päivää, koska kuormat eivät tulleet ajallaan. Kukaan ei kirjaa sitä mihinkään. Kolme kuukautta myöhemmin urakan kate on toinen kuin tarjouksessa, eikä kukaan osaa sanoa tarkalleen mistä ero tuli.
Homman ydin lyhyesti:
Tuntityössä kustannus on helppo laskea. Yksi mies, yksi tunti, yksi hinta. Maanrakennuksessa saman päivän aikana liikkuu kaivinkone, kuorma-auto, vuokrattu tärylevy ja kaksi kuljettajaa, ja niistä jokainen maksaa eri verran.
Ongelma ei ole se, etteikö kustannuksia tiedettäisi. Ne tiedetään tarjousta tehdessä hyvinkin tarkasti. Ongelma on se, mitä tapahtuu tarjouksen ja loppulaskun välissä.
Kone seisoo aamupäivän, koska maa oli märempää kuin arvioitiin. Kuormia menee neljä enemmän kuin laskettiin. Vuokra-aika venyy viikolla, koska työ ei ollut valmis palautuspäivänä. Yksikään näistä ei tunnu sillä hetkellä isolta asialta, eikä yhtäkään kirjata erikseen.
Kun urakka on ohi ja luvut lasketaan yhteen, kate on pienempi kuin piti. Silloin on myöhäistä kysyä mistä se johtui, koska kukaan ei muista enää sitä märkää aamupäivää huhtikuussa.
Kaluston käyttötunnit ja seisonta erikseen. Koneen tunti maksaa saman verran riippumatta siitä, kaivaako se vai odottaako se. Jos molemmat kirjataan samalla tavalla, seisonta katoaa lukuihin eikä siitä opita mitään. Erillinen kirjaus kertoo seuraavassa tarjouksessa, paljonko puskuria kannattaa varata.
Kuormat ja massat sitä mukaa kun ne liikkuvat. Kuormakirjat kertyvät auton hyttiin ja tulevat toimistolle viikon välein, jos silloinkaan. Kun kuljettaja kirjaa kuorman puhelimella heti, määrä on oikea eikä arvio.
Vuokrakalusto ja aliurakat samalle kohteelle. Vuokralasku tulee kuukauden päästä ja siinä on rivejä kolmelta työmaalta. Jos kohdistus tehdään silloin, se tehdään muistin varassa. Kun kalusto kirjataan urakalle heti noudettaessa, lasku kohdistuu itsestään.
Jälkilaskenta kertoo, mikä meni pieleen. Se on hyödyllistä tietoa seuraavaa urakkaa varten, mutta se ei auta tähän urakkaan mitenkään.
Kesken urakan tiedolle voi vielä tehdä jotain. Voi soittaa tilaajalle ja sopia lisätyöstä ennen kuin se on tehty. Voi vaihtaa työjärjestystä niin, että vuokrakone palautuu ajallaan. Voi katsoa, kannattaako loppuosa tehdä omalla kalustolla vai alihankintana.
Kun urakka on valmis, mikään näistä ei ole enää vaihtoehto. Sen jälkeen jäljellä on vain laskun kirjoittaminen ja sen selvittäminen, miksi luvut näyttävät tältä.
Kuljettaja kirjaa koneen tunnit ja kuormat puhelimella työmaalla. Sama kirjaus menee sekä palkanlaskentaan että urakan kustannuksiin, joten samaa tietoa ei syötetä kahdesti. Vuokralaskut ja aliurakoitsijoiden laskut kohdistuvat urakalle riveittäin, ja urakan kate näkyy lukuna, joka päivittyy sitä mukaa kun työ etenee.
Kun kate laskee, sen näkee siinä vaiheessa kun asialle voi vielä tehdä jotain. Sama ajatus jatkuu sivulla Projektiseuranta ja urakan kate, ja jos ongelma on laajemmin siinä, että tehty työ ei päädy laskulle, aloita sivulta Laskuttamattomat tunnit.
Maanrakennus- ja infra-alan yrityksille, joilla on useampi kone ja useampi työmaa yhtä aikaa. Siinä kohtaa yhden ihmisen muisti ei enää riitä pitämään kirjaa siitä, mikä kone on missä ja kenen laskulle se kuuluu.
Jos teillä on yksi kone ja yksi kuljettaja, Excel riittää hyvin. Silloin kannattaa käyttää rahat mieluummin koneeseen kuin ohjelmistoon.
Miten kaluston käyttötunnit saa kirjattua luotettavasti?
Kirjaamalla ne työmaalla puhelimella eikä päivän tai viikon päästä. Kuljettaja valitsee koneen ja urakan, ja tunnit menevät suoraan oikealle kohteelle. Käyttötunnit ja seisonta kannattaa kirjata erikseen, koska seisonta on se luku, joka opettaa jotain seuraavaa tarjousta varten.
Miten kuormat ja massansiirrot kohdistetaan oikealle urakalle?
Kuljettaja kirjaa kuorman heti ajon jälkeen ja valitsee urakan samalla. Silloin määrä on todellinen. Jos kuormakirjat kerätään hytistä viikon välein, osa niistä on jo kadonnut ja loput perustuvat muistiin.
Miten vuokrakaluston kulut saa mukaan katteeseen?
Kirjaamalla kaluston urakalle silloin kun se noudetaan, ei silloin kun lasku tulee. Vuokralasku saapuu usein kuukauden viiveellä ja siinä on rivejä monelta työmaalta, joten jälkikäteen tehty kohdistus on aina osittain arvaus.
Milloin urakan kate kannattaa tarkistaa?
Silloin kun asialle voi vielä tehdä jotain. Käytännössä se tarkoittaa viikoittaista vilkaisua, ei kertaluontoista tarkistusta urakan lopussa. Valmiin urakan kate on tieto, ei päätös.
Miten aliurakoitsijoiden laskut saa kohdistettua projektille?
Ostolasku noudetaan järjestelmään ja sen rivit kohdistetaan urakalle. Kun kohdistus tehdään laskun saapuessa, se ehtii mukaan urakan katteeseen. Kirjanpitoon menevä aineisto syntyy samalla.
Riittääkö Excel pienelle maanrakennusyritykselle?
Usein riittää. Yhden koneen ja yhden kuljettajan yrityksessä Excel on nopeampi ja halvempi. Raja tulee vastaan siinä kohtaa, kun työmaita on useampi yhtä aikaa ja joku muu kuin yrittäjä itse kirjaa tunteja.
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu luoda tai tarkistaa tekoälyn avulla.