Ostolaskujen käsittely: tarvikkeet päätyvät laskulle asti
Tukkulasku saapuu kolme viikkoa hankinnan jälkeen. Siinä on neljätoista riviä, ja niistä kolme kuuluu asiakkaan laskulle. Kukaan ei enää muista mitkä kolme.
Homman ydin lyhyesti:
- Kohdistamaton tarvikerivi jää yrityksen kuluksi ilman että kukaan päättää niin.
- Mitä pidempi viive hankinnasta laskuun, sitä huonompi kohdistus.
- Hyväksyntäkierto pysähtyy ihmiseen. Eräpäivä ei pysähdy.
- Kun rivi kohdistuu työlle heti, edelleenlaskutus ei ole muistin varassa.
Missä tarvikkeen kate katoaa
Asentaja käy tukussa aamulla ja ottaa tavaraa kahdelle eri kohteelle. Se on täysin normaali päivä eikä siinä ole mitään vikaa.
Lasku tulee kolmen viikon päästä. Siinä on rivit molemmilta kohteilta sekaisin, ja lisäksi muutama nimike, jotka menivät varastoon. Nyt joku toimistolla yrittää päätellä, mikä rivi kuuluu kenelle.
Kun asia on epäselvä, se ratkeaa yleensä samalla tavalla. Rivi jätetään laskuttamatta, koska väärin laskutettu tarvike on isompi ongelma kuin laskuttamatta jäänyt. Se on ihan järkevä päätös yksittäisessä tilanteessa. Vuositasolla se on iso raha.
Toinen ongelma on hyväksyntä. Lasku odottaa hyväksyjää, joka on työmaalla tai lomalla. Eräpäivä ei odota ketään, joten osa laskuista on myöhässä ennen kuin kukaan on edes katsonut niitä.
Kolme kohtaa, joissa ostolasku jää jumiin
Nouto. Jos laskut haetaan käsin kerran viikossa, viikko on jo mennyt ennen kuin kukaan tietää niiden olemassaolosta. Automaattinen nouto poistaa tämän viikon kokonaan.
Kohdistus. Tämä on se kohta, jossa raha oikeasti menetetään. Kun asentaja merkitsee tukkukäynnin kohteelle jo ostohetkellä, laskun rivit osaavat mennä oikeaan paikkaan itsestään.
Hyväksyntä. Yhden ihmisen varassa oleva hyväksyntäkierto pysähtyy aina joskus. Kun laskun voi hyväksyä puhelimella työmaalta ja varahyväksyjä on määritelty, jono ei kasva loman aikana.
Miksi viive maksaa enemmän kuin luulisi
Ostolaskujen käsittely näyttää toimistotyöltä, jota voi lykätä kiireisenä päivänä. Sitä se onkin, mutta lykkääminen maksaa kahdesta suunnasta yhtä aikaa.
Ensimmäinen on korko ja huomautuskulut myöhässä maksetuista laskuista. Se on pieni mutta täysin turha kulu, ja se toistuu joka kuukausi.
Toinen on isompi. Jokainen päivä hankinnan ja laskun välillä heikentää kohdistuksen tarkkuutta. Kolmen viikon päästä muistetaan isot erät ja unohdetaan pienet. Pienet erät ovat juuri ne, joista kate koostuu.
Miten Evelia tekee tämän
Verkkolaskut noudetaan Eveliaan automaattisesti, ja rivit kohdistuvat työlle. Hyväksyntä ja maksulupa hoituvat selaimessa tai puhelimella, ja kohdistetut tarvikkeet siirtyvät asiakkaan laskulle ilman erillistä syöttöä. Kirjanpitoon menevä aineisto syntyy samalla, joten kuitteja ei tarvitse kerätä erikseen.
Jos ongelma on laajemmin siinä, että tehty työ ei päädy laskulle, aloita sivulta Laskuttamattomat tunnit. Urakoiden osalta sama asia näkyy katteessa, ja siitä kerromme sivulla Projektiseuranta ja urakan kate.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Yrityksille, joilla tulee kymmeniä ostolaskuja kuukaudessa ja joissa tarvikkeita laskutetaan edelleen asiakkaalta. Siinä yhdistelmässä käsin tehty kohdistus vie eniten aikaa ja tuottaa eniten virheitä.
Jos ostolaskuja tulee muutama kuussa eikä tarvikkeita laskuteta edelleen, automaatiosta ei ole teille juuri hyötyä. Silloin tämä on ratkaisu ongelmaan, jota teillä ei ole.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Miten ostolaskut saadaan automaattisesti järjestelmään?
Verkkolaskut noudetaan operaattorilta suoraan järjestelmään, joten niitä ei tarvitse hakea käsin. Kun nouto on automaattinen, lasku on käsiteltävissä samana päivänä kun se saapuu.
Miten tarvikerivit kohdistetaan oikealle työlle?
Paras tapa on merkitä tukkukäynti kohteelle jo ostohetkellä, jolloin laskun rivit tietävät minne ne kuuluvat. Kohdistuksen voi tehdä myös laskun saavuttua, mutta silloin se perustuu muistiin.
Miten tarvikkeiden edelleenlaskutus toimii?
Kohdistettu tarvikerivi siirtyy työn laskulle omalla katteellaan. Asiakas näkee mistä maksaa, ja yritykselle jää se kate, joka tarvikkeesta oli tarkoituskin jäädä.
Mitä tapahtuu, kun hyväksyjä on lomalla?
Ilman varahyväksyjää jono kasvaa ja osa laskuista erääntyy ennen käsittelyä. Siksi varahyväksyjä kannattaa määritellä etukäteen, ja hyväksynnän pitää onnistua myös puhelimella.
Miten ostolaskut siirtyvät kirjanpitoon?
Tiliöity ostolasku menee kirjanpidon aineistoon samalla kun se käsitellään. Evelia tuottaa aineiston yhdeksään yleisimpään kirjanpito-ohjelmistoon.
Voiko ostolaskuja käsitellä puhelimella?
Kyllä. Hyväksyntä, maksulupa ja pitoon asettaminen onnistuvat Evelia Work -sovelluksella, joten laskuja voi käsitellä työmaalta käsin.
Haluatko jutella ensin ihmisen kanssa?
Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin olemme sinuun yhteydessä. Käydään yhdessä läpi, sopiiko Evelia käyttöönne, ja jos sopii, niin millainen kokonaisuus teille istuu.
Voit myös soittaa tai laittaa viestiä suoraan: 010 3377 333 tai myynti@evelia.fi
Vastaamme yleensä saman arkipäivän aikana.
Yli 700 LVI-, sähkö- ja rakennusalan yritystä hoitaa arkensa Evelialla.
Asiakastarinoissa yrittäjät kertovat omin sanoin, mikä muuttui: paljonko paperityö väheni, miten laskutus nopeutui ja mitä siirtymä vanhasta järjestelmästä vaati.
Tämän sivun teksti on voitu tuottaa tai tarkistaa tekoälyn avulla.