Evelian ansiosta työpäivät voidaan päättää jo työmaalle
Pohjois-Savon ja sen lähikuntien alueella toimiva Sähkötalli Ky on Sakari Tikkasen vuonna 2013 perustama sähköalan yritys.
‘’Olen toiminut yrittäjänä jo 90-luvulta saakka. Ensimmäinen sähköalan firma tuli myytyä, mutta muutaman vuoden tauon jälkeen alkoi soitteluita tuleman ja kysyntää palveluilleni löytyi, jolloin päätinkin lähteä taas yrittämään ja näin Sähkötalli saikin alkunsa.’’
Sähkötallin asiakaskunta koostuu, yrittäjän mukaan, melko laajasta repertuaarista niin niin yksityis- kuin yritysasiakkaita, joihin lukeutuu mm. kuntia, teollisuutta, kauppoja, pankkeja ja asunto-osakeyhtiöitä.
‘’Palveluihimme kuuluu niin sähköurakointi, pienkohteiden sähkösuunnittelu, sekä ilmalämpöpumppujen asennus ja myynti.’’
Ajatus uudesta ohjelmistosta kypsyi muutaman vuoden ajan ennen itse vaihtoa
Yrityksen käytössä oli aiemmin talotekniikka-alalle suunnattu ohjelmisto, joka oli ollut yrittäjän käytössä aina ensimmäisestä yrityksestä saakka. Samalta ohjelmistotalolta oltiin testattu vuosien varrella monen monta eri versiota, mutta mikään näistä ei ollut teknologian kehittyessä kuitenkaan päässyt sille tasolle, jota yrityksessä kaivattiin toiminnan tehokkuuden saavuttamiseksi.
'’Aiemman ohjelmistotalon ohjelmistoista testailtiin monenlaisia versioita vuosien varrella. Oli tietokoneelle ladattavaa, serveripohjaista ja viimeisimpänä selainpohjainen versio. Ohjelmiston joustavuus ja käytettävyys kenttätyössä ei kuitenkaan koskaan ollut ihan toivotulla tasolla.’’
Yrittäjä oli pohtinut ohjelmiston vaihtoa jo muutaman vuoden ajan, mutta pelko siitä, että ohjelmiston vaihto veisi paljon aikaa jarrutti päätöksen tekoa.
'’Minulla oli Evelian testijakso käytössä jo parisen vuotta ennen kuin siirryin Evelian asiakkaaksi, mutta en ollut silloin vielä silloin valmis vaihdon tuomaan muutokseen. Eveliaan päädyin kuitenkin vaihtamaan noin parisen vuotta sitten ja näin jälkikäteen voin todeta, että se ohjelmiston vaihdon tuoma muutosprosessi olikin loppujen lopuksi äärettömän helppo. Tuen on saanut Evelialta aina heti, kun sitä on tarvinnut, eikä näin ollen ole ikinä tullut minkäänlaista katkosta minun toimintaani, vaikka ohjelmisto vaihtuikin uuteen.’’
‘’Näin jälkikäteen voin todeta, että se ohjelmiston vaihdon tuoma muutosprosessi olikin loppujen lopuksi äärettömän helppo.’’ – Sakari Tikkanen
Pöytäkirjojen myötä kaikki tarvittava löytyy nyt yhdestä ohjelmistosta
Yksi painava syy ohjelmiston vaihdolle oli halu ja tarve saada kaikki toiminnot yhteen ohjelmistoon. Aiemman ohjelmiston yksi puutteista oli se, ettei siitä löytynyt lomakkeita taikka pöytäkirjoja, jotka jouduttiin hankkimaan toiselta palveluntarjoajalta.
