fbpx

Näin vältät kuukausittaisen kuittihärdellin

Keräätkö käteis- ja korttiostojen kuitit talteen, käyt ne läpi kerran kuussa, jolloin kuittien hallinta tuntuu enemmänkin loppumattomalta työmaalta kuin muutaman minuutin hommalta? Silloin tällöin osa kuiteista on saattanut myös päästä katoamaan ja siinä sitten pähkäillään, minkä takin tai housun taskusta kyseinen kuitti saattaisi löytyä. Mikäli samaistuit johonkin yllä mainittuun, suosittelemme lämpimästi tämän blogikirjoituksen lukemista.

Kuittien hallinta voi viedä yrittäjältä tuntikausia, mikäli tähän ei ole käytössä järkevää toimintamallia ja työkaluja. Monissa yrityksissä kuitit säilytetään edelleen siinä perinteisessä muodossa, jossa kuittien katoamismahdollisuus on suuri, sekä niiden kirjanpitoon saaminen työlästä. Onneksi meillä on tähän, kiitos nykyteknologian, myös fiksumpia ja tehokkaampia vaihtoehtoja. Tässä kirjoituksessa kerromme, miten kuitteja ensinnäkin tulisi lain mukaan säilyttää ja miten kuittien hallinnasta saadaan helppoa, nopeaa ja varmaa.

Miten kuitit tulee säilyttää?

🔸 Lain mukaan kuitteja tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä

🔸 Alkuperäistä kuittia sinun ei tarvitse säilyttää, kunhan siitä on otettu esimerkiksi valokuva

🔸 Kirjanpitäjäsi ei, ainakaan toivottavasti, arkistoi kuittejasi mappiin vaikka ne hänelle siinä muodossa toimittaisit. Tämä johtuu siitä, että kirjanpitäjän tulee lain mukaan tallentaa kuitit digitaaliseen muotoon.

🔸 Kuitin digitaaliseen tallentamiseen tulee lisätä nämä tiedot: kuitin päivämäärä, ostopaikka, hinta, maksutapa, verokanta, tiliöinti, sekä lisätiedot eli mitä varten ostos on tehty esim. pakun tankkaus.

Mikä ihmeen kuittiskanneri?

Kuittiskannereita löytyy moneen lähtöön. Kaikkien perimmäisenä tarkoituksena on kuitenkin helpottaa kuittien hallintaa, vähentämällä siihen kuluvaa aikaa, sekä estää niiden katoamista. Kuittiskannerit mahdollistavat kuitin arkistoimisen sähköiseen muotoon, useimmiten heti oston yhteydessä. Mikäli kuittiskannerissa on mobiilikäyttöliittymä, saadaan kuitista otettua kuva ja kirjattua tarvittavat tiedot ylös heti oston yhteydessä. Näin loppukuulle jää ainoastaan kuittiraporttien lähettäminen kirjanpitäjälle, johon toimivalla ohjelmistolla kuluu minuutti tai kaksi.

Miksi se kannattaa?

Lain mukaan kuitteja tulee säilyttää 6 vuotta. Jokainen yrittäjä tietää, että kuitteja kertyy melkoinen määrä tämän aikana. Kun kuitit arkistoidaan sähköiseen muotoon, ei niitä tarvitse enää säilyttää toimiston hyllyillä pölyttymässä ja tilaa viemässä. Paperisissa kuiteissa on myös se ongelma, että niiden muste haihtuu. Tämän takia pelkästään paperinen kuitti ei edes riitä. Tämä tarkoittaakin sitä, että kirjanpitäjäsi joutuu joka tapauksessa arkistoimaan kuittisi pysyvään digitaaliseen muotoon. Mikäli tallennat kuitin digitaaliseen muotoon itse, säästät kirjanpitäjällä tähän kuluneen ajan, joka luonnollisesti näkyy kirjanpitokustannuksissa. Näin myös pääset eroon fyysisten kuittien kärräämisestä, kun kuittiraportit voidaan lähettää sähköisesti kirjanpitäjälle. Mikäli yrityksesi työntekijöillä on käytössä yrityksen kortti tai he tekevät käteisostoja, voidaan kuittien sähköinen tallentaminen laittaa myös heidän vastuulleen. Näin kuittien digitaalinen tallentaminen on pois sinun työtaakastasi.

Kertauksena kuittiskannerin tuomat hyödyt:

🔸 Pääset eroon kuiteista heti oston yhteydessä, eikä sinun tarvitse enää säilyttää niitä taskuissa, lompakossa, hansikaslokerossa tai missä ikinä niitä oletkaan säilyttänyt.

🔸 Sinun ei tarvitse pelätä kuittien katoamista.

🔸 Saat lähetettyä kuitit helposti ja nopeasti sähköisessä muodossa kirjanpitäjälle

🔸 Voit antaa työntekijöidesi itse hoitaa omien kuittiensa tallentamisen.

Miten Evelian kuittiskanneri toimii?

Eveliasta löytyy kuittiskanneri, johon saadaan helposti ja nopeasti tallennettua kaikki käteis- ja korttiostojen kuitit digitaaliseen muotoon. Mobiilikäytön ansiosta, vie kuitista kuvan ottaminen ja ohjelmistoon lisääminen vain muutaman sekuntin. Tämän jälkeen sinun ei enää tarvitse säilyttää kuitteja taskussasi ja pelätä niiden katoamista. Kun kuitit hoidetaan saman tien oston yhteydessä ohjelmiston arkistoon, ei niihin enää myöhemmin tarvitse palata.

Evelian kuittiskanneri tekee myös kuittien toimittamisesta kirjanpitäjälle paljon helpompaa ja nopeampaa. Eveliasta saadaan ladattua kuittiraporttit muutamassa sekuntissa, jotka sisältävät kaikki ostokuittien tarvittavat tiedot. Näin kuitit saadaan toimitettua kirjanpitäjälle täysin sähköisessä muodossa, eikä tähän kulu tuntia, vaan muutama sekunti. Mikäli kirjanpitäjällesi on luotu Eveliaan omat tunnukset, voi hän myös itse hakea nämä raportit Eveliasta. Näin sinä pääset eroon siitä kuukausittaisesta kuittihärdellistä ja voit hyödyntää tämän ajan johonkin tuottavampaan.

Mikäli yrityksesi työntekijät tekevät kätei- ja korttiostoja, voivat he itse kirjata nämä kuitit suoraan Eveliaan, jolloin se on sinun työstäsi pois. Evelian kuittiraporteista voit myös helposti seurata, mitä kukakin työntekijäsi on ostanut.

Evelian kuittiskanneri:

🔸 Selainpohjainen ja mobiilikäyttöinen, joka mahdollistaa kuittien tallentamisen heti oston yhteydessä

🔸 Helppo ja nopea käyttää

🔸 Fiksu tapa säilyttää yrityksen kuitteja

🔸 Evelian kuittiskanneri myös kuuluu ohjelmiston perushintaan, joten mikäli käytössäsi on jokin muu kuittiskanneri laskutusohjelmistosi lisäksi, saat nyt molemmat edullisesti samassa paketissa.

Jaa kirjoitus

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Tilaa uutiskirjeemme!

Tilaamalla uutiskirjeen pysyt ajantasalla Evelian uusimmista toiminnoista sekä ajankohtaisista uutisista.

KIINNOSTUITKO?