Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä: tieto työmaalta toimistoon

Työmaalla tiedetään tarkalleen mitä on tehty. Toimistolla tiedetään se kahden viikon viiveellä, ja silloinkin vain se osa, jonka joku muisti kertoa. Se väli on kallis.

Mihin tieto katoaa työmaan ja toimiston välillä

Asentaja tietää perjantaina, että kohteessa meni kolme tuntia enemmän kuin piti ja että sinne vietiin kaksi rullaa kaapelia varastosta. Toimistolla tämä sama tieto on käytettävissä silloin, kun tuntilappu tulee. Siihen menee viikko, joskus kaksi.

Kahdessa viikossa tapahtuu kaksi asiaa. Osa tiedosta unohtuu kokonaan, ja loput pyöristyvät. Kolmesta tunnista tulee "pari tuntia". Varastosta viedyt kaapelit eivät päädy millekään laskulle, koska ne olivat jo talossa eikä niistä tullut erillistä ostolaskua.

Sama tieto tarvitaan vielä kolmanteen paikkaan. Rakentamisilmoituksiin, jos kohde on ilmoitusvelvollisuuden piirissä. Palkanlaskentaan. Ja urakan katteeseen, jos joku sitä seuraa.

Käytännössä sama asia kirjataan siis kolme kertaa eri muodossa, ja jokainen kirjaus perustuu edelliseen. Virhe ensimmäisessä kulkee kaikkiin.

Kolme kirjausta, jotka ratkaisevat

Tunnit kirjataan kohteelle, ei viikolle. Viikkotasolla kirjattu tunti kertoo palkanlaskennalle riittävästi mutta ei kerro urakasta mitään. Kohteelle kirjattu tunti kertoo molemmille.

Tarvikkeet kirjataan silloin kun ne otetaan. Varastosta otettu tavara on yleisin yksittäinen laskuttamatta jäävä erä, koska siitä ei tule mitään paperia mihinkään. Puhelimella tehty kirjaus ottaa sen kiinni.

Työmaadokumentaatio syntyy työn ohessa. Kuva peitetystä rakenteesta on arvoton, jos se otetaan viikko myöhemmin. Sen ottamiseen menee viisi sekuntia siinä hetkessä, ja se on ainoa hetki jolloin se on mahdollista.

Miksi yksi kirjaus riittää kolmeen tarpeeseen

Palkanlaskenta, laskutus ja viranomaisilmoitus näyttävät kolmelta eri asialta, mutta ne käyttävät samaa lähtötietoa. Kuka teki, missä, milloin ja kuinka kauan.

Kun tuo tieto kirjataan kerran oikeassa muodossa, siitä saa kaikki kolme ilman uudelleensyöttöä. Kun se kirjataan väärässä muodossa tai liian myöhään, jokainen kolmesta rakennetaan erikseen ja jokainen niistä on vähän eri.

Suurin osa toimiston työstä rakennusalalla on juuri tuon eron selvittämistä.

Miten Evelia tekee tämän

Asentaja näkee työmääräimen puhelimesta ja kirjaa siihen tunnit, tarvikkeet ja kuvat samalla käynnillä. Toimistolla sama tieto on näkyvissä heti, ja siitä syntyy sekä lasku että palkanlaskennan aineisto. Ostolaskujen rivit kohdistuvat kohteelle, joten myös tukusta tullut tavara on mukana urakan luvuissa.

Työmaan dokumentointiin on oma osionsa, josta kerromme sivulla Sähköinen työmaapäiväkirja. Urakan katteen seurannasta lisää sivulla Projektiseuranta ja urakan kate, ja lisä- ja muutostöiden sopimisesta sivulla Lisä- ja muutostyöt.

Kenelle tämä on tarkoitettu

Rakennusliikkeille ja urakoitsijoille, joilla on useampi työmaa käynnissä ja työntekijöitä, jotka eivät istu samassa autossa työnjohdon kanssa. Siinä kohtaa tiedonkulusta tulee oma erillinen ongelmansa.

Jos teette yhtä työmaata kerrallaan ja kaikki ovat samassa autossa aamulla, tieto kulkee jo nyt. Silloin ohjelmisto ratkaisisi ongelman, jota teillä ei ole.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)