'’Aikaisemmissa ohjelmistoissa ei ollut tiettyjä ominaisuuksia, joita tarvitsin, kuten esimerkiksi dokumentointia, eikä sähköisiä pöytäkirjoja. Nämä oli se ykkösasia, mitä olen hakenut jo vuosia muilta toimijoilta. Eveliassa taas oli nämä kaikki valmiina. Aiemmin käytössämme oli taloushallinnon ohjelmiston ohella toisen ohjelmistotalon lomakkeisto. Nyt, kun tarvittavat lomakkeet ja pöytäkirjat löytyvät suoraan Eveliasta, on niiden ylläpitämisen kustannukset pudonneet niin sanotusti nollaan, sillä ne kuuluvat ohjelmiston perushintaan, kun taas aiemmin ne tulivat taloushallinto-ohjelmiston maksun päälle.’’
Sen lisäksi, että lomakkeiston ylläpitämisen kustannukset laskivat, on niiden hallinnointi helpottunut ja siirtynyt toimistolta työmaalle.
'’Lomakkeet ja pöytäkirjat olivat aiemmallakin ohjelmistolla sähköisessä muodossa. Erona oli kuitenkin se, että niissä ei ollut mobiilimahdollisuutta, jonka vuoksi lomakkeet pystyi täyttämään vasta toimistolla tietokoneella. Tähän kului tietysti aikaa, kun piti ensin päästä toimistoon, istahtaa penkille ja lopuksi vielä tulostella laput. Nyt Evelialla lomakkeiden ja pöytäkirjojen hallinnointi on kääntynyt päälaelleen, sillä kaikki onnistuu suoraan työmaalla. Evelian ansiosta kaikki laskutettava työ pystytään nykyään tekemään heti asiakkaan luona. Näin se on asiakkaallekin selkeämpää, mistä ne työtunnit koostuvat. Toki se helpottaa myös omaa tekemistä, kun kaikki töihin liittyvä saadaan hoidettua valmiiksi jo paikan päällä.’’
‘’Evelian ansiosta kaikki laskutettava työ pystytään nykyään tekemään heti asiakkaan luona.’’ – Sakari Tikkanen
Uudistuneen laskutusprosessin myötä laskut lähtevät asiakkaille nykyään päivittäin
Sähkötallissa otettiin Evelia käyttöön noin parisen vuotta sitten, jonka myötä yrityksen laskutusprosessi uudistui kertaheitolla.
'’Onhan laskutusprosessi ja siihen liittyvät toiminnot uudistuneet käytännössä täysin Evelian myötä. Kun työtilaus tulee asiakkaalta, kirjataan asiakastiedot, kohde, työselitteet ja muut tiedot työlle. Tämän jälkeen itse kohteella kirjataan pikatuotteiden kautta tavarat ja tunnit tabletilla taikka puhelimella. Mikäli kohteelle ollaan asennettu vaikkapa ilmalämpöpumppu, saadaan käyttöönottopöytäkirja täytettyä myös asiakkaan luona ja näin työ ja lasku onkin jo valmis lähetettäväksi, mikä sekin onnistuu heti siinä asiakkaan luona’'
Enää yrittäjän ei tarvitse työpäivien jälkeen mennä toimistolle laskuttamaan, kun kaikki työvaiheet voidaan suorittaa työmaalla. Tällä on ollut positiivinen vaikutus laskutukseen, sekä luonnollisesti myös kassankiertoon.
’'Aiemmin pyrin non-stop-laskutukseen, mutta se ei ihan ollut mahdollista. Mikäli työpäivä oli 16-17 aikaan valmis, niin sitten se laskutus siirtyi seuraavaan päivään. Pyrin toki kyllä silloinkin pitämään laskutuslahdin tiuhana, mutta silloin se vaati aina sitä istumista toimistolla koneen äärellä.
Käytännössä laskutusrutiinit ovat muuttuneet siten, että nykyään laskutus tapahtuu päivittäin. Teemme pääosin keikkatyötä, jonka vuoksi työt valmistuvat usein heti. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja, saadaan lasku lähtemään heti sähköisesti jo paikan päällä. Nyt ei tarvitse enää työmaan jälkeen mennä toimistolle istumaan, kun kaikki hoituu tabletilla ja puhelimella. Evelialla kulkee aina työtkin taskussa mukana.’’
‘’Nyt ei tarvitse enää työmaan jälkeen mennä toimistolle istumaan, kun kaikki hoituu tabletilla ja puhelimella.’’ – Sakari Tikkanen
Reaaliaikainen laskutus on selkeämpää myös asiakkaalle.
'’Tabletilla käydään myös asiakkaan kanssa heti läpi, mistä lasku muodostuu. Ei tarvitse sitten säätää toimistolla laskua. Onhan se asiakkaallekin mukava, että näkee heti mistä siihen työkohteeseen kohdistuvat rivit ovat muodostuneet. ‘'
Kohderekisteri helpottamassa isompien asiakkuuksien hallintaa
Sähkötallin monet asiakkuudet koostuvat taloyhtiöistä ja kunnista, joille olennaista on, että työkohteita on usein enemmän kuin yksi. Yrittäjä on saanut paljon kiitosta asiakkaidenkin päästä laskutuksen selkeydestä, kun nykyään ne pystytään kohdistamaan oikeille kohteille, eikä epäselvyyksiä tule.
’Aiemmin käytössä ei ollut läheskään samanlaista kohteiden hallintaa kuin nyt Evelialla. Mikäli asiakas on esimerkiksi kunta tai taloyhtiö, voi heillä olla useampi eri kohde. Evelian kohderekisterin ansiosta näitä on nykyään helpompi käsitellä, kun ohjelmistoon on luotu laskutusasiakkaaksi kunta ja työ taas kohdistettu tietylle kohteelle, mikä näkyy myös laskussa asiakkaalle päin. Tämä on selkeyttänyt toimintaa paljon ja asiakkailta päin on tullut kiitosta, että nykyinen tapa on aiempaa selkeämpi.’’
Evelialla kokonaisuuden hallinta on helpompaa
Kun yhdestä ohjelmistosta löytyy kaikki tarvittava, on kokonaisuuden hallinta huomattavasti vaivattomampaa.
'’Parhaita puolia Eveliassa on sen helppokäyttöisyys ja se, että yhdestä ohjelmistosta löytyy niin laaja skaala tärkeitä ja olennaisia ominaisuuksia. Se, että työkohde on alusta loppuun hallinnassa käytännössä yhdellä ohjelmistolla, Evelialla, on erittäin suuri helpotus. Se on myös yksi tärkeä ominaisuus Eveliassa, että ohjelmasta löytyy asiakkaiden takaa kaikki informaatio, mitä siihen asiakkaaseen, työhön ja kohteeseen liittyy. Kun kaikki tiedot – dokumentit, kuvat, sopimukset, laskut jne. saadaan tallennettua yhteen ja samaan paikkaan, ei minun enää tarvitse rakennella erillisiä tiedostopuita, joista tiedon etsiminen jälkikäteen on huomattavasti työläämpää. Kyllä tämä antaa mielenrauhaa ja säästää aikaa.’’
‘’Se, että työkohde on alusta loppuun hallinnassa käytännössä yhdellä ohjelmistolla, Evelialla, on erittäin suuri helpotus.’’ – Sakari Tikkanen
Evelia on ketteröittänyt yrityksen arkea monin eri tavoin ja tuonut helppoutta juuri niihin asioihin, mihin hän oli toivonutkin uuden ohjelmiston tuovan.
'’Se tässä koko ohjelmiston vaihdossa olikin tarkoituksena, että kaikesta saisi mahdollisimman sujuvaa ja helppoa ja Evelia on sen nyt mahdollistanut. Kaikki on nykyään niin minulle kuin asiakkaillekin niin paljon selkeämpää, missä ja mitä ja kuinka paljon on tehty. Kyllä minä Eveliaa mielelläni suosittelen kollegoille ja olenkin useasti suositellut.’’
‘’Kaikki on nykyään niin minulle kuin asiakkaillekin niin paljon selkeämpää, missä ja mitä ja kuinka paljon on tehty.’’ – Sakari Tikkanen